АИС почтовое отделение (стр. 5 из 8)

Запрос представляет собой формализованное требование на отбор данных из таблиц или на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета. В Access можно создавать и выполнять следующие основные типы запросов: выборка, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Описание запроса можно выполнить с помощью бланка QBE или инструкции языка SQL.

Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях. На формах можно разместить различные элементы, такие как: поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки, выключатели, переключатели, флажки, рисунки, надписи, подчиненные формы и т.д. За кнопками обычно закрепляют вызов функций. Функции обработки информации во время работы с БД задаются с помощью макросов или программ на языке VBA.

Отчет представляет собой объект базы данных, предназначенный для отображения содержащейся в базе данных информации. Он позволяет осуществлять необходимую группировку данных, отображать расчетные и итоговые данные. Отчет можно просмотреть на экране или распечатать через принтер на бумагу.

Макрос представляет последовательность команд встроенного в Access языка VBA, задающих автоматическое выполнение некоторых операций.

Модуль представляет совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохраненную под общим именем. В Access используются модули трех типов: формы, отчета и стандартный. Модули форм и отчетов содержат программы, являющиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего их модуля, распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей той же или другой базы данных Access.

3.2.Формирование исходных данных

Суть любой базы данных заключается в том, что она должна хранить данные, адекватно отражающие соответствующее состояние предметной области. Поэтому реальная база данных для почтовых работников должна содержать фактические данные, соответствующие данной предметной области. Но моя база данных является учебной, и поэтому данные, хранящиеся в ней, будут условными.

Тем не менее, исходные данные этой базы данных должны соответствовать требованиям, которые были выявлены при анализе предметной области, т.е. данные будут заполняться согласно запросам, формам и отчетам, которые могут быть необходимы пользователям этой базы данных. Кроме того, исходные данные должны проверить соответствие спроектированной базы данных данной предметной области, а также оценить правильность формирования отношений, выявление первичных ключей и связей между отношениями.

Исходные данные, необходимые для данной предметной области, можно просмотреть в Приложении 3.

3.3.Составление бизнес – плана

Бизнес-план - это комплект документов, позволяющий оценить эффективность и надежность вложения средств для превращения бизнес-идеи в реальное дело, приносящее прибыль.

Содержащуюся в бизнес-плане информацию можно условно разделить на информацию описательного характера и информацию, полученную в результате финансовых расчетов моделируемой ситуации.

Расчетная информация может быть получена и систематизирована с помощью программной системы ProjectExpert.

ProjectExpert - автоматизированная система планирования и анализа эффективности инвестиционных проектов на базе имитационной модели денежных потоков. Используемый в данной системе сценарный подход (возможность построения модели и проигрыш вариантов ее развития) является наиболее эффективным в условиях неопределенности многих значимых для инвестиционного проекта факторов, например, таких как: инфляция, прогноз объема продаж, задержки платежей и т.п. Модель проекта с максимальной достоверностью имитирует реальную операционную деятельность предприятия в условиях, когда вводимые исходные данные и варьируемые параметры описывают суть принимаемых тех или иных управленческих решений. В результате расчетов оцениваются последствия принимаемых решений в виде общепринятых финансовых показателей.

Отчёт о прибылях и убытках позволяет определить из каких составляющих складывается прибыль предприятия.

Таблица Кэш-фло

Эффективность инвестиций

3.4. Разработка объектов базы данных

MSAccess предоставляет два способа создания базы данных: создание типовой БД с помощью мастера и создание пустой БД, которая не содержит данных, но хранит информацию о структуре. Первый способ обеспечивает быстрое создание БД и позволяет получить типовую базу данных с образцами информации в таблицах. Он применим в случаях, когда пользователю подходит одна из десяти предлагаемых СУБД Access типовых баз данных. Второй способ отличается большей гибкостью и одновременно большей трудоемкостью, поскольку требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Независимо от способа создания базу данных можно в любое время изменить и расширить.

При создании базы данных «Почтовые отделения» я буду пользоваться вторым способом создания БД. Для создания новой базы данных с помощью СУБД MSAccess необходимо: открыть ее с помощью щелчка по соответствующей пиктограмме.

Далее необходимо создать файл новой БД, и для этого нужно выполнить следующие действия:

1. В открывшемся рабочем окне MicrosoftAccess появится диалоговое окно, в котором будут следующие варианты: Создать новую БД, Создать БД с помощью мастера или Открыть БД. Из них необходимо выбрать Создать новую БД и нажать кнопку ОК.

2. Появится диалоговое окно создания новой БД. В нем необходимо определить имя нового файла и указать его местоположение. По умолчанию Access присвоит создаваемой базе данных имя db1 и предложит сохранить ее в папке Мои документы. Так как я создаю базу данных, спроектированную во второй главе курсовой работы, то логично назвать ее «Почтовые отделения». После ввода имени в поле Имя файла необходимо щелкнуть на кнопке Создать.

3. Открывается диалоговое окно созданной базы данных, в котором предлагается выбрать элемент БД и способ его создания.

В открывшемся окне открыта закладка Таблицы, для создания новой таблицы необходимо нажать кнопку Создать. В открывшемся окне «Новая таблица» предлагаются следующие режимы создания новой таблицы: Режим таблицы, Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Связь с таблицами. Для создания моей базы данных я буду использовать режим Конструктор, поэтому выбираю в этом окне Конструктор и нажимаю на кнопку OK.

Открывшееся окно содержит три раздела:

– Имя поля – обязательный раздел;

– Тип данных – условно-обязательный раздел;

– Описание – необязательный раздел.

В разделе Имя поля нужно указать имена всех необходимых полей таблицы. Чтобы начать работу с разделом Тип данных, следует в нем в строке, соответствующей создаваемому полю, щелкнуть мышью. После появления кнопки со стрелкой вниз щелкнуть на ней и выбрать подходящий тип данных из появившегося списка. Для каждого поля можно дополнительно задать свойства полей в разделе Свойства полей, который делится на две вкладки Общие и Подстановка. Необходимо обозначить ключевые поля таблицы, это необходимо для идентификации каждой записи таблицы. Для этого необходимо выделить их и нажать на панели инструментов кнопку Ключ. После ввода всех необходимых параметров на панели инструментов необходимо выбрать в меню Файл пункт Сохранить, а далее в появившемся окне ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку OK.

СУБД MSAccess поддерживает следующие типы данных: текстовый; поле MEMO; числовой; дата/время; денежный; счетчик; логический; поле объекта OLE; гиперссылка; мастер подстановок.

СУБД MSAccess позволяет заполнить следующие свойства полей, которые определяют параметры ввода, отображения и хранения данных в таблицах:

– размер поля: используется только текстовым и числовым типами данных, для текстовых полей он может быть от 1 до 255 символов, а у числовых – целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой и другие;

– маска ввода: устанавливается формат, используемый при вводе данных;

– подпись: задает имя полей, которое будет использоваться для отображения в формах и отчетах;

– значение по умолчанию: определяет данные, автоматически добавляемые в новую запись;

– условие на значение: является логическим выражением, определяющим реакцию Access на ввод данных;

– обязательное поле: определяет необходимость ввода данных в поле;

– индексированное поле: указывает, нужно ли создавать индекс на поле.

Таким образом, создаем следующие таблицы, которые соответствуют отношениям, выявленным на этапе проектирования базы данных: Издание, Типография, Почтовое отделение, Тираж, Заказ. Структура этих таблиц приведена в приложении 2.

Для создания запроса необходимо переключиться в созданной БД на закладку Запросы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне «Новый запрос» можно выбрать один из следующих способов создания запроса: Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Для создания запросов к моей БД я буду использовать Конструктор, поэтому необходимо выбрать Конструктор и нажать кнопку OK. В результате откроется окно нового запроса и в нем диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором можно выбрать таблицы, которые будут нужны для формирования запросов, а также уже созданные запросы. Открывшееся окно Конструктора запросов разделено на две части: в верхней отображаются все выбранные для запроса таблицы со списками входящих в них полей и существующие межтабличные связи; в нижней находится бланк запроса, служащий для определения параметров запроса.