Названия столбцов (колонок) появляются в верхней части главного окна Access. Колонки называются полями. Каждое поле содержит определенную информацию. Строки называются записями. Каждая запись имеет одинаковые поля, которые имеют одинаковый размер в каждой записи.
Запросы
После ввода данных в БД вам может понадобиться найти какую-то их часть. Это можно сделать несколькими способами, но лучшим способом является использование простого запроса для поиска необходимой записи. Запрос - это вопрос к БД.
После формулировки запроса сообщите Access, какое поле вы хотели бы просмотреть и что хотели бы в нем найти. Затем просто щелкните на соответствующей кнопке, и Access тут же выведет на экран необходимую запись.
Формы
Другим видом представления таблицы является так называемая форма. Формы - еще одно важное средство Access. При проектировании формы учитывают, что ею будет пользоваться человек, который ничего не знает ни о данных, ни о БД вообще. Используя Access, можно включить в форму любые текстовые комментарии, которые объясняют, какие данные и в какие поля вводить.
Отчеты
С помощью Access можно формировать отчеты для распечатки ваших данных в различных видах.
2.3 Планирование БД
После того, как стало известно, какие средства может предложить Access, необходимо спроектировать БД в соответствии с тематикой данного КПР.
Таким образом, нам необходимы следующие базы данных:
1. Классы. Поля данной БД: Код класса,
Название класса,
Описание класса.
2. Атрибуты. Поля данной БД: Код атрибута,
Название атрибута,
Описание атрибута.
3. Атрибуты класса. Поля данной БД: Код класса,
Код атрибута,
Значение атрибута.
4. Род-вид. Поля данной БД: Код класса,
Код подкласса.
5. Структура. Поля данной БД: Код класса,
Код компоненты.
6. Связи классов. Поля данной БД: Код связи,
Код класса,
Роль класса (причина, следствие).
7. Типы связей. Поля данной БД: Код типа связей,
Название типа связей,
Описание типа связей.
8. Коды связей. Поля данной БД: Код типа связи,
Код связи.
Предложенные базы данных после их создания необходимо связать, тем самым обеспечив иерархическую структуру. Ниже будет описано, как это сделать.
Создание БД
После загрузки Access активизируйте меню ФАЙЛ в левой верхней части Access и в появившемся меню щелчком выберите директиву New Database (Создать). Для создания первой БД в поле FileName введите имя файла, в котором будет храниться первая БД, например, "Klasses" и щелкните на командной кнопке ОК в правой верхней части появившегося окна. Access создаст для вас новую БД. Обратите внимание, что в левой части окна БД Klasses имеется ряд так называемых корешков, каждому из которых соответствует определенный объект Access: таблицы (Table), запросы (Query), формы (Forms), отчеты (Report), а также макрос (Macro), модуль (Module). Как использовать их, описано ниже. Необходимо создать БД для каждого из 8 пунктов, описанных выше, в разделе Планирование БД. То есть указанные действия выполняются восемь раз для наших БД. Предлагаем использовать следующие имена для этих баз:
1. Klasses (ее создание описано в данном разделе)
2. Atribute - атрибуты
3. Atr_klass - атрибуты класса
4. Rod_vid - род-вид
5. Structur - структура
6. Sv_klass - связи классов
7. Type_sv - типы связей
8. Code_sv - коды связей
Необходимость описания БД именно этими именами связана с тем, что в данной пояснительной записке используются именно эти имена при описании методики проведения практической работы.
2.4 Создание таблиц для ваших данных
Планирование структуры таблицы
Речь идет о перечне полей, из которых она состоит. При создании таблицы на первом этапе необходимо определить, какие поля вам нужны, какого они должны быть типа и размера.
Поле - структурный элемент таблицы, содержащий сведения о ком-то или о чем-то в БД.
Для БД Klasses необходимы поля, указанные выше, в разделе "Планирование БД". Рассмотрим пример создания структуры таблицы для БД Klasses.
Необходимые поля для данной таблицы, это:
Код класса,
Название класса,
Описание класса.
Создание таблицы
После определения необходимых полей, приступим к созданию собственно таблицы в Access.
1. Определить, какие поля необходимы (см. выше)
2. Открыть окно конструктора таблиц. Каждое поле таблицы - это одна строка верхней части этого окна. В упрощенном варианте достаточно использовать только верхнюю часть окна.
3. В верхнюю часть окна конструктора таблицы ввести имя каждого поля, при необходимости можно использовать и нижнюю часть окна для задания длины поля, его формата и т.д.
4. При желании можно создать поле, которое будет выступать в качестве уникального идентификатора каждой записи. Это так называемый ключ таблицы, а соответствующее ему поле называется ключевым.
5. Сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц.
Загрузка БД
Чтобы загрузить БД, созданные в разделе "Создание БД", необходимо:
1. Загрузить Access.
2. В Access активизировать меню ФАЙЛ. Перед вами откроется список имен файлов. Выберите нужный и щелкните на нем (klasses.mbd).
Функции кнопок
Окно БД имеет две группы кнопок.
- Слева в окне расположены кнопки режима (корешки) с именами различных структурных объектов БД - таблицы (Table), запросы (Query), формы (Forms), отчеты (Report). Каждый раз щелчком можно выбрать только один корешок из этого ряда.
- В верхней части окна расположены командные кнопки New (Создать), Open (Открыть), Design (Конструктор). Щелкнув на кнопке New, вы сообщаете Access, сто хотите создать новую таблицу. (Кнопка Table должна быть при этом нажата, о чем сигнализирует более яркая надпись).
Щелкнув на кнопке New, - на экране появится диалоговое окно. Оно содержит кнопки для выполнения различных функций. В рассматриваемом примере следует щелкнуть на кнопке New Table (Новая таблица). Щелкнув на этой кнопке, активизируется режим TABLE-DESIGN (Режим конструктора таблиц).
Формирование полей таблицы
Каждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных, которые будут в него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые комментарии, в которых указано назначение данного поля. В отличие от имени БД, которое не может содержать более 8 символов, имя поле может иметь до 64 символов.
Окно конструктора таблиц делится на две основные части. В верхней части вы можете указать имя. тип и описание каждого поля. В нижней части окна указываются различные параметры каждого поля. Для того, чтобы определить первое поле, введите с клавиатуры в первом столбце первой строки слово "Код класса" и нажмите Tab. Access создаст поле "Код класса". После нажатия клавиши табуляции "оживает" второй столбец Data Type (Тип данных) первой строки. В ней появляется слово Text (Текстовый), справа от которого будет находится маленькая кнопка - манипулятор. Созданное поле должно быть счетчиком порядковых номеров записей. В окне-списке типов данных щелкните на слове "Counter" (Счетчик).
После этого нажмите Tab еще раз. Курсор переместится в столбец описания поля. Наберите на клавиатуре описание поля: Код класса.
Выбор ключа таблиц
Последнее, что осталось сделать с полем "Код класса", - это дать ему статус ключа таблицы. Поле с таким статусом помогает Access упорядочивать данные в таблице, быстрее их находить и связывать таблицу с другими таблицами.
1. Убедитесь, что курсор мыши находится в одной строке с названием "Код класса".
2. Щелкните на маленькой кнопке, обозначенной ключом и расположенной в центре экрана на панели инструментов конструктора таблиц.
Выбор правильного типа данных
В Access можно выбрать один из следующих типов данных:
TEXT (Текстовый). Используется для текстовой информации.
MEMO (Комментарии). Используется для хранения произвольного текста. До 32 000 символов.
NUMBER (Числовой). Используется для математических операций.
CURRENCY (Валютный). Для операций с валютой.
DATE/TIME (Дата/Время). Информация для хранения даты и времени.
COUNTER (Счетчик). Порядковый номер.
YES/NO. (Логическое).
OLE object (Поле объекта OLE). рисунки, графики и таблицы в формате Windows.
Оформление оставшихся полей
Снова нажмите клавишу Tab. Курсор переместится в первый столбец следующей строки. Access готов к вводу информации о следующем поле. Специфицируйте остальные поля вашей БД следующим образом:
| Имя поля | Тип данных | Размер | Описание |
| Название класса | текстовый | 15 | название класса |
| Описание класса | текстовый | 15 | описание класса |
Сохранение описания таблицы
После того, как вы оформили поля, осталось сделать только одну, но очень важную процедуру - сохранить их.
Для этого щелкните на элементе File в строке меню и выберите директиву Save. Появится диалоговое окно Save As (Сохранение).
Access предложит свой вариант - Table1 (Таблица1). Мы советуем для удобства дальнейшего использования изменить имя на "Классы".
Необходимо отметить, что создать таблицу можно еще одним способом, - используя мастер по разработке таблиц. Здесь не приводится описание работы этого мастера, так как при его использовании не должно возникать трудностей, потому что он работает в пошагово-диалоговом режиме.
Таким образом, мы создали первую таблицу. Но необходимо то же самое проделать с остальными. Ниже приводим рекомендации по спецификации остальных таблиц для оставшихся БД.
- БД Atribute
| Имя поля | Тип данных | Размер | Описание |
| Код атрибута | Counter | по умолчанию | Код атрибута |
| Название атрибута | текстовый | 15 | Название атрибута |
| Описание атрибута | текстовый | 15 | Описание атрибута |
- БД Atr_klass