Далее необходимо выбрать тип запроса: Выборка, Перекрестный, Создание таблицы, Обновление, Добавление, Удаление. По умолчания будут создаваться запросы на выборку, которые я и буду использовать в своей базе данных.
Для формирования бланка запроса необходимо из верхней части окна перетаскивать в него необходимые поля таблиц. Бланк запроса содержит следующую информацию по каждому использующемуся полю: Поле, Имя таблицы, Сортировка, Групповая операция, Вывод на экран, Условие отбора. В строке Сортировка можно задать одну из следующих сортировок для каждого поля: по возрастанию или по убыванию. В строке Групповая операция можно выбрать одну из следующих операций: суммирование, выбрать минимальное или максимальное значение, посчитать их количество и другие. В строке Вывод на экран можно поставить или убрать отметку о выводе на экран, по умолчанию для всех полей она будет поставлена. В строке Условие отбора можно задать следующие типы условий: определенное значение, диапазон значений, можно использовать операторы сравнения, выбирать записи с нулевыми и ненулевыми значениями в данном поле и другие.
Для сохранения этого запроса необходимо выбрать в меню Файл пункт Сохранить, в открывшемся окне набрать имя нового запроса и нажать кнопку ОК. Таким образом, создаем следующие запросы.
Запрос «1 – адреса типографий, в которых печатаются газеты или журналы данного наименования» отображает информацию по следующим полям: Издание.name, Типография.adress. В этом запросе в поле Издание.name производится отбор записей, у которых значение в этом поле начинается с введенной цифры. А в поле Типография.adress производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать совокупный заказ всеми почтовыми отделениями данного издания, и сортировка записей по убыванию. Будет производиться сортировка записей по убыванию в этом же поле. Этот запрос создан для показа редакторам изданий определенного типа популярности изданий, основанной на объеме заказа почтовыми отделениями.
Запрос «2-1 - Информация об изданиях на типографии» отображает информацию по следующим полям: Тираж.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Тираж.zena_ekz_izd, Тираж.tirag_izd, Заказ.obem_zakaza. Для этого запроса производится отбор записей по номеру типографии, который будет введен для поля Типография.nom_tipograf. Этот запрос создан для показа работникам определенной типографии информации о печатаемых типографией изданиях, а также тираж и общий объем заказа издания почтовыми отделениями у типографии.
Запрос «2-2 - Заказы изданий почтовыми отделениями у типографии» отображает информацию по следующим полям: Издание.nazv_izd, Заказ.nom_pocht_otd, Заказ.obem_zakaza, а так же поле, в котором производится вычисление по следующему выражению для определения цены заказа с учетом цены доставки: Тираж.zena_ekz_izd * Заказ.obem_zakaza + Заказ.zena_dostav-ki_partii. Для этого запроса производится отбор записей по номеру типографии, который будет введен для поля Типография.nom_tipograf. Этот запрос создан для показа работникам определенной типографий информации о заказах почтовыми отделениями изданий.
Запрос «3-1 - Информация об изданиях на почтовом отделении» отображает информацию по следующим полям: Тираж.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Заказ.obem_zakaza. А в поле Заказ.obem_zakaza производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать совокупный заказ этим почтовым отделением определенного издания. Для этого запроса производится отбор записей по номеру почтового отделения, который будет введен для поля Почтовое_отделение.nom_pocht_otd. Этот запрос создан для показа работникам определенного почтового отделения информации о совокупных заказах изданий.
Запрос «3-2 - Заказы изданий почтовым отделением у типографий» отображает информацию по следующим полям: Издание.nazv_izd, Заказ.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Заказ.obem_zakaza, а так же поле, в котором производится вычисление по следующему выражению для определения цены заказа с учетом цены доставки: Тираж.zena_ekz_izd * Заказ.obem_zakaza + Заказ.zena_dostavki_partii. Для этого запроса производится отбор записей по номеру почтового отделения, который будет введен для поля Почтовое_отделение.nom_pocht_otd. Этот запрос создан для показа работникам определенного почтового отделения информации о заказах изданий у типографий.
Запрос «3-3 - Почтовое отделение с наибольшим общим числом изданий» отображает информацию по следующим полям: Почтовое_отделение.nom_-pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_nach_-pocht_otd, Заказ.obem_zakaza. А в поле Заказ.obem_zakaza производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать общее число изданий, заказанное почтовым отделением. Этот запрос создан для показа информации о почтовом отделении с наибольшим общим числом заказываемых изданий.
Запрос «4-1 - Список изданий» отображает информацию по следующим полям: Издание.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd. Этот запрос создан для показа информации об известных печатных изданиях.
Запрос «4-2 - Типографии где печатается издание» отображает информацию по следующим полям: Тираж.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Тираж.tirag_izd. Для этого запроса производится отбор записей по шифру издания, который будет введен для поля Тираж.shifr_izd. Этот запрос создан для показа типографий, где печатается определенное издание.
Запрос «4-3 - Почтовые отделения которые заказывают издание» отображает информацию по следующим полям: Заказ.nom_pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_nach_pocht_otd, Заказ.obem_zakaza. А в поле Заказ.obem_zakaza производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать совокупный заказ этим почтовым отделением определенного издания. Для этого запроса производится отбор записей по шифру издания, который будет введен для поля Заказ.shifr_izd. Этот запрос создан для показа почтовых отделений, которые заказывают определенное издание.
Все эти запросы приведены в Приложении 4.
Для создания форм необходимо переключиться в созданной БД на закладку Формы и нажать кнопку Создать. MSAccess позволяет создавать формы следующим способами: в режиме Автоформы, с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм. Кроме того, возможно построение разнообразных форм с помощью запросов и расширение возможностей форм на основе включения в них диаграмм, картографических данных и рисунков. Для создания форм к моей БД я буду использовать Мастер форм, и для этого необходимо в открывшемся окне «Новая форма» необходимо выбрать Мастер форм и нажать кнопку ОК.
Откроется первое окно мастера Создание формы. В нем есть список Таблицы и запросы, в котором отображены все таблицы и запросы, созданные в этой БД и которые можно использовать как источники данных, нажав на стрелку прокрутки и выбрав из списка. При этом в области Доступные поля будут отражаться поля выбранной таблицы или запроса. Необходимые поля можно перенести в область Выбранные поля с помощью специальных кнопок. После выбора необходимых полей перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В левой части открывшегося окна дается перечень используемых таблиц, одну из которых выбирают как основной источник данных. В правой же части окна находится область предварительного просмотра и можно выбрать вариант формы: Одиночная форма, Подчиненная форма или Связанная форма. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В правой части открывшегося окна находится область определения внешнего вида формы, в левой – область предварительного просмотра. Можно выбрать один из следующих видов форм: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный и другие. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В правой части открывшегося окна можно выбрать стиль формы, в левой части находится область предварительного просмотра. Можно выбрать один из следующих стилей формы: Стандартный, Официальный, Чертеж и другие. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
Откроется последнее окно Мастера формы, в котором можно изменить имя формы и подчиненной формы (если такая будет создана). В нем также предлагается сделать выбор дальнейших действий: Открыть форму для просмотра и ввода данных или Изменить макет формы. Можно также отметить пункт Вывести справку по работе с формой. После осуществления необходимых изменений нажимаем кнопку Готово. Если в качестве дальнейшего действия выбран вариант Изменить макет формы, то откроется конструктор созданной формы, в котором можно сделать необходимые изменения.
Таким образом, создаем следующие формы:
– «1-1 - Список изданий» с полями: Издание.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd; эта форма имеет «ленточный» вид;
– «2-1 - Список типографий» с полями: Типография.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf; эта форма имеет «ленточный» вид;
– «2-2 - Печать изданий типографиями» с полями: Типография.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Издание.-shifr_izd, Издание.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd, Тираж.tirag_izd, Тираж.zena_ekz_izd; эта форма имеет вид «в один столбец»;