Составление плана потоков денежных средств – один из самых важных и сложных шагов в планировании. Основой для его составления служат составленные (ранее изложенные) планы и в первую очередь прогноз объема продаж. Поступление средств от основной деятельности рассчитывается с учетом изменений в дебиторской задолженности, расходы (оттоки денежных средств) – с учетом изменений в кредиторской задолженности.
Прогноз отчета о движении денежных средств рассчитывается отдельно по видам деятельности (основной, инвестиционной, финансовой). В расчетах может использоваться как прямой метод, так и косвенный метод. Обычно план потока денежных средств составляется на год или полгода вперед с разбивкой по месяцам. В реальной практике нередки случаи определения понедельных (на неделю вперед) бюджетов потока денежных средств.
Анализ и контроль выполнения планов. Контроль – продолжение планирования, сопровождающее процесс реализации планов. Контроль в экономическом смысле – это наблюдение и управление, но поскольку эффективное управление и наблюдение невозможны без постановки целей и планирования мероприятий по реализации этих целей, то контроль содержит комплекс задач по планированию, регулированию и наблюдению. Задачи контроля состоят в том, чтобы путем подготовки и предоставления необходимой управленческой информации ориентировать руководство на принятие решений и необходимых действий.
Контроль – это инструмент для руководства предприятием, охватывающий всю деятельность и обеспечивающий достижение цели, намеченной перспективными планами. Контроль предполагает достаточную, оперативную и надежную информацию об исполнении бюджета предприятия в части как доходов, так и расходов, анализ выявленных отклонений от запланированных показателей.
Контроль за исполнения плана предприятия осуществляется посредством сопоставления плановых показателей с фактическими на протяжении всего финансового года и после его завершения. Критерием оценки достигнутых значений показателей являются данные принятого бюджета. Для выявления отклонений фактических показателей от запланированных в бюджете на предприятии осуществляется оперативный и периодический контроль финансово-хозяйственной деятельности.
Оперативный контроль достигается посредством запроса необходимой информации от подразделений предприятия и направлен на скорейшее выявление изменений жизненно важных показателей деятельности предприятия (объем реализации, прибыль).
Оперативный контроль осуществляется на основе ежемесячных планов доходов и расходов, которые разрабатываются на основе утвержденного бюджета предприятия на год с конкретизацией основных статей.
В ежемесячном плане доходов и расходов уточняются как доходная, так и расходная части исходя из информации, поступившей от подразделений предприятия на последнее число, и устанавливается баланс этих частей. Методика его формирования аналогична методике формирования плана. Ежемесячный план разрабатывается за 1 – 2 дня до начала планируемого месяца и утверждается директором предприятия. Утверждение плана доходов и расходов – основание для осуществления платежей и обязательств для всех служб предприятия. Ежедневный контроль за исполнением плана доходов – расходов ведется по данным финансовой службы, представленным в информационном массиве, посредством которого оперативно доводятся сведения до руководителей предприятия о фактическом финансовом состоянии на текущую дату.
В течение месяца отслеживается выполнение плановых заданий (лимитов) по статьям доходов и расходов с расчетом отклонений. При невыполнении доходной части плана особое внимание уделяется очередности расходов: своевременному внесению платежей в план, во внебюджетные фонды, погашению банковских ссуд и процентов по ним, оплате энергоносителей, выплате заработной платы.
Для эффективного управления ежеквартально составляется прогноз выполнения плана малого предприятия, чтобы информировать руководство в течение финансового года о том, какое воздействие на ключевые показатели оказывают последние события, не предусмотренные планом.
При необходимости руководство предприятия принимает решение о корректировке годового плана предприятия по статьям в соответствии с создавшейся ситуацией.
Руководители малого предприятия при оценке результатов и совершенствовании процесса производства используют анализ отклонений фактических результатов (издержек) от нормативных. Контроль и корректировка исполнения планов могут осуществляются с использованием методики многоуровневого анализа отклонений.
Моделирование системы выполнено с помощью CASE-средства BPWin. Данный инструментарий позволяет в удобочитаемом виде представить процесс функционирования планирования (см. прил. 1), а также реализации этих функций в автоматизированном виде (см. прил. 2).
Состав функциональных объектов характеризуют информационную мощность системы – определяют, какими понятиями можно оперировать при выполнении работ по планированию. Существует ряд функциональных требований, которые должны быть отражены в процессе планирования, исполнения и анализа контрольных показателей финансовой деятельности малого предприятия. Организация планирования в пошаговом режиме выглядит следующим образом:
1. Сообщение о начале планирования.
2. Центрами финансовой ответственности формируются предварительные контрольные показатели деятельности малого предприятия.
3. Внесение предварительных показателей в соответствующий проект планов.
4. Согласование и утверждение проектов планов руководителями малого предприятия.
5. На основе утвержденных проектов формирование планов, с полным расчетом нормативных показателей.
6. Контроль согласованности плановых статей.
7. Предоставление планов на исполнение сотрудникам согласно функциональной принадлежности.
8. Реализация корректировок (при необходимости) контрольных показателей планов в течении планового периода. Повторное рассмотрение и утверждение откорректированных показателей.
9. Осуществление контроля выполнения плановых контрольных показателей.
10. Формирование отчетных форм выполнения планов по видам деятельности.
11. Анализ финансово-экономических показателей, сравнение нормативных и фактически полученных данных.
В центре всех перечисленных этапов находится финансовый план, который является неотъемлемой частью бизнес планирования предприятия. Он призван обобщить материалы, изложенные в описательной части планирования для того чтобы представить их в стоимостном выражении. В данном случае необходимо подготовить сразу несколько стандартных для мировой практики документов:
· Прогноз объема реализации.
· Производственный план.
· План доходов и расходов (сметы прямых затрат на материалы, на оплату труда, общезаводских накладных расходов, торговых и административных расходов).
· Баланс денежных поступлений и выплат.
· План по источникам и использованию средств.
· Сводный балансовый план активов и пассивов предприятия.
· Анализ безубыточности.
· Стратегия финансирования.
Финансовые ресурсы малого предприятия - это часть денежных средств в форме доходов и внешних поступлений, предназначенных для выполнения финансовых обязательств и осуществления затрат по обеспечению расширенного воспроизводства.
Вся информация о документообороте предприятия представлена в виде набора диаграмм стандарта IDEF0. Системе соответствует набор диаграмм, которые иллюстрируют процессы, протекающие на малом предприятии, взаимосвязь отдельных структурных элементов.
При разработке модели методики финансового планирования, входящего в состав предприятия использовалась информация, систематизированная в пункте 3.1. Таким образом, функциональная структура, полученная в результате анализа, содержит представление, на основе собранной информации, о процессах, протекающих на малом предприятии, и может не содержать глубоко детализованной и корректной информации в связи с продолжающимися изменениями в структуре.
Рассмотрим модель методологии финансового планирования. Диаграммы связаны иерархически, т.е. например, диаграмма, показывающая взаимодействие функций управления и организации планирования, может быть детализирована на несколько подчиненных диаграмм, на которых отражается процессы входящие в реализацию этих функций. Диаграмма функции, в свою очередь, может быть декомпозирована до уровня отдельных элементарных операций.
Диаграммы пронумерованы последовательно: самый верхний уровень (контекстная диаграмма) обозначается А0. Следующий уровень декомпозиции А1 – Аn, где n – число функций или блоков. При детализации функции на составные части диаграмма получает свой номер, получаемый из номера родительской плюс порядковый номер на текущем уровне, например, А2.3, что означает - третий блок во второй диаграмме. Таким образом, получается набор взаимосвязанных диаграмм, отражающий все процессы, происходящие в отделе (см. прил. 1).
Для полного отражения этих процессов диаграммы построены для всех уровней организации: планирование, контроль, анализ. Отдельные структурные элементы отображены на диаграммах в виде прямоугольников, которые характеризуют выполняемые ими функции и связаны между собой стрелками, отражающими информационные связи между ними.