Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке «Открыть». Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.
Построитель выражений может быть вызван в тех случаях, когда пользователь должен ввести выражение, например, в окне свойств, в поле «Условие отбора» в бланке запроса, в окне макроса или в окне модуля.
Запуск построителя выражений из окна свойств или из нижней половины окна макроса:
1. Необходимо выбрать ячейку свойства или аргумента, в которую требуется ввести выражение.
2. Нажать кнопку «Построить», которая находится рядом с ячейкой свойства или аргумента.
Если для данного свойства можно использовать несколько построителей, открывается окно диалога «Построители» после чего необходимо выбрать «Выражения» и нажать кнопку «OK».
Запуск построителя выражений из бланка запроса, столбца условий в окне макроса или из окна модуля (допускается вызов построителя выражений из полей «Условие отбора» и «Поле» в бланке запроса, из ячейки столбца условий в окне макроса или из окна модуля):
1. Необходимо установить указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и нажать правую кнопку мыши.
2. В контекстном меню выбрать команду «Построить».
Создание выражения с помощью построителя выражений:
1. Запустить построитель выражений.
2. В левом нижнем поле построителя выбрать папку, содержащую нужный элемент.
3. В нижнем среднем поле дважды щелкнуть элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выбрать тип элементов.
4. Если выбран тип в нижнем левом поле, то значения будут отображаться в нижнем левом поле. Дважды щелкнуть на значении, чтобы вставить его в поле выражения.
5. Вставить необходимые операторы в выражение. Для этого необходимо поместить указатель мыши в определенную позицию поля выражения и выбрать одну из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна построителя.
6. Закончив создание выражения, нажать кнопку «OK».
Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений. Если в данной позиции уже содержится значение или если построитель выражений был вызван из окна модуля, в котором имеется выделенный текст, то исходное значение или выделенный текст будут заменены на новое выражение.
Существует возможность создать новое поле, отображающее результаты вычислений, заданных с помощью выражения. Для этого необходимо в режиме конструктора запроса выполнить одно из следующих действий:
– Ввести выражение в пустую ячейку строки «Поле». Если выражение содержит имя поля, необходимо заключить это имя в квадратные скобки.
– Для того чтобы получить помощь при создании выражения, можно воспользоваться построителем выражений. Для открытия построителя выражений нужно установить указатель мыши в то место строки «Поле», куда требуется добавить вычисляемое поле, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду «Построить».
– После нажатия клавиши «Enter» или перехода к другой ячейке Microsoft Access вводит стандартное имя "ВыражениеN", где N является целым числом, увеличивающимся на единицу для каждого следующего поля в запросе, содержащего выражение. Имя помещается перед выражением и заканчивается знаком двоеточия. В режиме таблицы это имя является заголовком столбца.
Если выражение включает статистические функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, StDev или Var), и бланк запроса содержит другие поля, используемые для группировки, нужно нажать на панели инструментов кнопку «Групповая операция» (если строка «Групповая операция» не выводится на экран). В ячейке «Групповая операция» для поля группировки оставить значение «Группировка», а в вычисляемом поле заменить слово «Группировка» словом «Выражение».
Примечания:
– Для того чтобы открыть или просмотреть все выражение целиком без прокрутки необходимо нажать клавиши «SHIFT»+«F2». Открывается окно диалога «Область ввода».
При необходимости, можно внести в запрос следующие дополнения:
– Ввести условие, определяющее данные, используемые в вычислениях.
– Определить сортировку результатов.
– Задать значения свойств полей, таких как «Формат поля» (поскольку поле не наследует свойства базовой таблицы).
Условия отбора – это инструкции, которые позволяют сообщить Microsoft Access, с какими записями предстоит работать. Условия отбора для одного или нескольких полей вводятся в бланке запроса или в окне расширенного фильтра.
– В режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра таблицы, запроса или формы необходимо выбрать ячейку строки «Условие отбора» в столбце поля, для которого задается условие отбора.
– Ввести выражение с клавиатуры или с помощью построителя выражений. Для того чтобы открыть окно построителя выражений, установите указатель на ячейку условия отбора, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду «Построить».
– Для того чтобы ввести другое выражение для этого поля или для другого поля, переместить указатель в соответствующую ячейку и ввести выражение.
Вместе с таблицей, запросом или формой можно сохранить только один фильтр. Однако существует возможность использовать созданные ранее запросы в качестве дополнительных фильтров. Запрос, применяемый как фильтр, должен соответствовать определенным требованиям.
Применительно к нашей базе данных, для осуществления выбора
Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Например, в одном запросе критерием поиска является значение поля «Факультет», а в другом запросе – значение «Специальность». Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.
Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке «Условие отбора» указывается не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. При выполнении запроса это сообщение выдаётся пользователю в диалоговом окне.
Применительно к нашей базе данных критерии запроса задаются в строке «Условие отбора». Для вывода в результирующей таблице списка студентов определенного факультета необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля «Факультет» ввести в квадратных скобках условие отбора, в нашем случае, это предложение ввести условие отбора непосредственно самому пользователю (аналогично для остальных полей).
Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка студентов, обучающихся выше первого курса, необходимо ввести в ячейку поля «Условие отбора» графы «Курс» выражение «>1»
Помимо запросов на выборку, с помощью которых осуществляется только отбор необходимых данных, Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.
После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда «Запрос ® Обновление», после чего в нижней части бланка строка «Сортировка» заменяется строкой «Обновление». В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение. Наименования полей, значения которых будут использованы при вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки.
С помощью запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно. Для этого в бланк запроса включаются поля, по значениям которых будет вестись отбор записей.
Иногда бывает затруднительно вводить с клавиатуры имена полей, используемых в выражениях, особенно если эти имена длинные. В этом случае целесообразно скопировать их в буфер обмена, предварительно выделив имена этих полей в строке «Поле» бланка запроса.
При запуске запроса на обновление (щелчок на кнопке «Запуск») или его открытии в окне базы данных Access предупредит, что будут обновлены значения такого-то количества записей.
Для просмотра результатов расчета после выполнения запроса необходимо в окне базы данных щелкнуть на значке объекта «Таблицы», выделить имя таблицы и открыть ее щелчком на кнопке «Открыть».
Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке «Конструктор». На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.
Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду «Правка ®Удалить».
Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса.
Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.
Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.