Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.
Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.
В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.
Организационно ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.
Номенклатура АРМ зависит от организационной структуры системы управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов.
Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.
Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.
2. Понятие комплексной системы управлением предприятием
Комплексная система управлением предприятием представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Эти системы часто так и называются – корпоративная информационная система (КИС).
Это связано с тем, что общее направление развития информационных технологий во всем мире связано именно с такими системами. Необходимо отметить, что в понятия «информационная система управления предприятием» (ИСУП) и «комплексная информационная система управления» современная наука об информационных технологиях вкладывает разный смысл. Несмотря на кажущуюся тождественность этих понятий, необходимо их отличать.
Основные отличия КИС от ИСУП заключаются в следующем :
1. КИС, в отличие от ИСУП, нельзя выбирать, ее можно только проектировать или строить.
2. КИС всегда уникальна, поскольку отражает стиль управления и предпочтения высшего руководства предприятия, в то время как ИСУП вполне может быть тиражируемым решением.
3. ИСУП — фундамент КИС, поэтому КИС невозможна без ИСУП.
4. ИСУП отвечает за оперативный учет, КИС — за полный спектр управленческих действий (от учетных операций до стратегического планирования).
5. ИСУП имеет ярко выраженную отраслевую направленность, в то время как КИС носит более абстрактный характер.
6. КИС более редки, чем ИСУП, поскольку их построить существенно труднее.
С некоторым опозданием, по сравнению с Западом, к российским менеджерам приходит понимание всей важности комплексного подхода в автоматизации предприятий.
Эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности юридического лица. Отчасти именно поэтому в последнее время стала столь популярной идея построения корпоративных (комплексных) информационных систем. И хотя понятие корпоративности подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы, все же вполне правомерно присовокупить сюда системы любых предприятий, вне зависимости от их масштаба, формы собственности или отраслевой принадлежности.
По большому счету, любая фирма, организация или государственное учреждение, имея сегодня в своем активе сеть с одним сервером и десятком компьютеров, по всем правилам развития, может или даже должна существенно расшириться завтра. Кроме того все без исключения информационные системы начинают создаваться с какого-либо одного подразделения, реализующего некоторый самодостаточный, но не обязательно самый главный, цикл деятельности, и это ничуть не мешает проверять действенность комплексного подхода автоматизации.
Наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования. Хотя последнее осуществить совсем непросто.
Очевидно, что в состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов (зачастую — разных разработчиков).
Подобная широкопрофильная система должна в максимально допустимой степени удовлетворить все подразделения организации, по возможности сохранить существующие бизнес-процессы, а также методы и структуру управления. Без внедрения и использования автоматизированных информационных систем практически невозможно контролировать постоянно меняющиеся бизнес-процессы и их объективное наполнение.
Наполнение предметной части КИС может существенно изменяться в зависимости от профиля деятельности предприятия, включая, например, программное обеспечение для финансового анализа, складскую программу либо систему бухгалтерского учета.
Некоторая часть КИС определяется такими характеристиками, как масштаб организации и объемы информационных работ. С их увеличением становится актуальным внедрение специализированных модулей делопроизводства и архивного хранения, которые способны поддерживать крупные электронные архивы смешанной документации с обеспечением необходимого уровня надежности и безопасности хранения информации.
Наиболее органичным и эффективным способом построения КИС, при котором были бы выполнены все вышеперечисленные функции и требования к технологичности, является использование в качестве ядра всего информационного комплекса системы автоматизации именно управленческих процессов.
3. Задачи и подходы к созданию КИС
При создании комплексной системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие основные задачи:
1. создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:
2. постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
3. поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;
Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.
Необходимо выявить примерный перечень задач, которые должна решать КИС на различных уровнях управления предприятием.
Руководство предприятия:
1. обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогнозе на будущее;
2. обеспечение контроля сверху донизу за работой предприятия, желательно с возможностью выявления конкретного лица, допустившего ошибку;
3. обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
4. предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;