Содержание
1. Базы данных и системы управления базами данных (СУБД)
2. Модели описания баз данных
3. Основные понятия таблицы базы данных
4. Что предлагает Access
5. Создание объектов базы данных
6. Запросы к базе данных
7. Формы базы данных
8. Отчеты базы данных
9. Этапы проектирования базы данных
10. Графики и диаграммы
11. Доступ к Internet
Источники и литература
1. Базы данных и системы управления базами данных (СУБД)
Практически любому специалисту, независимо от сферы его деятельности, приходится заниматься сбором, накоплением и обработкой данных. MicrosoftAccess является популярной системой управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.
База данных – это совокупность информации по определенной теме (по определенной предметной области). Это файл специального формата, содержащий определённым образом структурированную информацию. Это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных во внешней памяти и используемых в качестве входной информации для решения задач.
Базы данных должны обеспечивать:
· Лёгкую, быструю и дешевую разработку приложений, многократное использование данных;
· Гибкость использования данных, возможность применения различных методов доступа к ним;
· Высокую производительность, достоверность и секретность данных, их защиту от искажения и уничтожения.
При создании базы данных используются различные типы данных:
· Числовые;
· Символьные данные переменной длины;
· Типы даты;
· Гиперссылки;
· Двоичные данные.
Системы управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, ведения и организации совместного доступа к базе данных множеству пользователей. Современные СУБД в основном являются приложениями операционной системы Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ по сравнению с операционной системой DOS.
Виды и функции СУБД приведены в таблице 1.
Таблица 1 - Виды и функции СУБД
| Виды СУБД | Функции СУБД |
| Lotus ApproachMs-AccessBortand dBaseBortandParadoxMicrosoft Visual FoxProMicrosoft Visual BasicMicrosoft SQL ServerOracl | Управление данными во внешней памятиУправление буферами оперативной памятиВедение журналов изменений в базе данныхОбеспечение целостности и безопасности базы данных |
Целостность базы данных подразумевает наличие средств, позволяющих удостовериться в том, что информация в базе данных всегда остаётся корректной и полной. Целостность данных должна обеспечиваться независимо от того, каким образом данные заносятся в память (с помощью специальной программы, в интерактивном режиме, посредством импорта). Используемые в настоящее время СУБД обладают средствами обеспечения целостности данных и надежной безопасности.
Информация в базе данных определённым образом структурирована, т.е. её можно описать определённой моделью. Классическими являются три модели описания данных – иерархическая, сетевая, реляционная.
2. Модели описания баз данных
Основное различие между моделями описания баз данных состоит в характере описания взаимосвязей и взаимодействия между объектами и атрибутами базы данных.
Иерархическая модель. В ней связи между данными можно представить и описать в виде упорядоченного графа (дерева). При программировании для описания структуры иерархической базы данных используется тип данных «дерево». Достаточно небольшое количество СУБД построено на иерархической модели данных.
Достоинства модели:
· Эффективно используется память ЭВМ;
· Высокая скорость выполнения операций над данными;
· Удобство работы с иерархически упорядоченной информацией.
Недостатки модели:
· Модель становится громоздкой, особенно если приходится обрабатывать информацию со сложными логическими связями;
· Обычным пользователям бывает трудно понять принципы функционирования модели.
Сетевая модель. Описывает данные и отношения между ними в виде ориентированной сети. В основу модели положены сетевые структуры, в которых каждый элемент может быть информационно связан с любым другим элементом. Примером является сетевая структура, в которой между объектами присутствуют два вида взаимосвязей: «один ко многим» и «многие к одному». Её можно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных. В этой модели могут описываться многообразные взаимосвязи между данными в виде произвольного графа.
Достоинства модели:
· Эффективное использование памяти ЭВМ;
· Высокая скорость выполнения операций над данными;
· Возможно описание произвольных связей.
Недостатки модели:
· Высокая сложность и жесткость схемы базы данных, построенной на основе этой модели;
· При добавлении новых вершин или установлении новых связей возникают проблемы выгрузки данных из базы данных и загрузки их в базу, возникает вероятность утери данных при обратной загрузке;
· Трудность для понимания и выполнения операций обработки.
СУБД, построенные на основе этой модели, также не получили широкого распространения в практике.
Реляционная модель. Её разработал сотрудник фирмы IBM Э.Кодд. В основе модели лежит понятие отношения (таблицы). Большинство СУБД построены на основе этой модели данных.
Достоинства модели:
· Простота построения;
· Гибкость структуры;
· Независимость данных;
· Данные представляются в простой, понятной и удобной форме;
· Удобно реализовать такую базу данных на ЭВМ.
Недостатки модели:
· Отсутствуют стандартные средства для идентификации отдельных записей;
· Низкая производительность по сравнению с иерархической и сетевой моделями;
· Избыточность, сложность программного обеспечения.
3. Основные понятия таблицы базы данных
Таблицы являются одним из объектов базы данных. Самая простая база данных имеет хотя бы одну таблицу, состоящую из соответствующих элементов.
Поле (столбец, атрибут) – это основной элемент структуры таблицы. Поля обладают свойствами, определяющими их имя, тип, размер, формат. Разные типы полей (текстовое, числовое, логическое и др.) имеют разное назначение и, соответственно, разные свойства. Чтобы связи между таблицами базы данных работали надежно, предусматриваются уникальные поля.
Уникальным называется поле, значения в котором не могут повторяться (например, табельный номер работника).
Ключевое поле (или первичный ключ) – это ключ, идентифицирующий отношение. В качестве первичного ключа часто используется поле, имеющее тип Счетчик.
Запись (строка, кортеж) – это совокупность логически связанных полей.
Схема данных – это структура связей между таблицами.
Окно таблицы позволяет просматривать данные в привычном табличном виде и выполнять необходимые операции с записями таблицы (табл. 2).
Таблица 2 - Операции над полями и записями таблицы
| Операции над полями таблицы | Операции над записями таблицы |
| Описание.Редактирование полей.Ввод данных в поля таблицы.Манипуляция. | Ввод данных в поля записей.Редактирование записей.Сортировка записей.Индексирование записей.Поиск записей. |
4. Что предлагает Access
Access – мощное приложение Windows. Поскольку оба эти продукта – детища компании Miсrosoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением ОС Windows, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. Работая в среде MiсrosoftOffice, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.
В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, МЕМО, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.
Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных.
Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.
5. Создание объектов базы данных
Любой объект базы данных может создаваться двумя способами:
· С использованием Конструктора – специального элемента управления, позволяющего создавать объекты базы данных вручную;
· С использованием Мастера – специальной программы, которая руководит пользователем при выполнении им определённой операции. Такое руководство осуществляется через последовательность диалоговых окон, в каждом из которых пользователь указывает необходимые параметры.