Создание и обработка баз данных в СУБД Access
Общие сведения
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения данных и информации. Система управления базой данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.
Объекты MSAccess
Таблица - основной объект любой базы данных; в них хранятся все данные, имеющиеся в базе данных; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства)
Запросы – объект, служащий для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
Формы – объект, служащий для отображения и ввода данных с помощью специальных средств оформления.
Отчеты – объект, предназначенный только для вывода данных на печатающее устройство.
Страницы – специальный объект базы данных, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.
Макросы и модули – эти категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, а также для создания новых функций путем программирования на языке VisualBasic.
Перед созданием реляционной базы данных Access пользователь должен спланировать очень подробно, из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные автоматизируемой предметной области нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы.
Пусть необходимо построить базу данных, содержащую информацию об учебном процессе текущего семестра:
· Списки студентов групп;
· Перечень изучаемых предметов;
· Преподавательский состав кафедр, обеспечивающих учебный процесс;
· Сведения о лекционных и практических занятиях в каждой из групп;
· Результаты сдачи экзаменов (зачетов) по каждому из проведенных занятий.
После запуска MicrosoftAccess одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных.
Это окно появляется, если в окне Сервис|Параметры|Вид|Отображать установлен флажок Окно запуска.
Упражнение 1
Алгоритм создания файла для новой базы данных:
1. В диалоговом окне выберите переключатель Новая база данных - Создать
5. Сохранить какновое имя базы данных ДЕКАНАТ.
Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию - база данных MicrosoftAccess- (*.mdb).
Создание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.
1 Этап: Создание структуры таблицы
Access предоставляет несколько способов создания таблицы:
· Режим таблицы - создание таблицы в Режиме таблицы;
· Конструктор - создание таблицы с помощью Конструкторатаблиц;
· Мастер таблиц - создание таблицы с помощью Мастера таблиц;
· Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;
· Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных.
Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет Конструктортаблиц, с помощью которого можно в диалоговом режиме определить структуру таблицы и установить параметры всех ее элементов.
Начните создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме Конструкторатаблиц.
1. В окне Новая таблица выберите строку Конструктор.
В окне Конструкторатаблиц надо ввести имена полей таблицы и выбрать их типы, на вкладке Общие надо изменить их характеристики (свойства) в соответствии с нижеследующей таблицей.
| Имя поля | Тип данных | Ключевое поле | Размер, байт | Число десятичных знаков | Подпись | Условие на значение | Индексир.поле | Обязательное поле |
| Сообщение об ошибке | ||||||||
| НГ | текстовый | Да (см. стр.3) | 3 | Ном группы | Да(Сов. не доп) | Да | ||
| кол | числовой | байт | Кол. ст. в группе | >=0 AND <=35 | нет | нет | ||
| Кол.студентов больше допуст. | ||||||||
| пбалл | числовой | с плавающей точкой (4 байт) | 2 | Прох.балл | >2 AND <5 OR 0_______________Ошибка в оценке | нет | нет | |
| Формат: Фиксиров |
2. Если структура таблицы была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры:
· Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов или выберите команду Файл|Сохранить
· В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы (может состоять из 64 символов, кроме точки, восклицательного знака, квадратных скобок, кавычек и пробела в начале, надстрочного символа) ГРУППА
· Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического создания счетчика ключа нажмите Да. В нашем примере поле НГ является ключевым.
· Закройте таблицу
Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению базы данных осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или отметьте таблицу и нажмите кнопку Открыть.
Введите записи в таблицы в соответствии с их полями.
| ном.группы | кол.ст. в группе | проходной балл |
| 101 | 30 | 4,50 |
| 102 | 32 | 4,50 |
| 103 | 29 | 4,80 |
| 104 | 25 | 4,40 |
| 105 | 24 | 4,20 |
| 201 | 25 | 3,90 |
| 202 | 24 | 4,00 |
| 203 | 23 | 3,90 |
| 204 | 24 | 4,70 |
| 205 | 24 | 4,20 |
Установка первичного ключа
Для определения первичного ключа выделите поле НГ и нажмите на панели конструктора таблиц кнопку с изображением ключа или выберите команду Ключевое поле из меню Правка. В MicrosoftAccess можно выделить три типа ключевых полей:
счетчик, простой ключ и составной ключ.
Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа. При положительном ответе Access создаст ключевое поле типа счетчикс именем Код, в которое для каждого блока данных будет вводиться уникальный номер.
Простойключ определяется полем, содержащим уникальное значение.
Ключевое поле не позволит вводить в таблицу повторяющиеся или пустые значения, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Ключевое поле помогает MicrosoftAccess наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, создают составнойключ, состоящий из нескольких полей. Такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».
В нашем примере при определении структуры таблицы СТУДЕНТ в Режиме конструктора выделите поля НГ и НС , щелкая кнопкой мыши на области маркировки поля при нажатой кнопке Ctrl . Затем нажмите кнопку панели инструментов Ключевое поле.
В MicrosoftAccessизменения сохраняются автоматически при следующих действиях:
· Переход к следующей записи
· Закрытие режима таблицы или формы
Для добавления данных в новую запись:
1. Перейдите на пустое поле новой записи
2. Введите новую группу с количеством студентов и проходным баллом, нажимая TabилиEnter для перехода к следующему полю
Для удаления записей:
1. Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль требуемых записей.
2. Нажмите Del или выберите команду Правка|Удалить записи
Примечание:
Нельзя удалить данные из блокированного поля, вычисляемого поля или поля типа счетчик.
· Введите в ключевое поле НГ значение, которое уже было использовано в одной из предыдущих записей, и убедитесь, что нельзя ввести запись с повторяющимся значением ключа. Отмените ввод неверных значений в поля нажатием Esc или командой Правка| Восстановить текущее поле или запись.
· Убедитесь, что ключевое поле нельзя оставить пустым
· Введите в поле КОЛ значение, не соответствующее заданным условиям на значение (например, 40). Access выдаст сообщение, заданное в свойстве Сообщение об ошибке.
Создание других таблиц для этой базы данных - аналогичное. Поэтому чтобы сэкономить время, можете остальные таблицы импортировать из файла Исходные таблицы, который находится в папке Мои документы. Содержимое этих таблиц - в Приложениях.
Алгоритм импортирования таблиц из другой базы данных
1. Файл|Внешние данные|Импорт
2. В окне Импорт найдите папку Мои документы и в ней отметьте файл Исходныетаблицы
3. Нажмите Импорт, в открывшемся окне Импорт объектов нажмите Выделить все|Ok.
Все отмеченные таблицы скопируются в вашу базу данных. Внимательно ознакомьтесь со структурой и содержанием импортированных таблиц.