Картотека персонала позволяет хранить подробную информацию о каждом сотруднике (персональные данные, сведения об образовании и повышении квалификации, о назначениях, перемещениях, окладах, доплатах, надбавках, изменениях режима работы, военно-учетные данные, другие сведения).
Функции:
1. Функции кадрового делопроизводства:
1.1. Оформление документов и заключение трудового договора при приёме на работу;
1.2. Обеспечение прохождения инструктажей вновь принятыми работниками предприятия; организация медицинского осмотра поступающих на работу;
1.3. Контроль и правильное заполнение документов в соответствии с установленным порядком, наличие соответствующих подписей;
1.4. Оформление приказов: по переводу работников из одного подразделения в другое; перемещений внутри подразделения; на увольнение работников, расторгнувших трудовой договор с предприятием;
1.5. Контроль за своевременным увольнением работников с временной работы;
1.6. Организация и учёт кадров на основании ежемесячной отчётности по подразделениям предприятия;
1.7. Составление и выборка списков на звание «Ветеран труда», выдача медалей и свидетельств по подразделениям;
1.8. Контроль и внесение изменений в личные карточки;
1.9. Контроль и проверка всех сведений по вопросам управления персоналом, своевременная рассылка сведений по другим подразделениям и отделам;
1.10. Контроль правильности установления наименований профессий и должностей в соответствии с полученной квалификацией, применения тарифных ставок, должностных окладов, разрядов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате;
1.11. Учет военнообязанных, призывников и допризывников на предприятии по установленным формам;
1.12. Составление годового отчёта для горвоенкомата, комиссии по бронированию при администрации города;
1.13. Оказание помощи горвоенкомату по вручению мобилизационных предписаний военнообязанным, работающим на предприятии;
1.14. Оформление личных дел на вновь поступающих;
1.15. Получение новых бланков трудовых книжек и вкладышей, ежемесячная отчётность об их использовании перед главной бухгалтерией предприятия;
1.16. Своевременное внесение в трудовые книжки соответствующих записей в установленном порядке и ознакомление работающих с этими записями;
1.17. Оформление, хранение и выдача трудовых книжек работающих; подготовка и сдача в архив невостребованных за два года трудовых книжек уволенных;
1.18. Обработка больничных листов, исчисление и отметка в них непрерывного стажа на день заболевания;
1.19. Установление стажа работы на выплату единовременного вознаграждения за выслугу лет и стажа работы на предприятии для выплаты вознаграждения по итогам работы за год, стажа для присвоения звания «Ветеран труда» и стажа для выплаты пособия при рождении ребёнка;
1.20. Раскладка в личные дела документов, поступающих из других секторов службы управления персоналом;
1.21. Проведение изменений в личных делах;
1.22. Подготовка личных дел персонала для сдачи в архив;
1.23. Выдача справок-выписок о трудовой деятельности работников;
1.24. Выдача необходимых документов старшим табельщицам, начальникам БТ и З производственных подразделений;
2. Аналитические функции оценки сотрудников:
2.1. Учет нарушений общественного порядка работниками и контроль за своевременным принятием мер общественного воздействия;
2.2. Учёт нарушений трудовой дисциплины и подготовка проектов приказов по предприятию о привлечении к ответственности нарушителей;
2.3. Анализ показателей состояния трудовой дисциплины и нарушений общественного порядка, разработка мероприятий по укрепления трудовой дисциплины;
2.4. Контроль ведения табельного учёта в подразделениях предприятия; разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию табельного учёта;
2.5. Контроль соблюдения режима трудового дня и правил внутреннего трудового распорядка работниками предприятия;
2.6. Консультирование работников о порядке и правилах оформления документов на получение пенсии;
2.7. Приём заявлений, оформление и передача в отдел социального обеспечения представлений к назначению работникам предприятия пенсий на общих и льготных условиях;
2.8. Организация работы по повышению квалификации;
2.9. Подготовка документов о трудовом стаже, заработной плате, других материалов, необходимых для назначения государственных пенсий;
2.10. Обеспечение комплектования подразделений предприятия необходимым количеством специалистов и служащих требуемых специальностей, в соответствии с номенклатурой замещения должностей ИТР дипломированными специалистами и штатным расписанием;
2.11. Выдача сведений, сводок, справок и отчётов о количественном и качественном составе персонала;
2.12. Аттестация рабочих мест по условиям труда;
2.13. Организация работы по созданию резерва кадров для выдвижения на руководящие и инженерно-технические должности;
2.14. Организация периодической аттестации специалистов и служащих предприятия;
2.15. Контроль расстановки и правильности использования молодых специалистов, изучение их деловых качеств, содействие продвижению лучших из них;
2.16. Обеспечение организованного отбора и приёма на предприятие молодых специалистов, окончивших ВУЗы и техникумы;
2.17. Подготовка проектов приказов о назначении, перемещении и освобождении руководящих и инженерно-технических работников предприятия;
2.18. Трудоустройство высвобождаемых специалистов и служащих при наличии вакантных мест;
2.19. Участие в рассмотрении жалоб и заявлений, касающихся расстановки, перемещения и использования специалистов и служащих, анализ причин, вызывающих жалобы и подготовка соответствующих предложений.
Информационная система управления персоналом должна обеспечить решение следующих задач:
1. Планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой политики;
2. Оперативный учет движения кадров;
3. Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;
4. Планирование фондов рабочего времени и учет их использования;
5. Учет труда и расчет заработной платы на предприятии численностью в десятки тысяч человек;
6. Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия;
7. Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России и МНС;
8. Подбор персонала на руководящие должности;
9. Ведение кадрового резерва и мобильного персонала;
10. Аттестация и повышение квалификации работников;
11. Поиск специалистов на рынке труда;
12. Ведение архивов без ограничения срока давности;
Штатное расписание
Блок предназначен для сотрудников планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы и необходим ведение и планирование штатного расписания (ШР) структурных подразделений предприятия.
Задачи:
1. ведение и планирование штатного расписания (ШР) структурных подразделений предприятия. Ведение действующего и нескольких вариантов (версий) планируемого штатного расписания. Тем самым работа по планированию ШР может быть разделена на участки;
2. выполнение групповых операций с позициями ШР, их атрибутами (в том числе массовое индексированное изменение окладов и / или часовых тарифов);
3. поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифной сеткой;
4. для каждой позиции ШР возможность указывать произвольные доплаты и произвольные параметры для характеристики;
5. подготовка различных выходных документов и отчетности по ШР, а также отчетности для Госкомстата РФ;
6. обеспечение всего спектра работ инспектора управления по труду и заработной плате: учет труда, аналитика затрат на оплату труда, начисления / удержания по персоналу с формированием соответствующих приказов;
Учет кадров
Основные задачи блока – ведение всей учетной работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков и отчетных документов, причем количество последних не ограничено и возможность получать произвольные отчеты по любой информации, введенной в базу данных.
Информация об отпусках, больничных ильготах персонала, которая входит в блок «Учет кадров», является исходной для точного и оперативного расчета заработной платы работников филиала.
Данный блок предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу.
Задачи:
1. Формирование и ведение нормативно-справочной информации;
2. Ведение полной информации о персонале, включая прием и увольнение сотрудников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, личные карточки, трудовые книжки, стаж (общий, непрерывный, на предприятии, пр.), оформление отпусков и больничных листов, командировок, учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг, данных о военнообязанных;
3. Автоматическое формирование приказов, связанных с основными действиями по приему, увольнению и перемещению сотрудника. Внешний вид печатного документа настраивается соответственно предложенному шаблону;
4. Формирование различных справок и выходных документов;
5. Подготовку и анализ разнородной информации и статистических данных.
Табельный учет
С помощью блока ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенных в отделе кадров.
Табель может формироваться как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом.
Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и передается в блок «Расчет заработной платы» в качестве исходных данных для начисления заработной платы.