Документация кабинета информатики (стр. 2 из 4)

Так же как и таблицы с помощью конструктора мы создали запросы. В общей сложности было создано восемь запросов:

· «Читатели: преподаватели и сотрудники»;

· «Читатели: студенты»;

· «Журналы на кафедре»;

· «Журналы на руках»;

· «Книги на кафедре»;

· «Книги на руках»;

· «Компакт – диски на кафедре»;

· «Компакт – диски на руках».

Запрос «Читатели: преподаватели и сотрудники» основанна двух таблицах имеющих между собой связь вида 1 : М: «Социальное положение» и «Формуляр читателя». Из таблицы «СП» добавлено поле социальное положение которое имеет условие отбора следующего вида ("Преподаватель" Or "Сотрудник") предназначенное для вывода всех преподавателей и сотрудников академии введенных в базу данных. А так же из таблицы «Формуляр читателя» добавлены следующие поля: ФИО, факультет, национальность, кафедра, пол. «Читатели: студенты» базируется на таблицах имеющих связь вида М : 1: «Формуляр читателя» и «Группы». В поле группы (табл. «Группы») было введено условие отбора ([Введите группу:]), при открытии запроса, необходимо ввести номер группы, например, 423-1.

Из таблицы «Журналы» в конструктор были добавлены поля (Читатель, Заголовок, Номер, Год, Кол-во экземпляров, на руках), и на основе их были созданы запросы «Журналы на руках» и «Журналы на кафедре». Эти запросы отличаются друг от друга тем, что поле На руках имеет условия отбора, которые позволяют выводить списки журналов находящихся у читателей(«Журналы на руках») или на кафедре («Журналы на кафедре»). На рис. 3 показан запрос «Журналы на кафедре» в режиме конструктора.

Все остальные запросы сделаны подобным образом.

Рис. 3. Запрос «Журналы на кафедре»

1.3. Создание форм

Accessпредоставляет широкие возможности для конструирования форм – графического диалогового интерфейса пользователя

Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов – источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

При работе с формой может выполняться обработкасобытий, инициируемых пользователем или наступающих в процессе работы с формой. Форма может создаваться для управления приложением пользователя. Типовые процедуры формируются автоматически при создании элементов формы. Такими элементами, например, являются, графические кнопки, с которыми могут связываться события следующих категорий:

· переход по записям, обработка записей (добавление, удаление, печать, восстановление);

· работа с формой (открытие, закрытие, изменение фильтра; обновление данных, печать формы);

· работа с отчетом (печать, просмотр, отправка, вывод в файл), приложением (запуск приложения, выход из приложения, запуск Word, Excel, блокнота);

· запуск запроса, макроса, печать таблицы, набор номера.

Типовой макет формы может быть легко получен с помощью таких мастеров Access, как Мастер форм или Автоформа. Мастер форм может создавать форму для одной таблицы или для нескольких взаимосвязанных таблиц. Мастер позволяет задать пользователю, какие поля включать в форму, а также выбрать стиль ее оформления.

Простейшая форма на основе только одной таблицы может быть создана выбора одного из режимов автоформы (рис. 4). Они отличаются от форм, созданных мастером, тем что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая форму в режиме конструктора выводят ее заполненной значениями из таблицы.

Рис. 4. Создание форм

С помощью мастера форм мы создали три формы: «Книги», «Журналы» и «Компакт - диски».

Кроме мастера форм, существует возможность создания с помощью конструктора. Преимуществом является редактирование формы: ширины формы, изменение стиля, добавление заголовка, примечания и колонтитула, добавление фонового рисунка, добавление и перемещение элементов.

При помощи конструктора на основе таблицы создана форма «Формуляр читателя» (Прил. 1.).

1.4. Создание отчетов

Средства разработки отчетов в Accessпредназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчеты сложной формы, обеспечивающие вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Отчет, созданный мастером можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет легко структурировать и оформить данные, полученные в запросе.

С помощью мастера были созданы все отчёты: «Журналы на руках», «Журналы на кафедре», «Книги на руках», «Книги на кафедре», «Компакт-диски на руках», «Компакт-диски на кафедре», «Читатели кафедры информатики». Но с помощью конструктора в отчёте «Читатели кафедры информатики» была вставлена эмблема факультета МИТ, а также встроена функция показывающая текущую дату.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе разработана база «Документация кабинета информатики», в результате анализа данных приведены необходимые поля базы данных, их структура и тип. Сведение их в определенные объекты и построение связи между объектами базы.

Показаны определенные правила, по которым проектировалась база данных.

При разработки базы данных нами были получены основные навыки работы с Access

Спроектированная база данных «Документация кабинета информатики» и программное обеспечение, обслуживающее базу, дает возможность облегчить работу сотрудникам кафедры МиМИД и применять различные поисковые системы для выбора необходимых сведений о книгах, журналах, компакт-дисках, читателях, курсовых и дипломных работах.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Форма «Формуляр читателя»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Схема «Формуляр читателя»

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Группы

Имя элемента	Тип данных	Пример
КодГруппы	Счетчик	Код группы
Группа	Текстовый (5)	Номер группы # 423-1
Куратор	Числовой	Указывается код куратора

Форма обучения

Имя элемента	Тип данных	Пример
КодФО	Счетчик	Код формы обучения
Форма обучения	Текстовый (10)	Очное, заочное

Факультеты

Имя элемента	Тип данных	Пример
КодФакультета	Счетчик	Код факультета
Факультет	Текстовый (10)	МИТ, БАСКС

Социальное положение

Имя элемента	Тип данных	Пример
КодСП	Счетчик	Код СП
Социальное положение	Текстовый (10)	Студент, аспирант.

По образованию

Имя элемента	Тип данных	Пример
Кодобразования	Счетчик	Код СП
По образованию	Текстовый (10)	Высшее, среднее

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Артемов Д. В., Погульский Г. В., Альперович М. М. MicrosoftSQLServer 7.0 для профессионалов: установка, управление, эксплуатация, оптимизация. – М.: Издат. отдел «Русская Редакция». – 1999. – 576 с.
Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В. MSAccess 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ – Петербург, 2001 – 512 с.
Гайдамакин Н. А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. Вводный курс: Учебное пособие. – М.: Гелиос АРВ, 2002. – 368 с., ил.
Робинсон С. MicrosoftAccess 2000: учебный курс – СПб.: Питер, 2002. – 512 с.: ил.
Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: учебник для высших учебных заведений/Под ред. проф. А. Д. Хомоненко. – Изд. 2 – е, доп. и перер.- СПб.: «Корона принт», 2002. – 672 с.
Хоннхолли Томас, Каролин Бегг, Анна Страчан Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2 – е изд.: пер. с англ. – М.: Издат. дом «Вильямс», 2001. – 1120 с.
MSAccess 2000 шаг за шагом. Издат. «ЭКОМ».: М., 1999. – 352 с.
www.citforum.ru

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СУБД

1.1. Функции СУБД

СУБД по природе являются прикладным программным обеспечением т. е. предназначенным для решения конкретных прикладных задач, также СУБД выполняли и системные функции – расширяли возможности файловых систем системного программного обеспечения.

В общем плане можно выделить следующие функции, реализуемые СУБД: