Создание автоматизированной информационной системы предприятия Мебельный цех (стр. 6 из 8)
Продавец помогает заказчику выбрать модель мебели с помощью электронного каталога. Причем уже при выборе модели продавец (ориентируясь по информации о состоянии склада материалов) может сообщить клиенту, поступит ли заказ сразу в производство или же понадобиться некоторое время на закупку недостающих материалов. Информация о выбранной заказчиком модели заносится в базу данных «Заказы». При этом автоматически рассчитывается стоимость заказа. В регистрационной карточке заказа так же учитываются сервисные (адрес доставки и телефоны клиента) и дополнительные параметры (размер предоплаты). Оговорив условия оплаты и доставки, продавец печатает автоматически подготовленные необходимые документы (договор и счет на оплату заказа).
И хотя в данном бизнес-процессе у нас стало на одну технологическую операцию больше, но это с лихвой окупается удобством для клиентов.
Рисунок 3.1 Бизнес-процесс «Оформление заказа»
При оптимизации данного бизнес-процесса мы использовали два метода – метод уменьшения входов и выходов бизнес-процесса и метод минимизации устной информации. Применение автоматизированных средств регистрации заказа позволяет увеличить скорость выполнения операций бизнес-процесса.
Бизнес-процесс «Выполнение заказа».
При формировании заказа на предыдущем шаге у нас автоматически сформировалась вся необходимая документация для передачи заказа в производство, накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Это позволило нам удалить ставшие ненужным вспомогательные бизнес-процессы «Технологическая проработка заказа» и «Выдача материалов со склада»(см.рис.3.2). Подобный подход позволяет практически полностью исключить субъективные ошибки и значительно сократить время выполнения заказа.
Еще один шаг по оптимизации данного бизнес-процесса - мы можем применить здесь метод параллельного выполнения работ. Распределение труда в мастерской позволит увеличить производительность труда и сократить время выполнения заказа. Напомним, что все работы по изготовлению заказа выполняются одним мастером поэтапно. Мы считаем, что очень редко можно встретить универсального специалиста, который грамотно и без ошибок сможет собрать с нуля модель мягкой мебели. Поэтому предлагаем каждый этап по производству мягкой мебели закрепить за конкретным мастером. То есть у каждого мастера в мастерской будут свои функциональные обязанности. Так как в штате предприятия числится пять мастеров, то на самый трудный (на наш взгляд) участок работ – сборка готовой модели и обтяжка тканью – можно назначить двух мастеров. Тогда не придется производить сокращение численности штата.
При такой организации производства первые три этапа - деревообработка и изготовление каркасов, изготовление чехлов и мягких элементов и изготовление пружинных блоков – можно проводить параллельно (см.рис.3.2).
Так же мы предлагаем использовать при оптимизации данного бизнес-процесса еще один метод – метод организации точек контроля. Первую точку контроля предлагается внедрить перед последней операцией бизнес-процесса - сборкой модели мебели. В случае обнаружения технологического несоответствия изготовленных элементов, они будут отправлены на доработку. Это позволит уменьшить количество брака в готовых изделиях, которое гораздо труднее обнаружить и устранить. Вторую точку контроля предлагается внедрить перед сдачей готового заказа.
Итак, после применения всех вышеперечисленных методов оптимизации мы получили следующую модель бизнес процесса «Выполнение заказа»:
Рисунок 3.2 Бизнес-процесс «Выполнение заказа»
Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Из матрицы соответствия видно, что данный бизнес-процесс в общем проходит неплохо, средний балл получился 4,5. Но все же мы можем оптимизировать его, автоматизировав вторую операцию – создание документов на получение заказа. Все необходимые документы уже сформированы и хранятся в базе данных «Заказы». Продавцу остается только распечатать их и передать водителю.
Рисунок 3.3 Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Бизнес-процесс «Разработка новой модели»
Данный процесс мы тоже оценили на 4,5 балла. Он не нуждается в оптимизации.
Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
Как мы уже выяснили выше, данный бизнес-процесс можно совсем удалить, т.к. вся необходимая технологическая документация теперь храниться в электронном каталоге и может быть передана в производство сразу после оформления договора на заказ.
Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
После оформления заказа в базе данных сразу формируется накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы сразу передаются в производство. Поэтому данный бизнес-процесс мы можем тоже удалить.
Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии».
Невозможно четко и экономично работать, не имея точного представления о состоянии дел на предприятии. Полное и оперативное получение такой информации можно обеспечить лишь используя компьютерные программы во всех подразделениях предприятия, а особенно в бухгалтерии. Оптимизация бизнес-процесса «Работа бухгалтерии» происходит в основном за счет автоматизации всего документооборота мебельного цеха, т.к. работа бухгалтерии напрямую зависит от скорости обработки информации на предприятии.
Рисунок 3.4 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Бизнес-процесс «Работа склада»
Точные сведения о наличии материалов на складе, возможность контролировать график выполнения заказов, реально оценивать объемы доходов и расходов жизненно необходимы для любого руководителя предприятия. Поэтому автоматизация складского хозяйства так же очень важна. При оптимизации бизнес-процесса «Работа склада» мы использовали метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Теперь у нас на одну операцию меньше – ведомость на закупку недостающего материала оформляется автоматически сразу же после оформления договора. Ну и, конечно же, автоматизировав работу склада, мы существенно сократили время выполнения заказа. Накладная на получения материалов для выполнения заказа не проходит теперь длинную цепочку исполнителей (технологический отдел, бухгалтерия), а сразу же поступает на склад после оформления договора. Работа кладовщика так же значительно облегчилась.
Рисунок 3.5 Бизнес-процесс «Работа склада»
3.3 Итоги оптимизации бизнес-процессов мебельного цеха.
Итак, мы видим, что основным итогом оптимизации бизнес-процессов мебельного цеха стала функциональная модель с четкой слаженной работой всех подразделений предприятия и качественным улучшением работы всего предприятия в целом.
Следующим шагом будет внедрение на предприятии информационной системы, которая поможет воплотить в жизнь нашу новую модель и даст следующие результаты:
· повысится устойчивость нашего бизнеса;
· повысится производительность труда;
· будет оптимизирована технология производства мягкой мебели;
· повысится качество самих бизнес процессов и конечного продукта.
4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ (задание 4).
4.1 Кратко о базах данных
Для обеспечения эффективности информационных процессов необходима соответствующая организация данных. Проблема моделирования данных связана с таким представлением данных, которое наиболее естественно отражает реальный мир и может поддерживаться компьютерами. В настоящее время в самых различных областях широкое распространение получила разработка баз данных (БД).
База данных – это совокупность предназначенных для обработки на ЭВМ поименованных данных, которая служит для запросов многих пользователей в рамках организации (предметной области). Для программной реализации баз данных обычно используются универсальные системы управления базами данных (СУБД).
Жизненный цикл базы данных можно условно разбить на 2 фазы.
1. Анализа и проектирования;
2. Реализации и функционирования.
На этапе анализа и проектирования осуществляется.
1) Формирование и анализ требований к информации о предметной области.
Здесь осуществляется сбор требований к содержанию и процессу обработки данных от всех пользователей, обеспечивается согласованность данных.
2) Концептуальное проектирование.
Построение независимой от СУБД информационной структуры путем объединения требований пользователей. Концептуальная схема не зависит от конкретной СУБД и технических решений.
3) Проектирование реализации.
На этом этапе осуществляется реализация информационной модели в рамках конкретной СУБД. Производится описание структуры данных, разработка программ обработки данных.
На этапе реализации и функционирования БД осуществляется.
1) Реализация БД.
2) Анализ функционирование и поддержка.
3) Модификация и адаптация.
4.2 Построение информационной модели
Информационную модель нашего мебельного цеха мы построили в ходе предпроектного исследования (см.рис 1.3). В результате оптимизации бизнес-процессов информационная модель приобрела следующий вид: