Проектирование автоматизированной системы малого предприятия (стр. 2 из 4)

Администратор - осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

Заведующий складом - руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

Кассир - осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

Продавец-консультант – подсказывает клиенту всю необходимую информацию, проводит рекламную политику.

Водитель, грузчик, уборщик – обслуживающий персонал, необходимый для осуществления повседневных хозяйственных работ.

Автоматизации подлежат функции, выполняемые директором, бухгалтером и заведующего складом.

1.2 Описание деятельности предприятия

ООО «Сибирь» предоставляет свои услуги как физическим, так и юридическим лицам. Они являются клиентами магазина. Перечислим основные функции, выполняемые в компании:

· работа с клиентами;

· работа с поставщиками товаров;

· закупка товаров;

· хранение товаров на складе;

· проведение рекламных акций:

- интернет-пиар;

- газетный пиар;

- использование средств телевидения;

· учетная деятельность:

-бухгалтерский учет;

- налоговый учет;

- кадровый учет.

Работа с клиентами. Эта функция является если не самой важной, то уж одной из самых важных из всех функций, составляющих деятельность магазина. Именно исполняя эту функцию магазин получает прибыль, осуществляя тем самым свою цель. Достигается эта цель за счёт грамотной ценовой политики, системы скидок, известности магазина и др. На этой стадии клиент осуществляет свой выбор.

После того как на складе найден необходимый товар, составляется накладная. В накладной указывается наименование товара, его количество, цена и другие параметры.

После согласования накладной с клиентом осуществляется торговая сделка.

Выполнение торговой сделки. После составления накладной, обозначенные в нем товары выдаются клиенту в пункте, указанным продавцом.

После выполнения торговой сделки составляется карточка складского учёта товаров, в которой указывается характер произведенных операций, наименование и количество израсходованных товаров.

Накладная и карточка складского учёта товаров составляются в двух экземплярах, один из которых остается в магазине, а второй передается клиенту. Расчеты с клиентами осуществляются, как правило, в наличной форме.

Работа с поставщиками товаров и закупка товаров. Ведётся диаметрально противоположная деятельность: теперь магазин выступает в роли покупателя, а поставщик в роли продавца. Порядок составления и приведения в действие всех документов является аналогичным.

По запросу магазина составляется накладная с теми же параметрами, что и в первом случае, после составления товар доставляется получателю (магазину), который размещается на складе. Так же, как и в первом случае заполняется карточка складного учёта, только теперь со знаком плюс: товар не ушёл со склада, а, наоборот, пришёл на склад.

Стоит отметить лишь то, что магазин является не рядовым покупателем и соответственно масштаб его деятельности и анализа при совершении покупки значительно выше.

Денежные расчеты. Так как основная масса всех расчетов производится в безналичной форме, большинство финансовых операций проводит банк, согласно договору на банковское обслуживание.

В случае продажи товаров рядовому клиенту, большая часть денежных операций производится в наличной форме, после чего выручка сдаётся в банк и перечисляется на расчётный счёт компании.

При поступлении счета на оплату (от поставщиков, транспортных организаций, за рекламные услуги, за услуги связи и т. д.) оформляется платежное поручение (стандартная форма ЦБ РФ) в двух экземплярах. В соответствии с платежным поручением банк переводит средства с расчетного счета магазина на расчетный счет организации, выставившей счет. На следующий день после этого, на предприятие поступает банковская выписка, содержащая информацию о проведенных операциях.

Работа с персоналом. При приёме на работу претендент должен написать заявление на имя директора. После этого подписывается приказ о приеме на работу, и составляется трудовой договор согласно ТК РФ. На каждого работника заводится индивидуальная карточка с его личными данными: Ф.И.О., дата рождения, должность, образование, состав семьи и т. д.

1.3 Основные документы

Товарный отчёт:

Требование – накладная:

Карточка складского учёта:

Договор с клиентом:

Договор №

Дата______________

«Продавец»___________________________________________________ «Покупатель»______________________________________________________, вместе именуемые «Стороны», заключили договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ И СУММА ДОГОВОРА

1.1. Продавец обязуется предоставить, а Покупатель принять и оплатить следующую продукцию:

№ п/п	Наименование	Ед.изм.	Кол - во	Цена за единицу с НДС, рубли
1
2
3
4

1.2. Сумма договора на дату его заключения составляет _____ (Сумма прописью) рублей, включая НДС.

2. ЦЕНА ПРОДУКЦИИ. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.

2.1. Цены, указанные в п.1.1. Договора, могут быть изменены по согласованию сторон. Цены на предварительно оплаченную Покупателем продукцию изменению не подлежат.

2.2. Расчеты за поставляемую продукцию осуществляются ПОКУПАТЕЛЕМ путем предварительного перечисления денежных средств на расчетный счет Продавца.

3. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.

3.1. Право собственности на продукцию, доставляемую автотранспортом, переходит к Покупателю в момент получения продукции от Продавца.

3.2. Ни одна из сторон не вправе уступать свои требования по Договору третьим лицам без письменного согласования на то другой стороны.

3.3. Во всем остальном, не предусмотренным Договором, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.

3.4. Все разногласия и споры, которые могут возникнуть между сторонами из настоящего Договора и в связи с ним, будут по возможности, разрешаться последними путем переговоров.

3.5. В случае, когда возникшие разногласия не будут урегулированы путем переговоров, все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в Арбитражном суде по месту нахождения истца (ответчика).

3.6. Договор действует со дня его подписания сторонами по ….. года включительно, а в части расчетов — до полного выполнения сторонами своих обязательств.

Счёт-фактура:

Счет-фактура № ___

Продавец

Адрес

ИНН продавца

Грузоотправитель и его адрес

Грузополучатель и его адрес

К платежно-расчетному документу №

Покупатель

Адрес

ИНН покупателя

Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг)	Единица измерения	Количество	Цена (тариф) за единицу измерения	Стоимость товаров (работ, услуг) всего без налога	В том числе акциз	Налоговая ставка	Сумма налога	Стоимость товаров (работ, услуг) всего с учетом налога	Страна происхождения	Номер грузовой таможенной декларации
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Всего к оплате

Руководитель организации Главный бухгалтер