- Заполнение рядов данных. Если ввести дату в легко распознаваемом формате, Excel автоматически заполнит ряд. Средство Автозаполнение распознает как длинные, так и сокращенные записи дней недели или месяцев.
- Заполнение рядов числовых значений. Чтобы заставить программу увеличить, а не копировать число, надо держать в момент перетаскивания нажатой клавишу Ctrl.
- Заполнение рядов пронумерованными элементами.
- Заполнение пользовательских списков. Надо ввести первый элемент списка, затем применить инструмент автозаполнения для добавления оставшихся элементов списка.
- Заполнение трендовых рядов. Для применения этой опции необходимо сначала выделить большое количество ячеек, а затем перетащить их с нажатой правой кнопкой мыши, чтобы из открывшегося контекстного меню выбрать нужную опцию. (Эта опция находит основное применение при расчете показателей будущего, как рост объема продаж или задолженности в зависимости от текущих данных). [5, с.553-557]
Чтобы отсортировать список или базу данных, надо выделить диапазон сортируемых данных и выбрать команду Данные►Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона установить параметры сортировки, с их помощью можно задать три уровня ключей, которые будут использоваться при упорядочении для каждого уровня (возрастание/убывание), а также указать наличие (отсутствие) у полей списка имен. (Рис. П. 1. 1)
Если не выбрать диапазон данных, программа сделает это автоматически. При этом выделяются все ячейки списка, за исключением первой строки, которая рассматривается как строка заголовков. Если некоторые ячейки списка не содержат данных, необходимо выбрать диапазон вручную, иначе список может сортироваться некорректно. Дело в том, что пустые строки или столбцы списка прерывают автоматически определяемую область сортировки, поэтому часть списка не будет участвовать в сортировке диапазона сортировки.
Если по какой-либо причине Excel не находит строку заголовков, то устанавливается режим идентификации полей обозначением столбцов листа. Поля для сортировки выбираются из раскрывающихся списков диалогового окна сортировки. При выделении диапазона сортировки вручную автоматическое распознавание названий полей не выполняется, поэтому режим идентификации полей нужно установить с помощью переключателя. При автоматическом выделении также изменять режим идентификации поле.
Сортировку списка можно выполнять по одному, по двум или трем полям как по возрастанию, так и по убыванию. Для выбора параметров сортировки надо щелкнуть по кнопке Параметры. В отрывшемся диалоговом окне Параметры сортировки, исходя из ориентации списка, установить направление сортировки (строки диапазона или столбцы диапазона). Для сортировки данных регистра установить флажок опции Учитывать.
В том случае, когда ячейки списка расположены вплотную к ячейкам с другими данными, Excel может предупредить, что выделен не весь список. При этом откроется диалоговое окно с предложением включить в выделенную область все последовательно расположенные ячейки списка. Предлагается. Что список состоит из ячеек, расположенных непрерывно, и другие данные не могут располагаться вплотную к ним.
Чтобы выделить весь список, надо установить в окне предупреждения переключать автоматически, расширить выделенный диапазон. В противном случае сортировки будет выполняться только для выделенной части списка.
При сортировке данных просмотр значений всегда осуществляется слева направо. Начальными символами при сортировке считаются цифры, затем - пробелы, далее - символы пунктуации и наконец, буквы. Если значения ячеек содержат пробелы, то результат сортировки может отличаться от ожидаемого.
Используя разные способы сортировки, можно добиться наиболее удобного представления информации в конкретной ситуации. Например, список, содержащий данные «об оптовых покупателях», в первую очередь логичнее сортировать по объему закупок, а затем по имени покупателя или названию контракта.
С помощью кнопок Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию стандартной панели инструментов можно отсортировать список по первому столбцу выделенного диапазона. Однако при этом не следует выделять только поля списка, так как его оставшаяся часть сортироваться не будет, и целостность данных нарушиться. (Рис. П. 1. 2, 3)
При использовании для сортировки кнопок стандартной панели ключом сортировки считается поле, в котором в данный момент находиться активная ячейка. Поэтому столбец будет отсортирован, даже если диапазон не выделен.[1, с. 287]
o выделить область поиска на рабочем листе;
o выбрать в меню Правка команду Найти;
o ввести в поле Найти образец поиска;
o при необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком;
o выбрать в раскрывающемся списке Просматривать: направление поиска;
o выбрать в раскрывающемся списке Область поиска нужный пункт;
o щелкнуть кнопку Найти далее;
o для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;
o для завершения поиска щелкнуть Закрыть. (Рис. П. 1. 6)
Для наиболее удобной работы можно одни значения заменить на другие по всей таблице или списку, для этого необходимо:
1. Выделить первую ячейку рабочего листа.
2. Открыть меню Правка.
3. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.
4. Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить
5. Ввести в поле Заменить на: (на новое название)
6. Установить флажок проверки Ячейка целиком.
7. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам. (Рис. П. 1. 5)
Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.
К средствам фильтрации относятся:
- Автофильтр - параметры фильтрации задаются простым выбором значений из списка и в дальнейшем их можно отредактировать.
- Расширенный фильтр позволяет задавать более сложные условия фильтрации.
Использование автофильтра для поиска записей применяется с помощью команды, Автофильтр. Необходимо выделить ячейку в диапазоне списка, выполнить команду Данные►Фильтр►Автофильтр, справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).
В раскрывающемся меню кнопок полей списка также содержатся команды, применяемые для задания условия автофильтра.
- (Все). Служит для отображения всех строк списка. Обычно эта команда используется для отключения ранее заданного фильтра.
- (Первые 10…) . Используется только для полей числового типа или для дат. При выборе этого условия открывается диалоговое окно Наложение условия по списку, в котором задаются параметры отбора числовых значений. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.
- (Условие…). Откроется окно диалога Пользовательский автофильтр. С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям.
- (Пустые). Используется для отбора записей с пустым значением поля.
- (Непустые). Выводит записи, содержащие непустое значение поля. [4,с. 412, табл. 3]
Условия автофильтра имеют свойство накапливаться. Это значит, что можно задать условия сразу для нескольких столбцов. Что позлит отобразить группы данных, отвечающих большому количеству условий. Задавать эти условия можно в любом порядке, но лучше всего начинать со столбца с наименьшим количеством повторяющихся элементов. Чтобы сократить дальнейшую фильтрацию и упростить просмотр. После применения фильтра к списку цвет стрелки в выбранном поле становиться синим.
Для изменения условия автофильтра необходимо щелкнуть по кнопке с синей стрелкой, и выбрать другую опцию. Чтобы вообще удалить условие из данного столбца, надо выбрать опцию Все. Если же надо убрать сразу все условия из списка, надо выбрать Данные ►Фильтр►Автофильтр. После чего все кнопки со стрелками исчезнет.
Excel сохраняет условия автофильтра только в памяти компьютера. Если дезактивировать это средство, Excel удалит все созданные ранее условия. Поэтому для восстановления старых условий автофильтра придется заново их ввести.
Для случаев, когда стандартных условий автофильтра оказывается недостаточно, предусмотрена возможность создания собственных автофильтров. Чтобы создать собственный автофильтр, надо:
1. для выбранного поля из раскрывающегося меню кнопки автофильтра выбрать команду (Условие…).
2. в диалоговом окне Пользовательский автофильтр задать условия отбора значений списка.
3. Щелкнуть по кнопке ОК.
После определения отбора в списке отобразятся нужные записи. Можно усилить критерии отбора, создав собственные автофильтры и для других полей списка.
Для отбора записей более чем по одному значению поля необходимо задействовать два критерия. Используя логический оператор И, можно объединять для одного поля два условия. Либо же можно с помощью оператора ИЛИ указать Excel, что необходимо видеть все строки, отвечающие одному из заданных условий.
Необходимо выбрать оператор сравнения для первого набора условий. После чего надо щелкнуть в текстовом поле, расположенном справа от оператора сравнения, и ввести сравниваемое значение. Если надо добавить второе условие, установить переключатель И, чтобы выбрать записи, соответствующие обоим условиям, или переключатель ИЛИ, чтобы отобразить записи, отвечающие хотя бы одному из заданных условий. [5, с. 561, рис. 7]