Создание автоматизированной информационной системы предприятия Мебельный цех (стр. 5 из 8)
Рисунок 2.5 Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»:
Запускается после выполнения бизнес-процесса «Технологическая проработка заказа». На основании ведомости комплектации формируется накладная на получение материалов, которая передается на склад. Если материалы есть на складе, то они передаются в производство вместе с накладной на передачу материалов. Если требуемых материалов нет на складе, то формируется ведомость на закупку, которая передается директору цеха. Технологическая операция «Установить наличие материалов» данного бизнес-процесса является так же технологической операцией вспомогательного бизнес-процесса «Работа склада».
Рисунок 2.6 Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Работа бухгалтерии заключается в следующем:
· материально-финансовый контроль;
· предоставление необходимой информации директору цеха (договоры, счета, отчёты, сводки и т.д.);
· расчет заработной платы сотрудников;
· начисление выплат в муниципальные службы (пенсионный фонд, коммунальные службы, налоговая и т.д.).
Рисунок 2.7 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Бизнес-процесс «Работа склада»
Недостающие материалы доставляются на склад от поставщиков. Затем поступают в производство для выполнения заказов. В состав данного бизнес-процесса входит технологическая операция «Установить наличие материалов» бизнес-процесса «Доставка материалов со склада» (см. выше). Технологические операции данного бизнес-процесса не связаны между собой напрямую.
Рисунок 2.8 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (задание 3).
Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем. Бизнес-процессы нашего цеха мы выделили на предыдущем шаге. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает "узкие места" в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности. Для построения такой модели необходимо провести (и постоянно обновлять в соответствии с происходящими изменениями) анализ бизнес-процессов и структуры компании. По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов. Оптимизация - это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, но не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия). Автоматизация системы управления предприятием так же подразумевает оптимизацию бизнес-процессов данного предприятия.
Начнем анализ выявленных бизнес-процессов. Для начала проведем оценку бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха (КФУ).
3.1 Оценка бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха.
Для оценки степени удовлетворения бизнес-процессов критическим факторам успеха предприятия используют матрицу сопоставления, столбцы которой соответствуют сформулированным КФУ, а строчки выделенным бизнес-процессам. В клетках матрицы проставляют оценку соответствия процесса КФУ по пятибалльной системе. После заполнения по каждому процессу нужно просуммировать оценки и количество задействованных КФУ. Низкие оценки процесса говорят о том, что его нужно оптимизировать или заменить сочетанием новых бизнес-процессов.
Таблица 1.
Матрица сопоставления бизнес-процессам предприятия КФУ.
| Бизнес-процессы | Высокое качество продукции | Удобство обслуживания | Скорость обработки инф-ии | Расширение ассортимента | Средний балл |
| Оформление заказа | х | 3 | 3 | х | 3 |
| Выполнение заказа | 4 | 3 | 3 | х | 3,3 |
| Доставка заказа | х | 5 | 4 | х | 4,5 |
| Разработка новой модели | 4 | х | x | 5 | 4,5 |
| Технологическая проработка заказа | 3 | 3 | 3 | х | 3 |
| Доставка материалов со склада | х | 3 | 3 | х | 3 |
| Работа бухгалтерии | х | х | 3 | х | 3 |
| Работа склада | х | 3 | 3 | 4 | 3,3 |
Проанализировав полученную матрицу, можно увидеть, что в основном преобладает средняя оценка – три. В целом все процессы происходят довольно медленно, так как обработка информация производится вручную, а это приводит к временным задержкам и ошибкам. Как следствие, время подготовки и выполнения заказа непозволительно затягивается. Для устранения выявленных недостатков необходимо провести оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов.
Кратко о методах оптимизации бизнес-процессов.
Перечислим некоторые методоы оптимизации бизнес-процессов.
1. Метод параллельного выполнения технологических операций бизнес-процесса. Этот метод позволяет сократить общее время выполнения бизнес-процесса. В настоящий момент длительность бизнес-процессов играет решающую стратегическую роль для компании, определяет ее конкурентоспособность и выживаемость на динамичном конкурентном рынке.
2. Метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Если схема описанного бизнес-процесса получилась достаточно сложной, запутанной, содержащей много входов и выходов, - можно с большой долей вероятности утверждать о неоптимальности данного бизнес-процесса. Объясняется это тем, что управлять таким бизнес-процессом и реализовать его будет сложно, что в свою очередь будет приводить к ошибкам и нестыковкам. Данный метод предлагает заняться упрощением бизнес-процессов, которое приводит к улучшению всех его показателей, а также повышению эффективностью управления им.
3. Метод устранения временных разрывов. Интересным является следующий факт. Оказывается, что в современных компаниях на реальное выполнение работы уходит только 20% времени. 80% времени - это простои бизнес-процессов. Причины могут быть самые различные – от задержки информации на каком-либо этапе работ до не вовремя выданных со склада необходимых материалов. Поэтому применение метода устранения временных разрывов является актуальным и эффективным инструментом, который позволяет сократить время бизнес-процесса в несколько раз.
4. Минимизация устной информации. Почему использование в бизнес-процессе устной информации приводит к несоответствиям и неэффективности? Во-первых, устная информация имеет свойство сильно искажаться при передаче ее от одного участника бизнес-процесса к другому. Вторая причина вызвана тем, что за устную информацию нельзя назначить ответственного. Поэтому нужно сделать так, чтобы в рамках бизнес-процессов все информационные потоки были по возможности документированы.
5. Стандартизация форм сбора и передачи информации. Повысить эффективность бизнес-процессов позволяет метод стандартизации форм сбора и передачи информации. Во многих компаниях отсутствуют типовые формы документов, а это усложняет их обработку.
6. Организация точек контроля. Точка контроля - эта работа, целью которой является контроль соответствия результатов определенной технологической операции в бизнес-процессе сформулированным требованиям к ее результату. В случае обнаружения несоответствия организуется обратная связь, в рамках которой результат должен быть скорректирован. Существует два типа точек контроля: внедренные в бизнес-процесс и "наблюдающие" за процессом.
3.2 Оптимизация бизнес-процессов мебельного цеха.
Одной из целей создаваемой информационной системы было создание электронного каталога моделей мягкой мебели, производимой в цехе, а также связь этого каталог с прайс-листом. То, что наш мебельный цех работает только со стандартным набором мягкой мебели (не создает мебель на заказ), значительно облегчает задачу. Большая часть нагрузки по подготовке электронного каталога конечно же ложится на дизайнера-технолога. Он должен подготовить технологическую документацию и ведомость комплектации на каждую модель мебели, изготовляемую в цехе. Тогда после занесения этой документации в каталог, можно сразу будет получить стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления конкретной модели мебели. А это значительно уменьшит время над подготовкой передачи заказа в производство. Оптимизацию бизнес-процессов будем проводить с предположением, что такой электронный каталог мягкой мебель уже создан.
Бизнес-процесс «Оформление заказа».
От качества работы продавца и правильной приемки заказа зависит очень многое. В первую очередь, - будет ли доволен заказчик и придет ли он в наш магазин снова. Поэтому очень важно предварительно подготовить и хорошо оснастить его рабочее место.
При правильной подготовке рабочего места продавца продать покупателю можно лишь то, что реально можно сделать. Для этого продавца необходимо обеспечить электронным каталогом с ассортиментом мебели, информацией о состоянии склада материалов (например, какую отделку можно сегодня предлагать заказчику), прайс-листами, а также средствами для расчета и оформления заказа. Очень важным моментом является обучение продавцов пользоваться созданным электронным каталогом.