Оглавление
ВВЕДЕНИЕ
1 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ЧАСТИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
1.1 Исходные данные
1.2 Цели автоматизированной системы и автоматизируемые функции
1.3 Характеристика функциональной структуры информационной системы
1.4 Обоснование предлагаемых типовых решений
2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ ЧАСТИ ПОДСИСТЕМЫ, ВЫБРАННОЙ ДЛЯ УГЛУБЛЕННОЙ ПРОРАБОТКИ
2.1 Обоснование выбора подсистемы
2.2 Проектирование функциональной схемы подсистемы
Заключение
Введение
Мировойевропейский опыт показывает, что успехив области организации и продажи оргтехники, во многом зависят от степени использования новейших технологий, в том числе информационных [1].
Положение дел, сложившееся на предприятии на момент начала выполнения данной работы, можно охарактеризовать следующим образом [2]:
- Процессы продаж и документооборота, выполняемые вручную, не позволяют руководству предприятия своевременнополучать объективные данные, необходимые для качественного принятия необходимых решений направленных на улучшение деятельности фирмы
- Качество документов, подготавливаемых в процессе деятельности фирмы, не отвечает современным требованиям, создавая трудности, заставляя делать рутинную работу которая занимает большое количество времени
- объем рутинной работы при выполнении заказа покупателя и приема товаров от поставщика: «ведение учёта и анализа, правильное оформление документов и ряд других вытекающих из этого операций», недостаточно автоматизирован и затрудняет работу фирмы значительно снижая время и силы.
В тоже время в работах [3-5] содержатся данные о появлении различных технических средств, программного обеспечения, подходов к устранению трудностей, отмеченных выше. В частности, в статье [3] описывается и утверждается, что применение этих методов автоматизации позволило существенно повысить уровень обслуживания и ведения документооборота и т.д. Что позволило сэкономить время и деньги.
Иначе говоря, существует принципиальная возможность автоматизировать данный процесс на основе технологических и программных достижений, операционных систем, путем реорганизации работы сотрудников фирмы и обслуживающего персонала согласно предложенной методике.
Однако, для внедрения технологии необходимо рассмотреть все вышеописанные трудности более подробно, в том числе спроектировать функциональную часть информационной системы.
1 Проектирование функциональной части информационной системы
1.1 Исходные данные
В целях наиболее полного учета факторов, влияющих на проектирование функциональной части объекта автоматизации, руководствуясь "Правилами проведения работ при создании автоматизированных систем" Р50-34. 126-92, были проанализированы:
- учредительные документы (предприятия) [3,5];
- функциональные обязанности работника склада, Менеджера, Товароведа, участвующих в автоматизируемом процессе [2,4];
- результаты опроса должностных лиц об имеющихся особенностях и сложностях, связанных с реализацией автоматизируемого процесса на момент начала выполнения данной курсовой работы, а также их видение целей автоматизации и возможных вариантов достижения этих целей;
- технические задания на создание систем, которые можно рассматривать прообразами проектируемой системы;
1.2 Цели автоматизированной системы и автоматизируемые функции
Целью создания системы является повышение эффективности работы сотрудников фирмы , за счет автоматизации на современном уровне функций основных должностных лиц, участвующих в производственно-управленческом процессе.
Для достижения цели необходима автоматизация следующих функций (Таблица 1):
Таблица 1 Функции, подлежащие автоматизации
| Наименование группы функций | Функции |
| Информационная поддержка процесса обслуживания заказов | - ведение баз данных в объеме, необходимом для совместного функционирования всех должностных лиц фирмы, оснащенных средствами автоматизации, включая первоначальный ввод информации, внесение изменений и дополнений в данные, учтенные ранее,- формирование отчетов, предусмотренных регламентом, а также получение справочных данных произвольного содержания в объеме предоставленных полномочий. |
| Информационная поддержка бухгалтерского учета | - ввод и обработка бухгалтерских записей,- печать первичных документов и отчетности |
| Информационная поддержка правовой стороны бизнеса | - получение справок по действующему законодательству,- поддержание правовой базы данных на уровне актуальности без участия пользователя,- возможность получения последних форм документов, предусмотренных законодательством для оформления договоров, отчетов, контрактов |
| Планирование и организация служебной деятельности | - ведение ежедневника с заданием событий (работ, задач) и плановых сроков выполнения.- ведение записной книжки с адресами, телефонами, характеристикой деловых партнеров и пр.,- напоминание о делах событиях, встречах за несколько дней, недель, месяцев.- автоматизацию телефонного общения (планирование, напоминание, автоматизированный набор №, автодозвон, фиксация времени, даты и длительности, заметок о разговоре путем набора с клавиатуры),- планирование производственных с учетом взаимоувязки с планами деловых партнеров |
| Обеспечение электронных коммуникаций | - поддержание режима удаленной работы руководителя организации с целью получения справок, отчетов и др. данных, |
1.3 Характеристика функциональной структуры
информационной системы
Анализ исходных данных, перечисленных выше, и выявленных функций, подлежащих автоматизации, а также имеющихся сведений о возможностях современных пакетов прикладных программ позволили предложить следующее обобщенное описание функциональной структуры проектируемой системы. На схеме показан состав элементов функциональной структуры и связи между ними и внешней средой. В качестве элементов системы выделены следующие функциональные подсистемы:
- ФП "Заказы",
- ФП "Бухгалтерия",
- ФП "Органайзер",
К элементам внешней среды отнесены:
- заказчики
- банк
- Руководство предприятия
Взаимодействие элементов обеспечивается:
1) электронными средствами обмена данными — коммуникационной подсистемой (на схеме связи показаны сплошными линиями)
2) традиционными средствами (на схеме взаимодействие элементов показано пунктиром).
Предлагаемый регламент обмена данными представлен в табличной форме. Порядковые номера сообщений (документов, запросов и пр.), представлены на схеме рядом с соответствующей связью по правилам изображения комментариев. Реализацию перечисленных подсистем предлагается осуществлять, в основном, на основе типовых решений и, частично, путем использования технологии оригинального проектирования.
Реализацию перечисленных подсистем предлагается осуществлять, в основном, на основе типовых решений и, частично, путем использования технологии оригинального проектирования.
Выполненный анализ [1,3] показал, что большая часть подсистем, необходимых для достижения целей проектируемой системы, не нуждается в разработке, в частности:
1. В качестве ФП "Бухгалтерия" предлагается использовать пакет 1С Бухгалтерия. Основные аргументы в пользу такого выбора заключаются в следующем:
a. Наиболее популярный пакет Бухгалтерии (Таблица 3);
b. Зарубежные бухгалтерские системы мало используются в России из-за различий в системах бухучета в нашей стране и за рубежем;
c. В бухгалтерии фирмы, для которой проектируется система, работает один человек, на которого возложены простейшие функции:
- ввод и обработка бухгалтерских записей;
- печать первичных документов и отчетов;
Консультации, проведенные с потенциальным пользователем — бухгалтером фирмы, показали, что объем функций, реализуемых пакетом 1С Бухгалтерия, вполне обеспечивают выполнение задач, стоящих перед бухгалтером автоматизируемой фирмы.
Наиболее распространенные бухгалтерские ПП
| Класс системы | Группа потребителей | Основные характеристики | Фирмы- разработчики |
| Мини-бухгалтерия | Бухгалтерияв 1 -3 человека.Без специализации | Ввод и обработка бухгалтерских записей.Печать первичных документов и отчетности" | "ИнфоСофт""1С" |
| Универсальные системы(миди- бухгалтерия) | Численность бухгалтерии невелика.Предусмотрены все разделы учета | Усиленная аналитика.Реализация основных компонентов натурального учета.Учет труда и заработной платы | "1С""ИнфоСофт" |
| Локальные АРМ | Локальная модификация комплексных систем | Комплексная реализация частной задачи учета | "1С""ПаритетСофт" |
| Комплексные системы | Бухгалтерия не менее 10 человек.Разделение функций между сотрудниками | Комплекс программ.Сетевая архитектура.Достаточно полная реализация функций.Адаптируемость | "Парус""Ланке" |
| Управленческие системы | Подразделения бухгалтерского и финансового учета.Подразделения финансового менеджмента | Управленческий учет.Планирование и управление.Настройка на клиента(кастомизация).Открытость архитектуры.Масштабируемость | "Новый Атлант"SAPBAAN |
2. В качестве средства, обеспечивающего комплексную реализацию функций "органайзера" и "поддержки работы с электронной корреспонденцией" (E-Mail, Fax, базы данных на веб - серверах), выбран пакет Outlook-97. В пользу такого решения склонили следующие аргументы: