Проектирование элементов информационной системы фирмы для автоматизации процессов продаж оргтехн (стр. 2 из 2)
a. В работах [...,....] отмечается наиболее частое использование пакетов ПП Shedule+ , ПП Outlook, ПП Lotus Organizer;
b. Пакеты выполняют все функции, подлежащие реализации в части органайзера и работы с корреспонденцией (см. выше, Таблица 1);
c. Возможности вышеназванных пакетов довольно близки и постоянно развиваются. Можно отметить, что дизайн фирмы Lotus традиционно привлекательнее, однако степень интеграции этого пакета с наиболее распространенными приложениями фирмы MicroSoft, которые предполагается применять в проектируемой системе,потенциально ниже;
d. Большая часть потенциальных деловых партнеров используют пакеты фирмы MS Outlook MS. Поэтому ориентация на этот пакет позволит минимизировать возможные сложности коммуникаций из-за несовместимости программного обеспечения.
2 Проектирование функциональной части подсистемы, выбранной для углубленной проработки
2.1 Обоснование выбора подсистемы
Из всего состава функциональных подсистем, выделенных выше, для углубленной проработки выбрана ФП "Заказы". Данный выбор обусловлен следующим:
1. В обширном перечне известных пакетов прикладных программ не удалось найти ни одного типового решения, удовлетворительно реализующего функции, возлагаемые на подсистему "Заказы".
2. В основу ФП "Заказы" может быть положена какая-либо система управления базами данных, например, Access или электронных таблиц, которые позволяют существенно упростить и ускорить автоматизацию типовых учетных функций. Однако для создания базы данных (БД), ее ведения, получения необходимых справок и составления отчетов невозможно обойтись без разработки программ, в наибольшей степени учитывающих специфику автоматизируемого процесса.
Иначе говоря, для ФП "Заказы" необходимо применение технологии оригинального проектирования. Принимая во внимание задачи курсового проекта, ограничимся проектированием функциональной части ФП "Заказы".
2.2 Проектирование функциональной схемы подсистемы
Предлагаемая схема, функциональной структуры подсистемы "Заказы" приведена ниже.
В центральной части рисунка показана последовательность операций, обеспечивающая полный цикл функционирования подсистемы. Для каждого шага показан состав входной и выходной информации, а также формы ее представления на основе языка условных знаков, рекомендованных ГОСТом 19.701-90. Обобщенное описание схемы представлено в табличной форме.
В самом общем виде процесс работы может быть описан следующим образом:
- Менеджер отдела заказов, получив заказ от заказчика и обрабатывая поступившие документы с заказами, заносит реквизиты заказчиков в адресную книгу, а содержание заказа в соответствующую БД. При этом он использует свой АРМ-Э и приложение MS Aсcess, пополняющее БД, размещенную на основном и резервном серверах. Предоставляет заказчику счет.
- бухгалтер, получив от заказчика квитанции с уведомлениями оплаты и используя свой АРМ-Б, фиксирует в соответствующей БД дату перевода денег, сумму и номер заказа, а также сдает деньги полученные от заказчика (если это был наличный расчет), в банк. Кроме того, бухгалтер использует свой АРМ для подготовки отчетов, представляемых в налоговую инспекцию, руководству фирмы, а также расчету заработной платы сотрудникам фирмы.
- товаровед работает на АРМ-С и, используя эту БД, подбирает необходимые комплекты оргтехники соответствующие заказу. Затем подготовленные комплекты раскладываются в специально отведенные места склада на каждую коробку с оргтехникой ставиться спец. номер. заказа, соответствующими учетным номерам заказов из БД.
- работник склада, получив автоматическое извещение о наличии скомплектованных наборах оргтехники прибывает на склад и отгружает готовые комплекты оргтехники заказчику.
Руководство, используя свой АРМ-Р, в любой момент времени имеет возможность получить исчерпывающую информацию о ходе выполняемых работ, как по фирме в целом, так и по каждому исполнителю. Ту же информацию руководитель может получить, находясь в командировке за тысячи километров, если он воспользуется новой услугой — предоставлением возможности работы в Интернете. Для этого руководитель может подключится к серверу своей фирмы, используя возможности коммуникационной подсистемы.
Эта курсовая написана мной для того, чтобы понять смысл работы функциональной подсистемы «Заказ». Проектирование элементов информационной системы показывает нам эффективность работы ФП «Заказов» и должностных лиц участвующих в этом процессе.