Таким образом, институт нотариата - уникальный институт, частные представители которого, выполняя публично-правовые функции в интересах граждан, юридических лиц и государства и действуя от имени государства, сохраняя известную свободу и самостоятельность, являются должностными лицами.
Правовую основу деятельности нотариата составляют Конституция Республики Беларусь, Закон Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности» и другие акты законодательства, а также международные договоры Республики Беларусь.
Основной задачей нотариата в Республике Беларусь является обеспечение защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц, государственных интересов путем совершения нотариальных действий от имени Республики Беларусь.
Нотариат (лат. «nota» - знак) - это система государственных органов и должностных лиц, назначение которых состоит в удостоверении сделок и иных бесспорных фактов, имеющих юридическое значение. Виды нотариальных действий, составляющих содержание нотариальной деятельности, устанавливаются законодательством.
В систему нотариата входят:
1. Государственные нотариусы. Для совершения нотариальных действий в районах, городах, районах в городах Министерством юстиции образуются государственные нотариальные конторы и их филиалы. Одна из государственных нотариальных контор в столице и областных центрах учреждается в качестве первой государственной нотариальной конторы для совершения наиболее сложных нотариальных действий и осуществления методического руководства государственными нотариальными конторами соответствующей административно-территориальной единицы. Организация и деятельность государственных нотариальных контор регулируется Положением о государственной нотариальной конторе и Положением о первой государственной нотариальной конторе (утв. приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 декабря 2000г. № 338). Нотариальные действия в государственных нотариальных конторах совершают заведующие, заместители заведующих, старшие государственные нотариусы, государственные нотариусы. На должности государственных нотариусов назначаются граждане Республики Беларусь, имеющие высшее юридическое образование. Для определения уровня профессиональной подготовки лиц, желающих занять должности государственных нотариусов, в Республике Беларусь создана Квалификационная комиссия по вопросам нотариальной деятельности (действует на основании Положения о квалификационной комиссии по вопросам нотариальной деятельности, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 октября 2003 г. № 28). По результатам сдачи квалификационного экзамена лицом, желающим заниматься нотариальной деятельностью, Комиссия принимает решение о допуске его к нотариальной деятельности, на основании которого Министерство юстиции выдает такому лицу свидетельство на право занятия нотариальной деятельностью.
Сдаче квалификационного экзамена предшествует прохождение стажировки сроком до одного года. Прохождение стажировки (сроком до 6 месяцев) и сдача квалификационного экзамена обязательны также в случае 3-летнего перерыва в работе в качестве нотариуса (ст. 26 Закона о нотариате). Управление государственной нотариальной конторой осуществляется заведующим, который наряду с решением вопросов организации работы возглавляемого им учреждения вправе совершать все нотариальные действия в качестве государственного нотариуса.
2. Уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов. В населенных пунктах, где нет государственных нотариальных контор и нотариальных бюро, нотариальные действия совершают должностные лица, на которых решением местного исполнительного и распорядительного органа возложено выполнение нотариальных функций. Это может быть руководитель, его заместитель, секретарь или иной член исполнительного и распорядительного органа (ст. 11 Закона о нотариате).
3. Должностные лица дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь. По общему правилу совершение нотариальных действий за границей возложено на консульские учреждения Республики Беларусь. Перечень консульских должностных лиц, совершающих нотариальные действия, установлен Консульским уставом Республики Беларусь (утв. Указом Президента Республики Беларусь от 19 февраля 1996 г.1). В соответствии с п. 1.3 указанного нормативного акта к ним относятся руководитель консульского учреждения, генеральный консул, консул, вице-консул, консульские агенты.
В соответствии со ст. 5 Закона о нотариате нотариальная деятельность в Республике Беларусь основывается на принципах законности, беспристрастности, независимости, тайны нотариального действия. Представляется необходимым к числу принципов нотариальной деятельности отнести также принципы содействия гражданам ц юридическим лицам в защите своих прав и интересов ц государственного языка нотариального делопроизводства. Исходя из общеправового принципа законности, который закреплен в ст. 7 Конституции Республики Беларусь и применительно к нотариату конкретизируется в Законе о нотариате, нотариусы и уполномоченные должностные лица при осуществлении нотариальной деятельности руководствуются Конституцией Республики Беларусь и принятыми в соответствии с ней актами законодательства.
К основным нормативным актам, определяющим правила совершения нотариальных действий, относятся Конституция Республики Беларусь, Закон о нотариате, Консульский устав, инструкции Министерства юстиции. При удостоверении сделок нотариусы и уполномоченные должностные лица руководствуются нормами гражданского законодательства. Действия по обеспечению доказательств, необходимых для ведения дел за рубежом, совершаются по правилам, установленным Гражданским процессуальным и Хозяйственным процессуальным кодексами Республики Беларусь, а также иными актами законодательства. Нотариусы и уполномоченные должностные лица не удостоверяют сделки, противоречащие закону, не принимают для совершения нотариального действия документы, не соответствующие требованиям законодательства. В случаях, предусмотренных актами законодательства, нотариусы и уполномоченные должностные лица обязаны отказать в совершении нотариального действия. Законность совершенных нотариальных действии или отказа в их совершении проверяется по жалобам заинтересованных лиц в судебном порядке. С принципом законности тесно связаны принципы беспристрастности и независимости лица, совершающего нотариальные действия.
Нотариальная деятельность осуществляется на равных условиях для всех лиц независимо от пола, расы, национальности, имущественного и должностного положения, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям (п. 1 ст. 7 Закона о нотариате). Для обеспечения принципа беспристрастности нотариальной деятельности законодательство о нотариате предусматривает правило о том, что нотариусы и уполномоченные должностные лица не вправе совершать нотариальные действия, результаты которых представляют для них имущественный или иной личный интерес, а также нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своих супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков, деда, бабки, родных братьев и сестер). Кроме того, государственным нотариусам, лицам, занимающимся частной нотариальной деятельностью, и должностным лицам местных исполнительных и распорядительных органов запрещено совершать нотариальные действия на имя и от имени работников своих соответственно государственной нотариальной конторы, нотариального бюро, местного исполнительного и распорядительного органа. Должностные лица исполнительных и распорядительных органов не вправе совершать нотариальные действия также на имя и от имени данного исполнительного и распорядительного органа (п. 2 ст. 7 Закона о нотариате).
В указанных случаях нотариальные действия совершаются нотариусом любой другой государственной нотариальной конторы, частным нотариусом, работающим в составе любого другого нотариального бюро, или уполномоченным должностным лицом другого местного исполнительного и распорядительного органа, а если в соответствии с актами законодательства нотариальные действия должны быть совершены определенным нотариусом, уполномоченным должностным лицом - в месте, определяемом управлением юстиции соответствующего областного (Минского городского) исполнительного комитета.
В силу принципа беспристрастности нотариальной деятельности запрещено оказание нотариусом при заключении договоров посреднических услуг (ст. 39 Закона о нотариате), а также занятие иной деятельностью, в отношении которой для государственных служащих предусмотрены ограничения. В соответствии с принципом независимости нотариальной деятельности (ст. 8 Закона о нотариате) нотариусы и уполномоченные должностные лица при совершении нотариальных действий подчиняются только требованиям законодательства. Противоправное воздействие на нотариусов, уполномоченных должностных лиц при исполнении ими возложенных на них обязанностей не допускается. Исходя из задач нотариата, нотариусы и уполномоченные должностные лица обязаны оказывать гражданам и юридическим лицам, обратившимся за совершением нотариального действия, содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов. Данный принцип закреплен в п. 2 ст. 40 Закона о нотариате. В ходе совершения нотариальных действий нотариусы и уполномоченные должностные лица обязаны разъяснять заявителям их права и обязанности, а также предупреждать их о последствиях совершаемого нотариального действия с тем, чтобы юридическая неосведомленность не привела к нарушению их прав и не могла быть использована им во вред.
По просьбе заинтересованных лиц нотариусы и уполномоченные должностные лица вправе со взиманием платы согласно установленным тарифам давать правовые консультации по совершению нотариальных действий, составлять проекты сделок, заявлений, изготавливать копии документов, выписки из них, оказывать другие правовые и технические услуги.