Разработка автоматизированной системы «Отдел кадров» средствами MS Access
Актуальность. Современная рыночная экономика требует получения конкурентных преимуществ во всех отраслях деятельности – применение информационных технологий не просто повышает эффективность, а вносит уже необходимый минимум практически в любой деятельности на предприятии. Увеличившееся количество информационных потоков, как внутри, так и снаружи предприятия это сложившаяся действительность экономики XXI века. Отдел кадров на предприятии не является исключением и внедрение в него удобной и качественной в работе программы также стало теперь необходимостью.
Пережитки советского управления еще до сих пор встречаются в современных организациях. Многие документы оформляются задним числом, без соответствующих допусков и многое другое. Самое главное, что от этого проигрывают сами организации и государство, а недобросовестные сотрудники получают возможности для махинаций и выхода «сухими из воды». Например, могут устроить на работу формального человека и получать его зарплату, увольняют задним числом избегая законной ответственности и принимают на работу делая все мыслимые и не мыслимые надбавки своим протэжэ. Все это стало краеугольным камнем в отечественных организациях и следственно требует решения. Автоматизированная система «Отдел кадров» позволит не просто систематизировать кадровое управление, она позволит осуществлять кадровый мониторинг и контроль, в котором трудно будет найти лазейки для нарушений.
С экономической точки зрения информация, представленная в системе, получаемая и накапливаемая в процессе деятельности станет в управлении как фактор увеличения объемов производства и повышения его эффективности. При этом информация как средство управления выступает своеобразным коррелятором организованности системы и служит основой процесса принятия управленческих решения, а также оптимизации последних с учетом принимаемых критериев эффективности.
Целью исследования является разработка средствами приложения MS Access автоматизированной системы «Отдел кадров» для коммерческой фирмы «Кора», предоставляющей услуги по строительству и ремонту.
Для реализации поставленной цели надо решить следующие задачи:
- провести анализ работы отдела кадров и систематизировать предъявляемые требования для Автоматизированной системы «Отдел кадров»;
- провести анализ на возможность реализации системы в среде MS Access в соответствии с выявленными требованиями;
- разработать Автоматизированную систему «Отдел кадров» в среде MS Access;
- провести экономическое обоснования внедрения системы «Отдел кадров».
Предметом исследования выступает управление кадрами на предприятии OOO «Кора».
Объектом исследования выступает информационная среда MS Access, где будет реализована система.
Автоматизированная система «Отдел кадров» позволяет:
- вести учет кадров для произвольного количества организаций с возможностью импорта сведений из базы данных другой организации;
- хранить сведения из личных карточек работников и выводить их на печать;
- оформлять трудовые договоры с работниками.
Основные теоретические и методологические вопросы формирования и реализации автоматизированных систем управления нашли отражение в работах таких авторов, как Ю.П. Анисимов, Ю.П. Анискин, М.И. Бухалков, В.Н. Васильев, О.С. Виханский, Е.Г. Гинзбург, В.Н. Гончаров, С.Ю. Глазьев, А.П. Градов, В.Ф. Ершов, А.К. Казанцев, В.Д. Калачанов, А.И. Канащенков, Г.Б. Клейнер, Г.А. Краюхин, Э.С. Минаев, Н.К. Моисеева.
На основе материала, рассмотренного при написании работы мы сделали вывод, что в информационном обществе доминирует производство информационного продукта, а материальный продукт становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость информации, как предмета труда, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. Интерес вызывают следующие факты:
- В процессе производства информации не создается вещественных продуктов (информация может фиксироваться на вещественном носителе, но все равно остается не вещественным продуктом.
- Информацией как продуктом можно пользоваться бесконечное число раз.
- У информации есть потребительские свойства, которые меняются во времени (своевременность, полнота, достоверность и др.)
- При однократном использование информации вся её стоимость переносится на продукт, созданный с её помощью.
- В процессе потребления информация не уничтожается и чем чаще она используется, тем меньшая стоимость включена в себестоимость готового продукта.
- Производится информация однородно по всем сферам управления. [22]
В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации. Возникло большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения. Для решения подобных проблем применяются автоматизированные системы. Они стали неотъемлемой частью практически во всех отраслях и отдельных предприятиях.
Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышение квалификации и переподготовки кадров. Необходимо не просто заполнить штатное расписание, а подобрать его так, чтобы принятый человек работал наиболее эффективно. Конечно, немаловажным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что в последствии может сказаться на деятельности организации и, в конечном итоге, на их же заработной плате.
Персонал любой организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии и с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников. А следовательно, кроме упорядочения работы кадрового отдела предприятие получает с подобной системой и более быстрый и качественный многофакторный анализ наиболее удобных принципов его функционирования. [1]
Методологической основой исследования является разработки концептуальных моделей вышеперечисленными авторами, а основой для реализации автоматизированной системы стали разработки различных фирм на современном рынке автоматизированных систем для кадровых служб.
Практическая значимость результатов данной работы заключается в разработанном на базе MS Access приложения, которое соответствует основным критериям предъявляемым кадровыми службами для автоматизированных систем.
Теоретическая значимость выражена в проработанном теоретическом материале, представленным в данной работе.
Структура выпускного квалификационного проекта включает введение, две главы, заключение, список литературы и приложения.
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно начальнику службы управления персоналом. В своей работе отдел кадров руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.
Отдел кадров возглавляет начальник отдела, которого назначает и увольняет непосредственно директор предприятия. На отдел кадров не допускается возложение обязанностей, не предусмотренных настоящим стандартом. [23]
Основные документы, представленные в отделе кадров ООО «Кора» – бланки удостоверений, свидетельства, сертификаты, заявления, договора, справки и т.д.
Задачами отдела кадров выступают:
1. Осуществление подбора, отбора и расстановки кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильное использования работников в подразделениях предприятия.
2. Организация своевременного оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
3. Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществляет необходимый инструктаж через существующие подразделения предприятия.
4. Выдача работникам характеристики в ВУЗы, техникумы, военкоматы, суды, органы МВД и т.д.
5. Подбор руководящих, инженерно-технических работников и служащих на должности номенклатуры Генерального директора и оформление на них необходимых документов.
6. Изучение деловых качеств ИТР, служащих и на основе чего вносит предложения руководству предприятия о выдвижении, создание резерва для выдвижения на руководящую работу. Осуществление по указанию Генерального директора и начальника службы правления персоналом замещение вакантных должностей руководителей, перемещение ИТР, служащих и рабочих.
7. Заключение договоров на потребное количество специалистов, окончивших ВУЗы, техникумы, училища профтехобразования.
8. Учет специалистов с высшим и среднетехническим, среднеспециальным образованием, научных работников.