Совершенствование информационных технологий на примере финансового отдела ОАО Аэропорт Внуково (стр. 4 из 5)

Таблица 3.6.

Маршрутная схема движения документа

*Менеджер по общим вопросам*	*Финансовый директор*	*Начальник финансового отдела*	*Менеджер финансового отдела*

Условные обозначения:

П – получение документа

И – изучение документа

С – визирование документа

Р – наложение резолюции

Движение документа происходит по рациональной схеме, поэтому дальнейшее совершенствование проводить нецелесообразно.

Исследование информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркуляции. Источники информации могут находиться как непосредственно в организации, так и вне ее. Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источником и приемником информации и пути ее циркулирования.

Рисунок 3.1. Схема информационных потоков

Разработанный проект не охватывает деятельность всей организации, а схема взаимодействия сотрудников отдела закупок не меняется, следовательно, проводить организационные изменения не целесообразно.

3.3 Разработка организационных изменений в объекте

3.3.1 Проектирование структуры управления

Организационная структура финансового отдела представляет собой:

Рис. 3.2. Организационная структура финансового отдела

В рассматриваемом отделе работает 4 человека, у каждого сотрудника есть свой определенный спектр обязанностей. Поэтому, нет необходимости что-то менять в организационной структуре после усовершенствования технического и программного обеспечения, так как данная структура вполне отвечает всем предъявленным требованиям.

3.3.2 Проектирование функций управления

Здесь разрабатывается состав функций управления, определяется их трудоёмкость, проектируется функциональное разделение труда. Результаты проектирования могут быть представлены в различных табличных формах (в том числе, в виде матрицы функционального разделения труда).

Таблица 3.7.

Матрица функционального разделения труда в финансовом отделе

функции	исполнители			трудоемкость
функции	Начальник отдела закупок	Менеджер по закупкам		чел.-час.	уд. вес,
1	2	3		4	5
1.Управление движение финансовых ресурсов	У		ВС	40	31,3
2.Привлечение заемных средств	У		ВС	20	15,6
3.Поиск кредиторов	ВС	5	3,9
4.Заключение договоров о предоставлении кредита	УВ		С	20	15,6
5.Обепечение своевременной оплаты поставщиков и подрядчиков	У		В	3	2,4
6.Составление и предоставление руководству информации о финансовом состоянии предприятия	В		С	20	15,6
7.Составление плана платежей	ВС	20	15,6
ИТОГО:	128	100

Условные обозначения:У – утверждает, В – выполняет, С – собирает информацию.

3.3.3 Проектирование кадрового обеспечения

В предъявлении каких-либо новых требований нет необходимости, так как все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения. Единственное, всем сотрудникам отдела следует пройти курсы повышения квалификации по освоению нового программного обеспечения.

3.4 Разработка способов формирования, обработки и передачи информации в объекте

3.4.1 Проектирование технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средств

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта по новой технологии. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

В состав технического обеспечения входят:

1) электронно-вычислительная техника

2) средства связи (коммуникаций)

3) организационная техника.

Исходя из анализа, проделанного в 1 разделе курсового проекта, можно сказать, что текущие характеристики ПК, имеющихся в финансовом отделе, соответствуют решаемым на них задачам и в замене не нуждаются.

Средства связи будут рассмотрены далее.

В замене нуждается организационная техника: следует заменить принтер на более мощный и установить в отделе копировальный аппарат.

Таблица 3.8.

Комплекс технических средств, предлагаемых для работы финансового отдела

Составная часть	Наименование	Кол-во, шт	Цена за ед, руб	Общая стоимость
Принтер	HP LaserJet серии P3005	1	16500	16500
Копироваль-ный аппарат	Sharp AR-M160	1	39200	39200
ИТОГО:	55700

3.4.2 Проектирование программного обеспечения управленческих процессов

Операционная система Windows 2000 Professional объединяет присущую Windows 98 простоту использования в Интернете, на работе, в пути, с присущими Windows NTуправляемостью, надежностью и безопасностью. Возможности операционной системы Windows 2000 Professional позволяют использовать ее как основную операционную систему. Поэтому существующую операционную систему оставляем без изменения.

Необходимо установить антивирусную программу, например NOD 32.

NOD32 Administrator - антивирусная программа, предназначенная для полномасштабной защиты рабочих станций от различных проникновений вирусов, хакеров и различных вредоносных кодов, расширенная возможностью обновления всех программ Nod32 с одной выделенной машины по средствам модуля "зеркало", что позволяет экономить трафик предприятия.

Что касается специализированных программ, то следует установить следующие ПП:

- Гарант

- Directum

Система ГАРАНТ включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации:

- судебную и арбитражную практику;

- комментарии к законодательству;

- международные договоры и проекты федеральных законов.

Кроме того, ГАРАНТ предлагает комплекс экономической информации - формы документов, бизнес - справки, календарь бухгалтера. В информационных ресурсах ГАРАНТа на сегодняшний день содержится более 200 000 федеральных и региональных документов.

Все электронные тексты полностью соответствуют официальным. Благодаря прямым договорам с Администрацией Президента, Минфином, Минэкономики, Центральным банком Российской Федерации, Высшим Арбитражным Судом, Министерством по налогам и сборам РФ и другими федеральными и региональными органами власти новые документы поступают в базы ГАРАНТа сразу после утверждения.

Система ГАРАНТ отличается уникальной технологией юридической обработки документов. 60 профессиональных юристов ежедневно занимаются аналитической обработкой документов: выявляют противоречия в законодательстве, находят опечатки в официальных документах, разбираются в несоответствии актов разных ведомств. Все документы в ГАРАНТе представляются в действующей редакции, сопровождаются комментариями юристов и справками.

Еженедельная актуализация всего информационного банка исключает возможность использования устаревших правовых норм. Глубокая юридическая проработка информации предостерегает от ошибок при ее использовании, что обеспечивает полную защиту от нарушения законодательства и экономит время.

Система DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM: