Совершенствование информационных технологий на примере финансового отдела ОАО Аэропорт Внуково (стр. 2 из 5)

1.2.1 Информационное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

К информационному обеспечению рассматриваемого отдела можно отнести:

· распорядительные документы;

· приказы;

· счета;

· договоры;

· служебные записки

и другую информацию, поступающую из других отделов, таких как: отдел бухгалтерского учета и финансов, планово-экономический отдел и юридический отдел.

1.2.2 Документационное и методическое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

К документационному обеспечению отдела относятся:

· действующее законодательство;

· приказы Министерства финансов;

· приказы и указания министерства по налогам и сборам;

· устав ОАО «Аэропорт Внуково»;

· приказы генерального директора;

· правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности;

· требования государственных и межгосударственных нормативных документов;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· приказы Центробанка;

· положения по бухгалтерскому учету.

Также рассматриваемый отдел использует в своей работе систему «Банк-клиент».

Система «Банк-клиент» представляет собой программу, позволяющую проводить операции с денежными средствами на собственном банковском счете с помощью модемной связи или выделенной интернет-линии, не выходя из офиса. Такие программы предоставляют почти все банки.

1.2.3 Техническое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

В рассматриваемом отделе имеется:

· 4 ПК:

Технические характеристики:

- микропроцессор – intel (R) Celeron (R) CPU 1,8 GHz;

- материнская плата – ASUS CUBX-L, retail i440BX, ATX, AGP, 100 MHz, 4 DIMM, 5 PCI, 2 ISA;

-память – оперативная – 256 МБ, дисковая - ;

-устройство ввода информации –клавиатура Logitechи мышь Genius;

-видеосистема – тип видеокарты, параметры монитора: SIS 650, монитор BenQ TFT 15" (LCD,TFT, 1280*1024-75Hz);

- сетевая карта – SIS 900 – Based PCI Fast Ethernet Adapter;

· 1 факсимильныйаппарат– Panasonic KX-FL 543;

· 1 сканер Hewlett Packard 5500;

· 1 принтер– Hewlett-Packard Laser Jet 1320;

· 1 кондиционер - Toshiba;

· 4 телефона -Siemens Euroset 2910.

Также в финансовом отделе есть возможность выхода в глобальную сеть Интернет, и имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС).

1.2.4 Программное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Программное обеспечение включает в себя совокупность программ, реализующих функции и задачи информационных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплекса технических средств. Структурными элементами ПО являются системные и прикладные программные средства, инструктивно-методические материалы по применению ПО.

К программному обеспечению финансового отдела относятся:

Системные ПО:

· операционная система MicrosoftWindows 2000

· архиваторы WinZip, WinRar

Прикладные ПО:

· MS Office

· SAP

· 1C

· КонсультантПлюс

1.2.5 Кадровое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

В финансовом отделе работают 4 человека: начальник отдела и 3 менеджера.

Состав работников относительно стабилен. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ОАО «Аэропорт Внуково», исходя из условий и особенностей деятельности предприятия, по представлению начальника финансового отдела и по согласованию с заместителем генерального директора -финансовым директором ОАО «Аэропорт Внуково».

Стоит отметить, что все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения.

1.3 Направление совершенствования процесса управления

Итак, исходя из полученного объема информации о техническом, документационном, программном, информационном и кадровом обеспечениях, можно предложить следующие направления совершенствования ИТ. В данном случае целесообразно поменять техническое обеспечение на более современные модели: установить новые технические средства (в отделе отсутствует копировальный аппарат) и программное обеспечение, ввести систему электронного документооборота (например, Directum), установить профессионально ориентированные программные средства (например, Систему Гарант) и установить антивирусную программу. А также учитывая то, что система SAP была введена совсем недавно и принимая во внимание вышеперечисленные пункты следует отправить персонал на курсы повышения квалификации. Это позволит повысить качество труда работников отдела.

2. Задание на проектирование

2.1 Цель разработки проекта

Целью разработки проекта является совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково», внедрение современных технических и программных средств.

В данном случае предлагается ввести систему электронного документооборота Directum, обновить техническое и программное обеспечение, а также отправить сотрудников отдела на курсы повышения квалификации для освоения введенных программ.

2.2. Основание для разработки проекта

Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки информационной технологии объекта проектирования с точки зрения существующих информационных технологий.

Недостатки действующей ИТ финансового отдела:

- отсутствие электронного документооборота;

- отсутствие необходимого программного обеспечения;

- отсутствие необходимого технического обеспечения.

2.3 Краткая характеристика объекта проектирования

Объект проектирования курсового проекта – финансовый отдел ОАО «Аэропорт Внуково», который является его структурным подразделением. Численность персонала – 4 человека.

Основными функциями рассматриваемого отдела являются: управление движением финансовых ресурсов, регулирование финансовых отношений, разработка финансовой стратегии, привлечение заемных средств и кредитных ресурсов, обеспечение выполнения кредитных планов, работа с ценными бумагами, ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций; составление и предоставление руководству данных о финансовом состоянии предприятия и др.

В отделе имеется 4 компьютера, которые по своим техническим возможностям несколько уступают требованиям современных программных средств, поэтому нуждаются в апгрейде.

2.4 Перечень проектных мероприятий

Необходимый перечень проектных мероприятий, которые необходимы для решения всех выявленных в ходе исследования недостатков, представлен в таблице:

Таблица 2.1.

Недостатки действующих ИТ	Проектныепредложения	Организационно-распорядительная документация
1	2	3
Отсутствие современного программного и технического обеспечения ОП.	Обновление технических и программных средств;	Пояснительная записка в финансово - экономическое управление с целью выделения денежных средств на модернизацию программного и технического обеспечения.
Недостаточная надежность сохранности информации	Приобрести и установить новую антивирусную программу и программы резервного копирования	Перечень программных средств
Отсутствие электронного документооборота	Введение системы электронного документооборота Directum	Пояснительная записка в финансово-экономическое управление с целью выделения ден. средств на покупку системы " Directum ".
Отсутствие навыков работы с новыми ПС у сотрудников отдела.	Отправить на курсы повышения квалификации.	Служебная записка на имя генерального директора.

2.5 Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий

Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят

Из них:

на технические средства: 55700 руб

на программные средства: 23800 руб

на курсы повышения квалификации: 6000 руб за 1 человека

Также будем помнить о средствах, полученных от продажи старого оборудования: 5000 руб.

Основным источником окупаемости затрат является повышение прибыли предприятия от более эффективного функционирования финансового отдела.

3. Проектная часть

3.1. Разработка функциональной модели объекта

3.1.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям

Проектирование состава и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.

Таблица 3.1.

Состав функций объекта по операциям и исполнителям

Виды функций	Фактически выполняемые функции	Состав процедур по функциям	Основные документы	Исполнитель
Привлечение заемных средств	Поиск кредиторов и оформление необходимых документов для получения средств	1. Выбор кредиторов2. Получение списка необходимых документов.3. Сбор информации.4. Составление необходимых документов.5. Согласование	Выписка банка, заявка на получение заемных средств.	2,3,4 -Менеджер.1,5 -Начальник отдела.
Заключение договоров о предоставлении кредитов	Поиск банка для предоставления кредита. Составление всех необходимых документов и предоставление их в банк.	1. Выбор банка2. Получение списка необходимых документов.3. Сбор информации.4. Составление необходимых документов.5. Согласование	Выписка банка, план платежей, заявка в банк.	2,3,4 - Менеджер.1,5 -Начальник отдела.
Обеспечение своевременной оплаты счетов поставщиков и подрядчиков	Точное следование плану платежей	1. Получение сведений о краткосрочных обязательствах.2. Внесение их в план платежей.3. Контроль за выполнением плана.	Счета, служебные записки, план платежей.	Менеджер.
Составление и предоставление руководству информации о финансовом состоянии предприятия	Сбор необходимых документов и банковских выписок.Составление отчета.	1. Получение запроса.2. Поиск необходимых документов и выписок.3. Составление отчета.	Счета, банковские выписки, акты выполненных работ.	2 – Менеджер.1,3 –Начальник отдела

3.1.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта

Оперограмма – это матрица, позволяющая выполнить увязку документов с точки зрения последовательности их формирования и определяющая степень и форму участия каждого функционального подразделения организации или отдельного исполнителя в их формировании.