Создание сайта Электронные таблицы Excel (стр. 7 из 9)
7. Средства условного анализа (анализа “что, если”), к которым относятся:
¨ Подбор параметра;
¨ Надстройка Поиск решения;
¨ Сценарии;
¨ Таблицы подстановки.
8. Различные надстройки, мастера, шаблоны, например Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.
Средства Excel для работы с данными списка. Электронная таблица, все строки которой содержат однородную информацию, рассматривается как список или база данных. При этом:
¨ каждая строка списка рассматривается как запись базы данных;
¨ столбцы списков считаются полями базы данных;
¨ заголовки столбцов считаются именами полей базы данных;
¨ все строки таблицы должны содержать однородную информацию – во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;
¨ заголовки столбцов должны находиться в первом столбце списка;
¨ в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.
Сортировка данных. Сортировка осуществляется непосредствен в электронной таблице. Строки, столбцы и ячейки в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я) или в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А). Сортировать можно как текстовые, так и числовые данные. Если в сортируемом столбце содержатся и текстовые и числовые данные, то после сортировки числовые значения будут расположены перед текстом. Сортировка данных в электронных таблицах производятся с помощью команд меню ДАННЫЕ – Сортировка или с помощью кнопок [АЯ↑], [ЯА↓] на Стандартной панели инструментов.
В диалоговом окне Сортировка диапазона указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки (рис.19)
рис. 19
☺ Перейдем к работе со списками. Полями нашей базы данных будут:
¨ Категория – вид продаваемой продукции;
¨ Товар – название товара;
¨ Модель – Модель товара;
¨ Цена (нал) – стоимость товара при наличном расчете;
¨ Цена (б\н)стоимость товара при безналичном расчете.
Прежде чем приступить к изучению возможности работы со списками, перейдем на новый лист и назовем его Список товаров и создадим заголовок таблицы.
Автозавершение.
1. На листе Список товаров выделите диапазон С9:G9.
2. Последовательно в каждую ячейку этого диапазона вводите данные:
Компьютер, Персональный, Gamer’s Dream, 1200, =F9+F9*$H$5.
3. Выделите диапазон С10:F10.
4. Введите K. Excel предложит закончить слово «Компьютер». Позвольте это программе, нажав клавишу Enter.
5. Введите П. Excel предложит закончить ввод словом «Персональный». Нажмите клавишу Enter.
6. В оставшиеся ячейки введите Master Class, 1450.
7. Выделите диапазон С11:F11.
8. Последовательно в каждую ячейку этого диапазона вводите данные: Периферия, Принтер, Epson LQ, 123
9. Выделите диапазон С12:F12.
10.Введите П. Excel предложит закончить ввод словом «Периферия». Нажмите клавишу Enter.
11.Аналогично введите «Принтер».
12.Закончите ввод записи, заполнив оставшиеся ячейки значениями Lexmark 5700, 279.
Попробуем, что же такое выбор из списка.
13.Выделим диапазон С13:F13.
14.Нажмите сочетание клавиш Alt + Стрелка вниз. В раскрывшемся списке выделите пункт Периферия и нажмите клавишу Enter. Нажмите еще раз клавишу Enter, чтобы перейти к нижней ячейке.
15.Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке D13. В появившемся окне меню выберите команду Выбрать из списка и в появившемся списке выберите пункт Принтер. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке.
16.Нажмите комбинацию клавиш Alt + Стрелка вниз. В раскрывшемся списке щелкните на пункте Epson LQ100.
17.Щелкните в строке формул и замените LQ100 на LX300. Нажмите Enter и перейдите к следующей ячейке.
18.Введите 137.
Чтобы потренироваться в работе со списками, продолжайте ввод данных.
19. Введите еще 10 записей, используя возможности Автозавершения и выбора из списка:
Компьютер, Сервер, WorkMem, 2556;
Компьютер, Сервер, BigBlue, 6521;
Периферия, Факс-Модем, USR 33600 int, 58;
Периферия, Факс-Модем, USR 33600 ext, 68;
Периферия, Клавиатура, Genius, 9;
Периферия, Клавиатура, ВТС 5739, 25;
Периферия, Сканер, Acer 610 PT, 195;
Комплектующие, Винчестер, 3.2Гб IDE Seagate, 128;
Комплектующие, Винчестер, 6.4Гб IDE Quantum FB_EX, 161;
Комплектующие, Винчестер, 9.1Гб UW SCSI_IBM, 499.
Cкопируйте формулу из ячейки G9,заполнив поле Цена (б\н) для всех записей. Теперь рабочий лист готов (см. рис. 20).
рис.20
Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержание ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка. В отличии от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки. Фильтрация осуществляется двумя способами: с помощью автофильтра и расширенного фильтра.
Фильтрация данных с помощью автофильтра:
1. установить курсор внутри таблицы;
2. ввести команду меню ДАННЫЕ – Фильтр – Автофильтр;
3. щелчком мыши по кнопке со стрелкой [▼] раскрыть список столбца, по которому будет производится выборка;
4. указать требуемые значения или выбрать строку ”условие” и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.
рис. 21 использование автофильтра для отбора записей по признаку «М» -(мужчина)
рис. 22 рабочий лист после фильтрации списка по признаку «мужчина»
Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев:
¨ критериев сравнения;
¨ вычисляемых критериев.
Фильтрация данного типа выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ – Фильтр – Расширенный фильтр. Особенностью этого режима является, то что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных – диапазон условий отбора. После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕ – Фильтр – Расширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазон условий.
Для восстановления всех строк исходной таблицы и отмены режима фильтрации следует ввести команду меню ДАННЫЕ – Фильтр – Отобразить всё.
Структура электронной таблицы. Excel позволяет организовать данные электронной таблицы в виде структуры. С помощью структуры можно скрывать (убирать с экрана) менее существенные детали и отображать только тот объем информации, который необходим в текущий момент.
В Excel можно создавать до 8 уровней структуры. Для каждого рабочего листа можно создать только одну структуру.
Структура таблицы создается автоматически после выполнения таких команд меню ДАННЫЕ, как Итоги, Консолидация, Сводная таблица.
Структурировать таблицу можно и самостоятельно с помощью команд меню ДАННЫЕ – Группа и структура.
Автоматическое структурирование таблицы выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕ – Группа и структура – Создание структуры. Перед вводом этой команды необходимо выделить диапазон ячеек – область, для которой требуется создать структуру. После выполнения этой команды будут отображены в развернутом виде все существующие структуры.
Консолидация данных. При консолидации данных над их значениями, расположенными в различных областях, могут быть выполнены те же операции, что и при автоматическом подведении итогов, например вычисление суммы, произведения, нахождения количества значений – максимального, минимального, среднего значения и т.д. Консолидированная информация может быть выведена на том же рабочем листе, на другом рабочем листе или даже в другой рабочей книге.
В Excel имеется несколько способов консолидации данных
¨ консолидация данных по расположению – используется для однотипных данных, упорядоченных одинаковым образом;
¨ консолидация данных по категориям – используется для однотипных данных, организованных в различных областях - источниках по–разному;
¨ консолидация данных путем создания сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость и информативность.
¨ консолидация данных с помощью формул с использованием ссылок. Этот способ не накладывает ни каких ограничений на расположения данных в исходных областях;
¨ консолидация данных с использованием Мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных.
Анализ и обобщение данных с помощью сводных таблиц и сводных диаграмм.
Сводные таблицы Excel – вспомогательные таблицы, с помощью которых можно анализировать большие объемы данных, находящихся в различных источниках, и представлять их в наиболее удобном виде. Excel 2000 содержит встроенную возможность – построения сводной диаграммы, отображающей данные сводной таблицы и позволяющей изменять форму представления данных так же легко, как и в сводных таблицах.