Компьютерные сети. Табличные процессоры (стр. 2 из 3)

и автосохранение табличного документа, рабочей области.

Один из самых популярных табличных процессор – Microsoft Excel. Excel имеет мощные средства для обработки данных.

Но иногда эти данные находятся не в рабочих книгах Excel, а в каких-либо внешних файлах. Программа предоставляет большие возможности по импортированию данных из различных источников.

Существует много способов внесения данных в рабочий лист Excel. Чаще всего данные вводятся вручную с клавиатуры прямо в ячейки рабочего листа. Но, если данные уже представлены в электронном виде в формате какой-либо программы (не только в формате Excel), можно сохранить свое время, не затрачивая его на повторный ввод данных, путем импортирования их в рабочую книгу Excel.

Существует два основных способа импортирования данных в рабочий лист Excel.

-Копирование данных из другого приложения с использованием буфера обмена Windows.

-Импортирование данных из чужого (созданного не в Excel) файла.

Копирование данных – это наиболее "прямолинейный* способ обмена информацией между программами разных типов.

Импортирование данных из файлов, созданных в других программах, часто является наилучшим способом переноса больших объемов информации в Excel. Хотя идея импортирования данных как передачи их из одного файла в другой кажется простой, при импортировании необходимо учитывать такой фактор, как формат файла – уникальный способ организации и хранения данных, используемый той или иной программой. Различные форматы файлов определяют разные способы сохранения данных разных типов. Например, в рабочих книгах Excel одни данные являются формулами, другие – обычными числовыми значениями, третьи – датами и т.д., причем все они представляются по-разному во внутренних форматах Excel. Другие программы также используют свои специальные представления данных разного типа.

Excel может импортировать данные из файлов, созданных в программах очень многих типов, поскольку имеет встроенный транслятор, который "понимает" информацию, хранящеюся в файлах разных форматов. Поэтому, например, можно открыть файл, созданный, помощью какой-либо программы электронных таблиц, такой, как Lotus 1-2-3 или QuattroPro.

Чтобы открыть файл, представленный в одном из указанных форматов, используется команда Excel Файл– Открыть. Затем выбирается из раскрывающегося списка Тип файла нужный тип. Это касается только файлов, представленных в одном из указанных в списке форматов. При попытке открыть текстовый файл автоматически появляется диалоговое окно средства Мастер текстов, с помощью которого можно правильно интерпретировать содержимое файла.

Однако важно понимать, что прочитать файл и правильно преобразовать данные – это не одно в то же. В некоторых случаях при считывании чужого файла в Excel может возникнуть ряд проблем.

-Некоторыеформулы преобразуются неверно.

-Неподдерживаемые функции не преобразуются.

-Форматирование осуществляется неверно.

-Ширина столбцов устанавливается неверно.

Еще один метод импортирования данных – это использование буфера обмена. Процесс начинается с выделения данных в другом приложении и копирования их в буфер обмена. Затем активизируется Excel, и информация вставляется в рабочий лист.

Буфер обмена Microsoft Office позволяет накапливать текстовые и графические элементы из любого числа документов Microsoft Office или других приложений, а затем вставлять их в любые документы Microsoft Office. Например, можно скопировать текст из документа Microsoft Word, данные из Microsoft Excel, маркированный список из Microsoft PowerPoint, текст из Microsoft FrontPage или Microsoft Internet Explorer и таблицу из Microsoft Access, а затем вернуться в Microsoft Word и разместить любые или все накопленные элементы в документе Microsoft Word.

Буфер обмена Microsoft Office использует стандартные команды Копировать и Вставить. При копировании элемент добавляется в буфера обмена Microsoft Office, после чего его можно в любое время вставить из буфера обмена Microsoft Office в любой документ Microsoft Office. Накопленные элементы остаются в буфере обмена Microsoft Office до закрытия всех приложений Microsoft Office.

Буфер обмена Microsoft Office связан с системным буфером обмена следующим образом:

-при копировании нескольких элементов в буфер обмена Microsoft Office последний копированный элемент всегда копируется в системный буфер обмена;

-при очистке буфера обмена Microsoft Office системный буфер обмена также очищается;

-при использовании команды Вставить, кнопки Вставить или сочетания клавиш CTRL+V выполняется вставка содержимого системного буфера обмена, а не буфера обмена Microsoft Office.

Ассоциативный запуск программы. Многие типы файлов в Windows открываются в закрепленных за ними приложениях. Например, при открытии текстового файла (TXT) запускается блокнот. К таким программам относится и Microsoft Excel. При выполнении двойного щелчка по значку файла, открывается файл и приложение в котором данный файл был создан.

Резервное копирование. В диалоговом окне Сохранение документа предусмотрена специальная кнопка Сервис. После щелчка на ней на экране появляется меню со списком команд, среди которых присутствует команда Общие параметры. Выбор этой команды открывает диалоговое окно Параметры сохранения, которое содержит опцию Всегда создавать резервную копию:

Если эта опция активизирована, то перед сохранением рабочей книги ее существующая версия переименовывается в файл с расширением ВАК. Это позволяет в случае необходимости вернуться к ранее сохраненной версии рабочей книги. Некоторым пользователям нравится эта возможность, поскольку она дает еще один уровень защиты. Но следует помнить, что при выборе данной опции файлы рабочих книг будут занимать примерно в два раза больше дискового пространства.

О восстановлении документов

Если приложение Microsoft Office обнаруживает неполадку и перестает отвечать на запросы, его можно закрыть, сохраняя некоторый контроль над данными. Файлы, над которыми велась работа, проверяются на наличие ошибок, а содержащиеся в них данные восстанавливаются, если это возможно. Однако в некоторых случаях восстановить данные совсем не удается.

В области задач Восстановление документов отображается список всех файлов, которые были восстановлены, когда приложение перестало отвечать на запросы.

После имени файла отображается индикатор состояния, показывающий, что было сделано с файлом при его восстановлении.

Индикатор состояния	Описание
[Исходный]	Исходный файл в том виде, в каком он был в последний раз сохранен вручную
[Восстановленный]	Файл, восстановленный в процессе восстановления или сохраненный в процессе автосохранения

Область задач Восстановление документов позволяет открывать файлы, просматривать результаты восстановления, а также сравнивать восстановленные версии. После этого можно сохранить лучшую версию и удалить остальные версии, либо сохранить все открытые файлы для последующего просмотра.

Дополнительная защита файлов

Для большей защиты данных можно использовать средство автовосстановления, периодически сохраняющее временную копию файла, над которым ведется работа. Для восстановления данных после сбоя питания или подобной аварии следует заранее включить средство автовосстановления. По умолчанию средство автовосстановления сохраняет файл каждые 10 минут, однако этот интервал можно изменить. Например, интервал в 5 минут обеспечивает восстановление большего количества данных, чем 10-минутный интервал.

Если при включенном автовосстановлении приложение Microsoft Office перестало отвечать на запросы, и имеются открытые файлы, можно воспользоваться диалоговым окном Восстановление приложений Microsoft Office, а восстановленные файлы будут отображены в области задач Восстановление документов. Данные в этих файлах находятся в том состоянии, какое они имели на момент последнего сохранения файла средством автовосстановления. Автовосстановление не следует использовать в качестве замены сохранению файлов вручную или их резервному копированию.

Файл рабочей области. Файл рабочей области – это файл, сохраняющий сведения об отображении открытых книг, чтобы позже можно было возобновить работу с теми же размерами и положениями окон, областями печати, масштабом и другими параметрами отображения. Файл рабочей области не содержит включенные в нее книги

При открытии файла рабочей области открываются все книги, сохраненные в рабочей области.

1. Необходимо открыть книги, которые требуется сохранить в рабочей области.

2. Изменить размеры окон книг и расположить их так, как они должны отображаться при открытии рабочей области.

3. Выбрать команду Сохранить рабочую область в меню Файл.

4. В поле Имя файла ввести имя файла.

Чтобы открывать эти книги при каждом запуске Microsoft Excel, необходимо сохранить файл рабочей области в папке XLStart, расположенной в папке Microsoft Excel. В папке XLStart следует сохранять только файл рабочей области, а не сами файлы книг.

Литература.

1. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. М.: Издательский центр «Академия», 2005.

2. Информатика. Общий курс. Симонович С.В. и др. СПб.: Питер, 2003.

3. Уокенбах Джон, Андердал Брайан. Excel 2002. Библия пользователя.: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2004.

4. Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н.В.Макаровой, - М.: Финансы и статистика, 2000.

ЗАДАНИЕ 3

Структура Internet. Линии и каналы связи.

Маршрутизаторы, шлюзы и мосты.

Internet– глобальная компьютерная сеть, охватывающая весь мир. Internet образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих различным учреждениям во всем мире, одна с другой.