Разработка автоматизированной системы Отдел кадров средствами MS Access (стр. 5 из 7)
При создании базы для нашей системы разработаем следующие указания, которые необходимы для её реализации.
1. Таблица Должности с полями:
- Код должности (Счётчик, Первичный ключ, уникальное);
- Должность (текстовый, не более 60 символов, обязательное, неуникальное);
2. Таблица Образование с полями:
- Код уровень образования (Счётчик, обязательное, уникальное);
- Образование (текстовый, не более 30 символов, обязательное, уникальное);
3. Таблица Отдел с полями:
- Код отдела (Счётчик, обязательное, уникальное);
- Отделы (целое, не более 15 символов, обязательное, неуникальное);
- Ф.И.О. начальника (целое, не более 50 символов, обязательное, уникальное);
- Телефон (целое, не больше 11 символов, обязательное, неуникальное);
4. Таблица Сотрудники с полями:
- Паспортные данные (Счётчик, обязательное, уникальное);
- Ф.И.О. (целое, не более 50 символов, обязательное, неуникальное).
- Код уровень образования (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
- Код специальности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
- Код отдела (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
- Код должности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
- Оклад (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
5. Таблица Специальности с полями:
- Код специальности (Счётчик, обязательное, неуникальное);
- Специальность (текст, не более 10 символов, обязательное, неуникальное);
6. Таблица Штатное расписание с полями
- Код штата (Счётчик, обязательное, неуникальное);
- Код должности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное);
- Код уровень образования (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное);
- Код специальности (целое, не более 20 символов, обязательное, неуникальное).
2.1.2 Описание алгоритма главного модуля
Созданный файл базы данных получит наименование программы: Отдел кадров. Программа будет предназначена для организации работы информационной системы Отдел кадров.
В начале программы организуется цикл «Главная форма» и выводится меню с пунктами:
- списки;
- ввод и редактирование данных;
- отчёты;
- выход.
Если выбран пункт «Списки», то вызывается модуль «Запросы», который обеспечивает просмотр данных по образованию, специальностям, отделам должностям.
Если выбран пункт «Ввод и редактирование данных», то вызывается модуль «Данные организации», который обеспечивает ввод и корректировку данных по сотрудникам организации, штатному расписанию, начальникам отделов.
Если выбран пункт «Отчеты», то вызывается модуль «Отчеты», который обеспечивает просмотр и печать отчетов «Вакантные должности», «Оплата общей суммы по организации», «Оплата общей суммы по отделам».
Выход из цикла «ГФ» происходит при нажатии кнопки «Выход».
База данных содержит таблицы: Должности, Образование, Отдел, Сотрудники, Специальности, Штатное расписание
Отчеты: «Вакантные должности», «Оплата общей суммы по организации», «Оплата общей суммы по отделам»
Программа предназначена для организации работы информационной системы Отдел кадров.
В начале работы программы выводится меню с пунктами:
- Списки;
- Ввод и редактирование данных;
- Отчеты;
- Выход.
Для просмотра данных нажать кнопку «Списки», выйдет меню просмотра данных о:
- Образовании и специальности;
- Отделах и должностях;
- Указанной специальности;
- Выход.
Выбрать нужную кнопку и нажав её просмотреть данные.
Для удаления или изменения данных нажать кнопку «Ввод и редактирование данных», выйдет меню:
- Сотрудники организации;
- Штатное расписание;
- Начальники отделов;
- Выход.
Наша система будет работать по правилу продукций, т.е. расчет идет на представление знаний о сотрудниках фирмы
Если нужно удалить данные о почтальоне нажать кнопку «Сотрудники организации», выбрать нужную запись и нажать кнопку «удалить».
Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».
Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».
Если нужно удалить данные о участке нажать кнопку «Штатное расписание», выбрать
нужную запись и нажать кнопку «удалить».
Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».
Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».
Если нужно удалить данные о получателе нажать кнопку «Начальники отделов», выбрать
нужную запись и нажать кнопку «удалить».
Если нужно изменить запись, то выбрать нужную запись, изменить её и нажать кнопку «сохранить».
Если нужно добавить запись, то нажать кнопку «добавить» и в появившуюся пустую строку внести данные и нажать кнопку «сохранить».
Для просмотра и печати отчетов нажать кнопку «Отчеты», после этого появляется меню:
- «Вакантные должности»;
- Печать отчета «Вакантные должности»;
- «Оплата общей суммы по организации»;
- Печать отчета «Оплата общей суммы по организации»;
- «Оплата общей суммы по отделам»;
- Печать отчета «Оплата общей суммы по отделам».
Для просмотра нужного отчета выбрать соответствующую ему кнопку, нажать её и просмотреть отчет.
Для того чтобы распечатать нужный отчет, выбрать соответствующую отчету кнопку «печать» и нажав её распечатать отчет.
2.2 Реализация модели средствами Ms Access
При создании системы «Отдел кадров» нами было использовано приложение MicrosoftAccess 2007, обоснование эффективности которого проведено в 1 главе.
Первым этапом разработки системы является реализация инфологической схемы в таблицах и связях между ними рис. 3,4.
Согласно расписанному алгоритму в параграфе 2.1. мы назначаем свойства полям таблиц, даем им имена и реализуем элементы автоматического ввода (проверка ошибок, таблицы подстановок, маски ввода рис. 5).
Рисунок 5. Свойства поля
Для того, что сохранить целостность записей в таблицах и связь данных мы реализуем «обеспечение целостности данных» и «каскадные связи», что позволит при добавлении или удалении записей в разных таблицах производить подобные операции со связанными данными в других рис. 6.
Рисунок 6. Создание связей
После создания таблиц мы создаем и реализуем запросы рис. 7,8,9, так как система должна уметь сортировать, выбирать из списков, проводить арифметические операции и выполнять другие функции, автоматизирующие рутинную работу сотрудника Отдела кадров.
Рисунок 7. Зарос по сотруднику
Рисунок 8. Запрос с исчислением общего количества сотрудников в отделах
Рисунок 9. запрос реализующий вычисление окладов
Как только мы создали основные элементы базы данных, мы можем реализовать их в виде визуально понятных форм представления, с реализацией макрокоманд рис. 10, 11,12.
Рисунок 10. Конструктор форм
Рисунок 11 Количество сотрудников (форма)
Рисунок 12
Макрокоманды необходимы для реализации автоматических переходов по записям, это создает необходимость при запуске программы на компьютере рискуя безопасностью включать разрешения на исполнение макрокоманд.
Пример макрокоманды перехода по кнопке:
ChrW(1054) & ChrW(1090) & ChrW(1076) & ChrW(1077) & ChrW(1083); Форма; Обычное
Также как пример можно привести листинг кода автоматического подсчета сотрудников для кнопки NEXT на рисунке 12:
Option Compare Database
Private Sub Count_Ф.И.О._Click()
End Sub.
Данные в нашей базе будут постоянно изменяемые, поэтому необходимо применять SQL
SQL (Structured Query Language – «язык структурированных запросов») – универсальный компьютерный язык, применяемый для создания, модификации и управления данными в реляционных базах данных.
SQL основывается на реляционной алгебре. [16]
SQL является, прежде всего, информационно-логическим языком, предназначенным для описания хранимых данных, для извлечения хранимых данных и для модификации данных. SQL не является языком программирования. (Вместе с тем стандарт языка спецификацией SQL/PSM предусматривает возможность его процедурных расширений.)
Изначально, SQL был основным способом работы пользователя с базой данных и представлял собой небольшую совокупность команд (операторов) допускающих создание таблиц, добавление в таблицы новых записей, извлечение записей из таблиц (в соответствии с заданным условием), удаление записей и изменение структур таблиц. В связи с усложнением язык SQL стал более языком прикладного программирования, а пользователи получили возможность использовать визуальные построители запросов.
Язык SQL представляет собой совокупность операторов.
Операторы SQL делятся на:
- операторы определения данных (Data Definition Language, DDL);
- операторы манипуляции данными (Data Manipulation Language, DML);
- операторы определения доступа к данным (Data Control Language, DCL);
- операторы управления транзакциями (Transaction Control Language, TCL). [19]
Ориентируясь на это язык SQL имеет следующие преимущества
- Независимость от конкретной СУБД;
- Наличие стандартов;
- Декларативность.
И конечно же есть свои недостатки: Недостатки
- Несоответствие реляционной модели данных;