Создание сайта Электронные таблицы Excel (стр. 6 из 9)
☺Абсолютные и относительные ссылки. До сих пор мы пользовались только относительными адресами, потренируемся использовать абсолютную адресацию ячеек.
60. Введите в ячейку J6 текст Евро =.
61. Введите в ячейку К6 значение 0,0468 – стоимость одного рубля в пересчете на евро.
62. Выделите ячейку К10.
63. Подготовьтесь к вводу формулы, введите =.
64. Укажите ячейку J10,а затем введите *1000*.
65. Укажите на ячейку К6.
66. Нажмите клавишу F4. Это приведет к замене относительной ссылки К6 на абсолютную $K$6.
67. Скопируйте с помощью автозаполнения эту формулу в ячейки К11:К13. Обратите внимание, что формула в ячейке К11 выглядит как = J11*1000*$K$6, абсолютный адрес ячейки К6 остался прежним. Для тренировки самостоятельно заполните оставшиеся ячейки в строке Прибыль.
Форматирование данных и защита информации в Excel
При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, т.к. с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат. От формата зависят способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания; для чисел - форма представления (с плавающей или фиксировано точкой), количество знаков после запятой и т.д.
Для изменения первоначального форматирования ячеек можно использовать:
¨ кнопки панелей инструментов Стандартная и Форматирование;
¨ команду меню окна ФОРМАТ – Ячейки;
¨ команду контекстного меню Формат ячеек.
Диалоговое окно формат ячеек содержит шесть вкладок, с помощью которых можно определить все параметры ячейки или выделенного диапазона ячеек:
¨ число;
¨ выравнивание;
¨ шрифт;
¨ граница;
¨ вид;
¨ защита.
Если не один из предлагаемых форматов не подходит, то можно выбрать пункт Все форматы и в правом подокне Тип описать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.
На вкладке Шрифт задаются параметры символов для выделенного текста.
На вкладке Выравнивание задаются параметры расположения текста в ячейке:
¨ по горизонтали (по значению, по центру выделения и т.д.);
¨ по вертикали;
¨ ориентация (поворот текста, расположение текста в ячейке по вертикали).
С помощью вкладки Вид, а так же кнопок Цвет заливки и Цвет текста можно оформить заполнение ячеек таблицы фоном: выбрать цвет и узор.
На вкладке Защита можно скрыть отображение введенных в ячейку формул, а так же установить защиту ячейки – запретить изменение введенных в нее данных.
Автоформатирование. Excel 2000 предлагает около 20 стандартных образцов оформления таблицы с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок. Для автоформатирования необходимо:
¨ выделить нужный диапазон ячеек или щелкнуть по любой ячейке форматируемой таблицы;
¨ ввести команду ФОРМАТ – Автоформат;
¨ в диалоговом окне автоформат выбрать подходящий вариант оформления.
Условное форматирование. Excel позволяет выделять в таблице отдельные ячейки, удовлетворяющие определенным условиям, и применять к ним оформление, отличное от форматирования всей таблицы. Если значение ячейки перестает удовлетворять заданным условиям, то программа автоматически отменяет (скрывает) примененное к этим ячейкам форматирование. Например, можно закрасить ячейку другим цветом, если содержащееся в ней значение превосходит определенную величину и т.п. в качестве условий можно использовать: постоянные значения ячеек, формулы содержащие ссылки на другие ячейки и даты.
Для применения условного форматирования нужно:
1. Выделить необходимые ячейки.
2. Ввести команду ФОРМАТ - Условное форматирование.
3. В диалоговом окне Условное форматирование выполнить одно из следующих действий:
¨ Выбрать параметр Значение и ввести нужное значение или формулу, поставив перед ней знак равенства (=);
¨ Выбрать параметр Формула и в поле справа ввести нужную формулу.
4. Щелкнуть по кнопке Формат и выбрать тип шрифта, его цвет, подчеркивание, рамку, а так же цвет заливки и узор.
В тех случаях, когда значения ячеек будут отвечать поставленным условиям, а формулы принимать значение ИСТИНА, к ячейке будут применяться параметры оформления, заданные при назначении условного форматирования.
Защита информации таблицах Excel
B Excel 2000 имеются разнообразные способы защиты информации, которые позволяют:
1. ограничить доступ к документу в целом;
2. ограничить возможность внесения изменений в документ;
3. ограничить доступ к отдельным фрагментам документа – рабочим листам или ячейкам;
4. скрыть отдельные фрагменты электронной таблицы;
5. скрыть файл документа – не отображать его название в окне папки и Проводника;
6. предотвратить заражение документа макровирусами.
Защита файлов рабочих книг. Защитить рабочую книгу Excel и управлять доступом к ней можно при сохранении файла, а также с помощью следующих команд:
¨ СЕРВИС – Защита – Защитить книгу;
¨ СЕРВИС – Защита – Защитить книгу и дать общий доступ;
¨ СЕРВИС- Доступ к книге;
¨ ОКНО – Скрыть.
При сохранении документа можно ввести три варианта ограничения доступа к файлам рабочих книг:
1. ввести пароль на открытие файла;
2. ввести пароль для разрешения на изменение данных
3. запретить изменение данных – разрешить открывать файл только для чтения и сохранять его только под другим именем.
Для защиты файлов рабочих книг при сохранении документа нужно ввести команду ФАЙЛ – Сохранить как, в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть по кнопке СЕРВИС и выбрать команду Общие параметры, а затем в диалоговом окне Параметры сохранения вести пароли установить нужные переключатели.
Если в диалоговом окне Защита книги установлен флажок Структуру, то запрещается:
¨ просмотр скрытых листов;
¨ перемещение, удаление, скрытие или переименование листов;
¨ вставка новых листов или листов с диаграммами; допускается добавление внедренных диаграмм с помощью Мастера диаграмм;
¨ перемещение или копирование листов в другую книгу;
¨ создание для сценариев краткого отчета с помощью Диспетчера сценариев;
¨ использование инструментов надстройки ” Пакет анализа” для помещения результатов на новый лист;
¨ запись новых макросов и др.;
Если установлен флажок Окна, то запрещается:
¨ изменение размеров и положения окон открытой книги;
¨ перемещение, изменение размеров и закрытие окон и др.
Снять защиту книги и ограничения доступа можно с помощью команды СЕРВИС –Защита – Снять защиту книги. Если был установлен пароль, то чтобы снять защиту, необходимо знать пароль.
Команда СЕРВИС – Защита – Защитить книгу и дать общий доступ используется для защиты элементов рабочей книги при работе с ней нескольких пользователей.
Команда ОКНО – Скрыть позволяет скрыть от пользователя всю книгу, но оставить доступ к её содержанию. Кроме того, в Excel имеется возможность заблокировать отдельные или все связи или ссылки в рабочей книге.
Защита рабочих листов. Защиту отдельных рабочих листов можно установить с помощью команды СЕРВИС – Защита – Защитить лист (рис. 17). При этом файл рабочей книги можно свободно открывать, а в незащищенные листы вносить изменения.
рис.17
При защите листа можно ввести пароль, а также установить переключатели для защиты:
¨ содержимого ячеек;
¨ графических объектов – для запрета их перемещения и редактирования;
¨ сценариев.
Если в диалоговом окне Защитить лист установлен флажок Содержимое, то запрещаются:
¨ изменение защищаемых ячеек;
¨ просмотр скрытых перед защитой листа строк и столбцов;
¨ просмотр скрытых перед защитой листа строк и столбцов;
¨ просмотр скрытых перед защитой листа формул;
¨ изменение элементов на листах диаграмм.
Если установлен флажок Сценарии, то запрещаются:
¨ просмотр скрытых сценариев;
¨ изменение и удаление защищенных сценариев. При этом допускаются изменение значений незащищенных ячеек и добавление новых сценариев.
Для того чтобы скрыть рабочий лист или его отдельные части (строки или столбцы), используют команды ФОРМАТ – Лист (Строка, Столбец) – Скрыть. Для их отображения – команды ФОРМАТ – Лист (Строка, Столбец) – Отобразить.
Защита ячеек. Для защиты отдельных ячеекиспользуетсякоманда меню ФОРМАТ – Ячейки. (рис.18)
рис. 18
☺ Самостоятельно поработайте с диалоговым окном Формат ячеек и изучите возможности каждой из имеющихся закладок.
Средства автоматического обобщения и анализа данных электронной таблицы
Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:
1. Автоматические вычисления;
2. Средства для работы с базами данных и со списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций;
3. Средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов;
4. Возможность создания и использования структуры таблицы;
5. Средства для обобщения данных;
6. Возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм;