Автоматизація управління персоналом на базі програмного засобу Система Кадри (стр. 1 из 2)

Східноєвропейський університет економіки та менеджменту

Лабораторна робота

з дисципліни:

“Інформаційні системи в менеджменті”

АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ НА БАЗІ ПРОГРАМНОГО ЗАСОБУ "СИСТЕМА: КАДРИ"

Мета роботи: набути практичних навичок роботи з автоматизованою системою кадрового обліку «Кадри», навчитися вести безперервний облік персоналу підприємства і кадрового резерву; навчитися автоматично формувати первинну документацію на кожного співробітника; навчитися вести облік відпусток, відряджень, атестації, призначенням співробітників, стажу і т.п.; навчитися формувати звіти по співробітниках підрозділів і підприємства в цілому.

Стислі теоретичні відомості

Основні функції і можливості програми "Система: КАДРИ

Програма "Система: КАДРИ" призначена для автоматизації роботи кадрової служби підприємства будь-якої форми власності і дозволяє:

· вести безперервний облік персоналу підприємства і кадрового резерву;

° Разом з тим, що програма дозволяє вести кадровий облік на підприємствах, що мають численні підрозділи, можна організувати на одному комп'ютері облік персоналу декількох підприємств.

· побудувати структурну схему підприємства;

· максимально спростити і автоматизувати роботу по прийому, переміщенню і звільненню співробітників;

· діставати оперативний доступ до особистих карток співробітників;

· автоматично формувати первинну документацію на кожного співробітника;

· мати точну і достовірну інформацію про всі зміни в особистих картках в хронологічному порядку з моменту прийняття на роботу і до моменту звільнення;

· відстежувати відомості по призначеннях співробітників, відпустках, відрядженнях, атестації, стажуванні і т.п.;

· готувати вибірки і моделювати довільні звіти з індивідуальних відомостей співробітників; наприклад: вивести список всіх працюючих пенсіонерів, інвалідів, сумісників, що знають іноземні язики і т.п.;

· вести кадровий облік на підприємствах, що мають численні підрозділи;

· інформацію по кадрах зберігати скільки завгодно довго і забезпечувати доступ по кожному підрозділу і звільненому співробітнику;

· працювати в середовищі Microsoft Windows і створювати документи і звіти у форматі Microsoft Word і Microsoft Excel.

Головне вікно програми "Система: КАДРИ

На малюнку 1 представлено головне вікно програми "Система: КАДРИ.

Рис. 1 Головне вікно програми “Кадри”

Головне вікно програми розділено на дві частини. В лівій частині розташована графічна структура підприємства по підрозділах. Кожний підрозділ є елементом "дерева". Підрозділ може бути елементом підприємства або елементом іншого підрозділу. Ця ієрархія графічно відображається на лівій панелі.

Обов'язково присутній підрозділ РЕЗЕРВ. Цей елемент призначений для зберігання інформації про потенційних співробітників або кандидатів на роботу для підприємства.

Для роботи з підрозділами підприємства в нижньому блоці лівої панелі розташовуються ряд сервісних кнопок "Добавить" , "Изменить" , "Удалить" , "Поиск по наименованию.

Головне вікно програми у верхній частині містить меню, для виклику всіх функцій програми. Меню складається з наступних елементів: "Сервис", "Справочники", "Документы", "Отчеты, выбор",

Завдання

1. Провести запуск програми "Система: КАДРИ.

2. Ввести назву підприємства (фірми, організації), за узгодженням з викладачем, і вказати ім'я каталога, де будуть розташовані бази даних.

3. Побудувати в Microsoft Visio схему організаційної структури підприємства (фірми, організації), на якій представити основні підрозділи підприємства.

4. Побудувати в Microsoft Visio схему управління підприємством і його структурними підрозділами.

5. Побудувати графічну структуру підприємства по підрозділах.

6. Додати нові облікові картки: не менше 3 співробітників і одного можливого кандидата. Ввести всі необхідні облікові дані про співробітників: обов'язкові (прізвище ім'я по батькові, стать, табельний номер, підрозділ, посада, оклад, володіння язиками, e-mail співробітника) і бажані (паспортні дані, освіта, військовий облік, заохочення, стягнення, сумісництво і стаж роботи, пільги, при необхідності - інвалідність).

Оформити документи про прийом цих співробітників на роботу, роздрукувати накази про прийом співробітників на роботу.

7. Створити електронну і друкарську картотеку співробітників підприємства. Експортувати в MS Word всі облікові картки.

8. Експортувати в MS Excel і зберегти особисті картки всіх співробітників підприємства.

9. Провести вибір співробітників по режимах роботи: всі співробітники, постійні співробітники, контрактники, сумісники, на випробувальному терміні, звільнені.

10. Оформити документи про переведення співробітника в інший структурний підрозділ з резерву в штатний склад.

11. Оформити документи для відрядження одного із співробітників.

12. Оформити документи по хворобі одного із співробітників.

13. Створити візитку для одного із співробітників підприємства за допомогою шаблона даного документа.

14. Сформувати, зберегти і роздрукувати штатний розклад підприємства.

15. Сформувати, зберегти і роздрукувати обліковий склад співробітників по підрозділах.

16. Настроїти і сформувати вікна зі всіма нагадуваннями програми "Система: КАДРЫ", зберегти їх і вивести до друку.

17. Результати роботи оформити у вигляді звіту.

18. Підготуватися до захисту лабораторної роботи.

Послідовність виконання роботи

1. Запустіть для роботи програмний засіб "Система: КАДРЫ", призначене для автоматизації роботи служби персоналу, подвійним натисненням лівою клавішею мишки на іконі із зображенням програми або вибором відповідного пункту в меню "Пуск".

2. Введіть назву підприємства і вкажіть ім'я каталога, де будуть розташовані бази даних (персональні відомості про співробітників, їх особисті картки, фотографії і інша службова інформація). Для цього необхідно:

Натиснути кнопку "Добавить" у вікні вибору підприємства

Рис. 2 Окно выбора предприятия

- Ввести у відповідному полі назву підприємства (поле "Название");

- Вказати каталог, де знаходяться бази даних програми для цього підприємства (поле "Путь")..

3. Побудувати в Microsoft Visio схему організаційної структури підприємства (фірми, організації), на якій представити основні підрозділи підприємства. Для цього необхідно:

- Відкрити програмний засіб Microsoft Visio;

- Вибрати інструмент Charts;

- Побудувати організаційну діаграму.

- Зберегти схему в електронному вигляді, а також вивести до друку.

4. Побудувати в Microsoft Visio схему управління підприємством і його структурними підрозділами.

5. Побудувати графічну структуру підприємства по підрозділах. Для цього необхідно:

- Натиснути на кнопку "Добавить" для виклику вікна додавання нового підрозділу.

- Заповнити обов'язкові поля форми "Наименование подразделения", "Табельный номер", "Дату" и "Подчиненность". Поле "Комментарий" необов'язкове для заповнення, але необхідне для службових заміток, наприклад, планована чисельність, функціональні обов'язки і т.п.

- Підрозділ не може входити до складу додаткового підрозділу РЕЗЕРВ.

- Одержати екранну форму графічної структури підприємства по підрозділах натисненням клавіші PrintScreen.

6. Додати нові облікові картки: не менше 3 співробітників і одного можливого кандидата. Для цього необхідно:

Натисненням на кнопку "Добавить" викликати вікно додавання особистої картки

Рис. 3 Вікно «Добавление личной карточки»

- Ввести необхідні дані про не менш як 3 співробітниках одного з підрозділів підприємства і одному можливому кандидаті:

обов'язкові (прізвище ім'я по батькові, стать, табельний номер, підрозділ, посада, оклад володіння язиками, e-mail співробітника) на вкладці «Личная карточка» і

бажані (паспортні дані, освіта, військовий облік, заохочення, стягнення, сумісниця і стаж роботи, пільги, при необхідності - інвалідність) відповідно на вкладках "Паспорт", "Образование", "Воинский учет", "Поощрения, взыскания", "Разное".

- Одержати екранні форми особистих карток співробітників натисненням клавіш Alt+PrintScreen. Форми представити в звіті.

- Оформити документи про прийом цих співробітників на роботу. Для цього необхідно:

° Вибрати вкладку «Документы/Прием на работу, контракты».

° Натисненням кнопки «Добавить» на панелі інструментів викликати вікно прийому співробітника на роботу (Рис. 4) .

° Ввести у вікні необхідні дані: підрозділ, посада, № наказу, дата наказу, з якого числа прийом і період випробувального терміну.

При цьому необхідно врахувати:

- Один співробітник - прийнятий на роботу за контрактом.

- Другий співробітник - прийнятий на постійну роботу.

- Третій співробітник - стажист.

- Кандидат - в резерв.