– «3-1 - Список почтовых отделений» с полями: Почтовое_отделение.nom_-pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_-nach_pocht_otd; эта форма имеет «ленточный» вид;
– «3-2 - Заказ изданий почтовыми отделениями у типографий»: Почтовое_отделение.nom_pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_nach_pocht_otd, Типография.nom_tipograf, Типография.-adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Издание.shifr_izd, Изда-ние.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd, Заказ.obem_zakaza, Заказ.zena_dos-tavki_partii; эта форма имеет вид «в один столбец».
В приложении 5 приведен пример формы на основе формы «3-2 - Заказ изданий почтовыми отделениями у типографий».
Для создания отчета необходимо переключиться в созданной БД на закладку Отчеты и нажать кнопку Создать. MSAccess позволяет создавать отчеты следующими способами: с помощью Автоотчета, с помощью Мастера отчетов, с помощью Конструктора. Для создания отчетов к моей БД я буду использовать Мастер отчетов, и для этого в открывшемся окне «Новый отчет» необходимо выбрать Мастер отчетов и нажать кнопку OK.
Откроется первое окно мастера Создание отчета. В нем есть список Таблицы и запросы, в котором отображены все таблицы и запросы, созданные в этой БД и которые можно использовать как источники данных, нажав на стрелку прокрутки и выбрав из списка. При этом в области Доступные поля будут отражаться поля выбранной таблицы или запроса. Необходимые поля можно перенести в область Выбранные поля с помощью специальных кнопок. После выбора необходимых полей перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В левой части открывшегося окна дается перечень используемых таблиц, одну из которых выбирают как основной источник данных, а в правой – область предварительного просмотра. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В левой части открывшегося окна дается перечень всех отобранных полей и можно выбирать уровни группировки, выбирая поле, по которому будет проводиться группировка, и используя специальные кнопки. Изменять уровни группировки можно с помощью кнопок Уровень. В правой же части окна находится область предварительного просмотра, в котором показываются все изменения с группировками в новом отчете. После выполнения необходимых изменений перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В открывшемся окне можно задать сортировку записей по возрастанию или по убыванию, включающую до четырех полей, а также вычислить итоговые значения (сумма, среднее, наибольшее и наименьшее). Для выполнения вычислений итоговых значений следует нажать кнопку Итоги. Раскроется окно, в котором перечислены все поля таблиц и запросов, используемых в отчете с данными числового и денежного типов, а также перечень операций. Выбор операции осуществляется путем установки флажка в соответствующем окне строки с именем поля. Для продолжения работы с мастером необходимо нажать кнопку OK. После выполнения необходимых изменений перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В правой части открывшегося окна можно выбрать макет отчета и ориентацию страниц (книжная или альбомная). Предлагается сделать выбор одного из следующих макет отчета: ступенчатый, блок, структура 1, по левому краю 1 и другие. В левой части этого окна находится область предварительного просмотра, где отображаются все изменения с макетом отчета. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
В правой части открывшегося окна можно выбрать стиль создаваемого отчета, а в левой находится область предварительного просмотра, где отображаются все изменения со стилем отчета. Можно выбрать один из следующих стилей отчета: Деловой, Обычный, Строгий и другие. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.
Откроется последнее окно Мастера отчета, в котором можно изменить имя отчета. В нем также предлагается сделать дальнейший выбор: Просмотреть отчет или Изменить форму отчета. Можно также отметить пункт Вывести справку по работе с отчетом. После осуществления необходимых изменений нажимаем кнопку Готово. Если в качестве дальнейшего действия выбран вариант Изменить форму отчета, то откроется конструктор созданного отчета, в котором можно сделать необходимые изменения.
Таким образом, создаем следующие отчеты:
– «1-1 - Информация об изданиях» с полями: Издание.shifr_izd, Издание.-nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd, Типография.nom_tipograf, Типография.-adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Тираж.tirag_izd, Тираж.-zena_ekz_izd;
– «2-1 - Информация о типографиях» с полями: Типография.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Издание.shifr_-izd, Издание.nazv_izd, Тираж.tirag_izd, Тираж.zena_ekz_izd, Почтовое_отде-ление.nom_pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Заказ.obem_-zakaza, Заказ.zena_dostavki_partii;
– «3-1 - Информация о почтовых отделениях» с полями: Почтовое_отделе-ние.nom_pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделе-ние.fio_nach_pocht_otd, Издание.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Тираж.zena_-ekz_izd, Заказ.obem_zakaza, Заказ.zena_dostavki_partii, Типография.nom_ti-pograf, Типография.adres_tipograf;
– «3-2 - Отчет по работе почтового отделения» с полями: Почтовое_отделение.nom_pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_nach_pocht_otd, Издание.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Заказ.obem_zakaza, Тираж.zena_ekz_izd, Заказ.zena_dostavki_partii, вычисляемое поле «Цена партии с доставкой» выражением Тираж.zena_ekz_izd * Заказ.obem_zakaza + Заказ.zena_dostavki_partii, Типография.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf. Этот отчет в отличие от предыдущего выводит информация по одному почтовому отделению, номер которого будет запрошен для поля Почтовое_отделение.nom_pocht_otd.
В приложении 6 приведен пример отчета на основе отчета «3-2 - Отчет по работе почтового отделения».
Изучение основных функций пакета BPwin
BPwin позволяет аналитику создавать сложные модели бизнес-процессов при минимальных усилиях. BPwin поддерживает три методологии – IDEF0, IDEF3 и DFD. Каждая из них призвана решать свои специфические задачи.
Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работы изображаются в виде прямоугольников (блоков), данные – в виде стрелок (дуг).
Модели на основе стандарта IDEF0 необходимы для описания технологических процессов. Диаграммы потоков данных (DFD) описывают функции обработки информации, документы, объекты, а также сотрудников и подразделения. При этом используется набор элементов для источников, приемников и хранилищ данных. Для логики взаимодействия информационных потоков используется IDEF3. С его помощью дают характеристику как отдельной постановке реализации бизнес-процесса, так и полной последовательности действий.
В IDEFO различают пять типов стрелок:
Вход (Input) - материал или информация, которые используются или преобразуются работой для получения результата (выхода). Допускается, что работа может не иметь ни одной стрелки входа. Каждый тип стрелок подходит к определенной стороне прямоугольника, изображающего работу, или выходит из нее. Стрелка входа рисуется как входящая в левую грань работы.
Управление (Control) - правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления. Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы.
Выход (Output) - материал или информация, которые производятся работой. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода. Работа без результата не имеет смысла и не должна моделироваться. Стрелка выхода рисуется как исходящая из правой грани работы.
Механизм (Mechanism) - ресурсы, которые выполняют работу, например персонал предприятия, станки, устройства и т. д. Стрелка механизма рисуется как входящая в нижнюю грань работы.
Вызов (Call) - специальная стрелка, указывающая на другую модель работы. Стрелка механизма рисуется как исходящая из нижней грани работы. Стрелка вызова используется для указания того, что некоторая работа выполняется за пределами моделируемой системы. В BPwin стрелки вызова используются в механизме слияния и разделения моделей.
Граничные стрелки. Стрелки на контекстной диаграмме служат для описания взаимодействия системы с окружающим миром. Они могут начинаться у границы диаграммы и заканчиваться у работы, и наоборот. Такие стрелки называются граничными.
Диаграммы потоков данных (Dataflowdiagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. DFD описывает:
■ функции обработки информации (работы);
■ документы (стрелки, arrow), объекты, сотрудников или отделы,
которые участвуют в обработке информации;
■ внешние ссылки (externalreferences), которые обеспечивают интер
фейс с внешними объектами, находящимися за границами модели
руемой системы;
■ таблицы для хранения документов (хранилище данных, datastore).
В отличие от IDEF0, где система рассматривается как взаимосвязанные работы, DFD рассматривает систему как совокупность предметов.
Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет более эффективно и наглядно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, называемая также workflowdiagramming - методологией моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов. Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации. С их помощью можно описывать сценарии действий сотрудников организации, например последовательность обработки заказа события, которые необходимо обработать за конечное время.