К акту приемки прилагаются:
· все сопроводительные документы, ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах;
· упаковочные ярлыки (кипы, коробки), вложенные в каждое тарное место;
· квитанции станции назначения, данные о проверке веса груза;
· подлинный транспортный документ (накладная, коносамент);
· пломбы от тарных месте, в которых обнаружена недостача;
· документ, удостоверяющий полномочия представителя, выданный для приемки продукции;
· данные отвесов, обмеров, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;
· другие документы, могущие свидетельствовать о возникновении недостачи;
· акт, составленный предприятием-получателем.
Акты по приемке продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии-получателе.
Предприятие-получатель в связи с недостачей продукции должно направить отправителю-поставщику претензию не позднее чем в 10-дневный срок, а получатели, находящиеся в районах Крайнего Севера и отдаленных районах, - не позднее чем в 20-дневный срок после составления акта о недостаче. К претензии прилагаются акт о недостаче и необходимые к нему документы.
По получении претензии о недостаче продукции руководитель предприятия-отправителя (изготовителя) назначает служебную проверку по материалам претензии.
Материалы проверки рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия-отправителя (изготовителя).
В случаях выявления фактов злоупотребления или хищений продукции руководитель предприятия-отправителя обязан направить материалы проверки в органы МВД или прокуратуру.
Материалы претензии рассматриваются отправителем (изготовителем, поставщиком) в течение 10 дней, и получателю направляется мотивированный ответ.
В случае признания претензии сумма долга должна быть перечислена получателю либо восполнена недостача товара.
При отказе в удовлетворении претензии получателю возвращаются с отказом все приложенные к претензии подлинные документы.
При отправке покупателем продукции без вскрытия тары и упаковки первоначального отправителя (изготовителя) с последнего не снимается ответственность за недостачу продукции, если недостача образовалась не по вине покупателя, переотправившего продукцию.
Покупатель, отгрузивший продукцию без вскрытия тары первоначального отправителя (изготовителя), при отказе в удовлетворении претензии, кроме мотивов отказа должен сообщить дату поступления к нему продукции, дату и номер счета переотправки ее получателю.
Если по действующему законодательству имеются основания для возложения ответственности за недостачу груза на органы транспорта, получатель обязан в установленном порядке предъявить претензию соответствующему органу транспорта.
В акте приемки по качеству каждая фраза имеет самостоятельное значение.
Договором поставки лакокрасочной продукции стороны согласовали, что приемка продукции по количеству и качеству осуществляется покупателем в соответствии с нормами действующего законодательства и Инструкциями N П-6 и П-7. В связи с тем что заводом поставлена не соответствующая оговоренному качеству продукция, а поставщик утверждал, что направлял качественную продукцию, покупатель обратился в суд с иском о взыскании денежных средств.
Однако суд отказал в удовлетворении исковых требований по тем основаниям, что: приемка продукции по качеству произведена с нарушением сроков, покупателем нарушен порядок приемки продукции, установленный отраслевым ГОСТом, акт приемки продукции не соответствует требованиям Инструкции N П-7, то есть доказательства поставки некачественной продукции отсутствуют.
Иск поставщика о взыскании с покупателя полученной, но не оплаченной по мотиву недоброкачественности продукции был удовлетворен судом, поскольку поставка продукции произведена по заявке покупателя, принята им и не оплачена, надлежаще составленный акт, подтверждающий получение некачественной продукции, отсутствует[31].
В торговых организациях применяются типовые формы актов.
Акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1).
Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.
При заполнении строки "Сертификат" (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указываются его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.
По строке "Способ доставки" указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).
Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.
Количество составляемых актов и комплектность документов обосновываются фактической ситуацией.
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2).
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).
Применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи.
Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.
Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".
При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.
Акт по форме N ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.
Акт по форме N ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.
Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма N ТОРГ-4).
Применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, т.е. для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию.
Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.
У покупателя две основные обязанности, это: а) принять товар и б) оплатить его.
Принять товар покупатель может одним из трех способов, указанных в ст. 458 ГК. Приемка товара осуществляется по количеству и качеству и должна происходить по определенной процедуре. При этом стороны могут использовать положения Инструкции о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 N П-6, и Инструкции о порядке приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 N П-7. Данные Инструкции утратили силу, но согласно п. 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18 могут применяться, если на них имеется ссылка в договоре.
Применение этих Инструкций удобно, поскольку в них подробно регламентированы порядок и сроки приемки товаров, формы актов, которыми оформляется такая приемка, что избавляет покупателя и поставщика от необходимости каждый раз прописывать процедуру приемки при заключении договора. Вместе с тем Инструкции имеют и недостатки в виде коротких сроков приемки товаров, привлечения к приемке представителя общественности, компетентность которого при судебном разбирательстве может быть поставлена под сомнение, двухэтапности приемки на стадии входного контроля (до вызова представителя поставщика и после), необходимости обращения в бюро товарных экспертиз и т.д. Сложившаяся за годы действия этих Инструкций судебная практика показывает, что несоблюдение покупателем даже несущественных формальностей процедуры приемки приводит к отказу от исковых требований по поводу ненадлежащей поставки.