Перевод на другую работу оформляется приказом администрации по форме Т-5 в одном экземпляре. Согласие работника на перевод, если таковое требуется, подтверждается его подписью на приказе после того, как приказ подписан должностным лицом (руководителем организации, структурного подразделения).
В приказе должны быть отражены следующие основные моменты: наименование предприятия или организации, дата издания, фамилия, имя и отчество сотрудника, срок перевода (временный, постоянный), сведения о прежнем и новом местах работы (цех или отдел, участок), категория персонала, профессия, должность, тарифный разряд, табельный номер, надбавки к заработной плате, подпись руководителя подразделения, дата.
Далее делается отметка о продолжительности рабочего дня или недели при неполном времени, приводится основание перевода, сведения о прохождении противопожарного инструктажа и минимума по технике безопасности, соответствующие подписи ответственных лиц и даты, подписи руководителя и работника.
На обороте формы Т-5 отражаются заключение о состоянии здоровья на основании медицинского осмотра с датами и подписями, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и пожарной охране с подписями ответственных лиц и датами, справка о несданных имущественно-материальных ценностях.
Личная карточка (форма Т-2) заполняется на сотрудников всех категорий в одном экземпляре работником кадровой службы на основании документов и со слов. После заполнения общих сведений работник ставит подпись и дату.
Личная карточка состоит из пяти разделов и содержит в «шапке» наименование организации, табельный номер, первую букву фамилии по алфавиту, пол. В первом разделе приводятся год рождения, образование, основная профессия (специальность по диплому, свидетельству), квалификация по диплому (свидетельству), виды обучения, специальность по диплому, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность (дата и причина увольнения), семейное положение (состав семьи), паспортные данные, телефон, место и дата заполнения. Второй раздел содержит сведения о воинском учете (группа и категория учета, звание, военно-учетная специальность, годность к службе, наименование райвоенкомата). В третьем разделе отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад, основания перевода, подпись руководителя). В четвертом разделе приводится информация об отпусках работника (виды, период, даты, основания). Наконец, в пятом разделе «Дополнительные сведения» могут быть об учете в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству.
Реквизиты вышеперечисленных документов и отчётных сводок, выдаваемых с помощью БД «Кадры» (см. Приложение 1) определяют состав входного и выходного потоков данных. Бланки основных исходных документов приведены в приложениях.
2.4 Требования к системе
2.4.1 Требования к системе в целом
Разрабатываемая АИС должна обеспечивать:
· Многопользовательский режим работы;
· Дружественный пользовательский интерфейс, рассчитанный на недостаточно подготовленных пользователей;
· Необходимый уровень быстродействия на предусмотренной аппаратной базе;
· Защиту данных от несанкционированного доступа современными методами;
· Поддержку целостности базы данных и полное восстановление после возможных сбоев в работе оборудования;
· Доступность для понимания пользователем всех процессов и алгоритмов, присутствующих в системе;
· Возможность эффективно поддерживать актуальность данных, с которыми работает система;
· Возможность наращивания системы, подключения к ней новых функций и связи с другими существующими и вновь появляющимися АИС.
Требования, представленные выше позволят работать с системой пользователям, прошедшим минимальный уровень практической подготовки, что важно с точки зрения сокращения затрат на ее внедрение. Также данные требования ориентируют АИС на максимальную надежность и последующее развитие.
2.4.2 Требования к функциям, выполняемым системой
ИС «Управление персоналом» должна обеспечивать следующие функции:
1. Формирование и поддержание в актуальном состоянии нормативно-справочной и справочной информации в виде следующих информационных массивов:
· Справочник с информацией о работниках;
· Справочник по нарушениям;
· Справочник по наградам и поощрениям;
· Справочник по вредности;
· Справочник по тарифным сеткам и разрядам;
· Справочники по городам и странам;
· Справочник по профессиям;
· Справочник по структурным подразделениям;
2. Ввод оперативной информации:
· Информация о вновь принятых работниках;
· Информация об уволенных работниках;
· Информация о переводах работников;
· Данные об ушедших и вернувшихся из отпусков;
· Информация о наказаниях и поощрениях;
3. Расчет общего и непрерывного стажа.
4. Расчёт коэффициента текучести кадров.
5. Формирование форм с выходной информацией.
6. Печать форм с выходной информацией.
7. Архивирование и сохранение всей информации, обрабатывающейся системой.
8. Администрирование системы.
2.4.3 Требования к безопасности и защите информации
Основные группы требований к безопасности данных:
· Обеспечение конфиденциальности информации, содержащейся в ИС (разграничение полномочий, учет всех действий с базой данных);
· Обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа (проведение соответствующих организационных мероприятий, минимизация полномочий по доступу, полнота контроля попыток несанкционированного доступа, контроль за функционированием системы защиты и т.д.);
· Обеспечение сохранности информации при авариях: необходимо реализовать возможность резервного копирования информации на сменные носители информации. Кроме того, не должна существовать возможность снижения уровня надежности при возникновении в системе сбоев, отказов, преднамеренных действий нарушителя или непреднамеренных ошибок пользователей и обслуживающего персонала.
При этом должна обеспечиваться экономическая целесообразность использования систем защиты, выражающаяся в том, что стоимость разработки и эксплуатации систем защиты информации должна быть меньше стоимости возможного ущерба, наносимого объекту в случае разработки и эксплуатации АИТ без системы защиты информации.
2.4.4 Требования к видам обеспечения
Требования к программному обеспечению и обоснование выбора
Программное обеспечение включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств.
Выделим некоторые требования, из которых будет вытекать выбор технических и программных средств:
1) Автоматизированная система должна функционировать в локальной вычислительной сети персональных компьютеров.
2) Автоматизированная система должна поддерживать многопользовательский режим работы.
Для поддержки функционирования ИС «Управление персоналом» необходимо использование программных продуктов двух основных классов:
-инструментария технологии программирования;
-системного программного обеспечения.
В качестве инструментальных средств разработки приложения предлагается использовать интегрированную инструментальную среду Delphi 5.0.
Основным достоинством этой системы является создание приложений типа клиент-сервер. Другим достоинством Delphi является использование объектно-ориентированного языка программирования. Среда обладает высокоскоростным компилятором и набором визуальных компонентов для быстрой высококачественной разработки клиентских приложений. Для управления базой данных на сервере используется язык структурированных запросов SQL (StructuredQueriesLanguage). На рабочих станциях-клиентах работает СУБД-клиент. Пользователи могут взаимодействовать не только со своими локальными базами, но и с данными, расположенными на сервере. СУБД-клиент, в которой поддерживается SQL, в полном объеме может посылать на сервер запросы SQL, получать необходимые данные, а также посылать обновленные данные. При этом с общей базой данных могут работать СУБД разного типа, установленные на рабочих станциях, если в них поддерживается SQL.
В качестве системы управления базами данных необходимо использовать СУБД InterBase в силу ее преимуществ перед другими существующими СУБД: масштабности, открытости, надежности и др.
Подключение из СУБД к серверам баз данных SQL может быть осуществлено с помощью драйверов ODBC. ODBC (OpenDatabaseConnectivity, открытый стандарт доступа к базам данных), поддерживает стандартный протокол для серверов баз данных SQL.
В данной системе используются средства наглядного (визуального) создания программ – набор визуальных компонентов для создания системы меню, экранных форм, отчетных форм и т.д., использование библиотеки визуальных компонентов и визуальных объектов.
Создаваемая средствами Delphi 5.0 программа разрабатывается как экранная форма, которая играет функцию окна и диалоговой панели одновременно.
Для разрабатываемой ИС в качестве системного программного обеспечения рекомендуется использование операционной системы Windows2003. Windows 2003 выпускается в двух модификациях: Windows 2003 Server и Windows 2003 WorkStation. Windows 2003 Server в первую очередь предназначен для управления сетевыми ресурсами. Система обеспечивает высокую мобильность и безопасность без потери производительности. Windows 2003 Server содержит средства для организации быстрого поиска информации и просмотра ресурсов глобальных сетей, обеспечивает возможность использования любых каналов связи, поддерживает до 256 одновременных подключений к одному серверу, а несколько серверов могут быть использованы для организации общедоступной сетевой службы. Windows 2003 WorkStation – это версия ОС Windows 2003, предназначенная для работы на локальных компьютерах и рабочих станциях. Она является полностью 32-х разрядной операционной системой, наиболее защищенной и надежной. Все приложения в Windows 2003 работают в режиме многозадачности.