Разработка автоматизированной системы Отдел кадров средствами MS Access (стр. 4 из 7)

1.2.2 Выбор и обоснование платформы реализации системы

За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.

Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access. Широкое применение именно этой СУБД для небольших офисных программ связано с тем, что она интегрирована в пакет прикладных программ MS Office, не требует большого объема памяти и достаточно проста в использовании.

СУБД Microsoft Access основана на использовании реляционной базы данных. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. База данных является основой информационной системы, которая позволяет пользователю хранить, обрабатывать и анализировать данные, обеспечивает удобный интерфейс, предоставляет ряд других возможностей. [14]

Модель информационной системы обычно рассматривается как совокупность трех моделей:

- модели данных;

- модели визуального представления данных;

- модели управления данными.

Структура каждого компонента информационной системы включает три элемента:

- единая модель, описывающая организацию данных;

- виды, являющиеся визуальным представлением данных;

- интерфейсные элементы, позволяющие изменять данные, хранящиеся в модели.

- Этим компонентам в СУБД соответствуют:

- структура данных, состоящая из объектов-таблиц;

- запросы, формы для просмотра данных, отчеты, сводные таблицы, диаграммы, динамические WEB-страницы;

- управляющие запросы, формы для ввода изменения данных, макросы и модули. [14]

СУБД Microsoft Access предоставляет разработчику интегрированные средства проектирования базы данных, создания запросов, создания и изменения форм, отчетов и страниц данных. Для написания программных модулей используется объектно-ориентированный язык программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Также нами сделан данный выбор в пользу Access 2007 и по следующим соображениям:

Приложение Office Access 2007 позволяет специалистам по работе с информацией отслеживать данные и составлять по ним отчеты, используя интерфейс Microsoft Office Fluent и интерактивные возможности конструирования, не требующие глубоких знаний в области баз данных. Данные можно предоставлять в общий доступ, размещая их в Интернете в виде списков Microsoft Office SharePoint Server 2007, допускающих аудит и резервное копирование. Перечислим десять основных преимуществ Office Access 2007.

Office Access 2007 обеспечивает качественно иной уровень возможностей, предлагая пользовательский интерфейс Office Fluent, новую область переходов и представления в окнах с вкладками. Любой пользователь, даже не имея опыта работы с базой данных, сможет легко отслеживать данные и составлять отчеты, помогающие принимать более обоснованные решения. Особенно более взрослые сотрудники фирмы.

Широкий выбор изначально встроенных решений позволяет сразу приступить к отслеживанию информации. В программу для удобства пользователя включены готовые формы и отчеты, причем их можно настраивать в соответствии с конкретными условиями работы. Список контактов, отслеживание вопросов, отслеживание проектов, отслеживание основных фондов – вот лишь некоторые из готовых решений, входящих в комплект Office Access 2007.

Создание отчета в Office Access 2007 полностью соответствует принципам режима точного отображения (WYSIWYG). Можно изменить отчет, используя средства визуальной обратной связи в реальном времени, и сохранить разные представления для тех или иных аудиторий. Новая область группировки, возможности отбора и сортировки помогают отображать сведения в нужном виде и благодаря этому принимать более обоснованные деловые решения.

Благодаря функции автоматического обнаружения типов данных создавать таблицы в Office Access 2007 стало не труднее, чем работать с таблицей Microsoft Office Excel. Достаточно ввести данные, и Office Access 2007 автоматически определит, что это: дата, денежная сумма или другой стандартный тип данных. Можно даже вставить всю таблицу Excel в Office Access 2007, чтобы отслеживать информацию с помощью обширного инструментария базы данных.

В Office Access 2007 вводятся новые типы полей, такие как вложения и многозначные поля. Теперь в любую запись в приложении можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу. Многозначное поле позволяет выбирать в каждой ячейке несколько значений, например назначать задачу более чем одному сотруднику.

В Office Access 2007 можно с помощью Microsoft Office InfoPath 2007 или HTML создавать формы, где будет собираться информация для базы данных. Затем такую форму можно направить коллегам по электронной почте и использовать содержимое ответных сообщений для заполнения и обновления таблицы Access, что избавляет от необходимости вводить данные повторно.

Данные Access можно предоставить в общий доступ другим участникам рабочей группы, используя средства служб Windows SharePoint Services. Объединенные возможности этих двух приложений позволят всем участникам группы редактировать данные и просматривать отчеты в реальном времени непосредственно через веб-интерфейс.

Office Access 2007 можно использовать в качестве многофункционального клиентского интерфейса для анализа списков служб Windows SharePoint и создания отчетов. Можно перевести список в автономный режим, а затем после подключения к сети синхронизировать внесенные изменения; это позволяет работать с данными в любое время.

Данные можно сделать более прозрачными, перемещая их в среду служб Windows SharePoint Services. Это даст возможность регулярно создавать на сервере резервные копии данных, восстанавливать удаленные данные из корзины, отслеживать использовавшиеся версии и устанавливать разрешения на доступ, обеспечивая более эффективное управление данными.

С помощью Office Access 2007 можно связывать с текущей базой данных таблицы из других баз данных Access, электронных таблиц Excel, узлов Windows SharePoint Services, источников данных ODBC, баз данных Microsoft SQL Server и других источников. Затем эти связанные таблицы могут использоваться при составлении отчетов, что позволит принимать решения на основе более полной информации. [16]

При повсеместной распространенности MicrosoftOfficeProfessional 2007, возможности интеграции между собой его приложений: MicrosoftWord, MicrosoftExcel, MicrosoftAccess и при необходимости других данная программа выбрана нами для реализации системы, как оптимально удовлетворяющая условиям цена / качество.

Также нами исследована структура Отдел кадров и выявлены направления, которые необходимо учесть в реализуемом приложении. При исследовании требований мы опирались на трудовое законодательство Российской Федерации и регламентные документы компании ООО «Кора».

Нами сделаны следующие выводы:

- организационная структура отдела постоянна, выполняемые задачи легко формализуемы и рутинны, а значит к ним необходимо подойти, как объектам автоматизации;

- система, которая должна получится в ходе выполнения технического задания понятна и выполнима;

- среда для реализации данной задачи – СУБД Microsoft Access является достаточной и наиболее предпочтительной, как изученная и наиболее совместимая с приложениями фирмы.

2. Практический аспект по реализации

2.1 Теоретическая модель ИС «Отдел кадров»

2.1.1 Проектирование информационной инфраструктуры

Ориентируясь на вышеперечисленное описание теоретических концепций выпускной квалификационной работы, мы выбираем для реализации цели программную оболочку MsAccess 2007, которая также выгодна, так как предприятие ООО «Кора» уже имеет в составе нематериальных активах MicrosoftOfficeProfessional 2007.

Автоматизированная система «Отдел кадров», созданная в MsAccess 2007 Работает на ЭВМ, отвечающих следующим требованиям.

Для функционирования модуля необходимо наличие:

1. Операционной системы Windows ХР или выше;

2. MSAccess 2007;

3. Файла Отдел кадров;

4. Технические средства:

- процессор INTELPentiumIII или выше;

- ОЗУ 256 Мб или больше. [Инструкция]

Для правильного создания разрабатываемой нами системы «Отдел кадров» необходимо поставить задачи, которые будет она решать. Таким образом нижеперечисленные элементы должны входить в систему.

Программа должна:

1) обеспечить ввод и корректировку данных:

- Ф.И.О. сотрудника;

- Паспортные данные;

- Уровень образования;

- Оклад;

- Должность;

- Специальность;

- Отделы

- Ф.И.О. начальника;

- Телефон;

2) давать возможность просматривать следующую информацию:

- По образованию и специальности;

- По отделам и должностям;

- По указанной специальности;

3) обеспечивать формирование и печать отчетов:

- Вакантные должности;

- Оплата общей суммы по организации;

- Оплата общей суммы по отделам.

На основы расписанных задач построим инфологическую модель будущей системы «Отдел кадров» для коммерческой фирмы ООО «Кора».