Создание базы данных туристической фирмы (стр. 3 из 4)
Предположим, что вам необходимо найти в базе данных определённого сотрудника (например, по фамилии). Для этого нужно:
- установить курсор в поле «Фамилия».
- выполнить команду меню Правка → Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.
Или необходимо найти всех сотрудников – менеджеров. Для этого:
- выбираем необходимое поле (в данном случае ставим курсор в поле «Должность» → «менеджер») и нажимаем кнопку
(или выполняем команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному). В форме (или таблице) останутся только записи о сотрудниках, имеющих должность менеджер;- для отмены фильтрации нажимаем на кнопку
на панели инструментов или выполняем команду Записи, Удалить фильтр. В форме (таблице) появятся все данные. Как правило, фильтрацию удобнее использовать в табличных формах или непосредственно в самих таблицах СУБД Access. Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.
Создадим запросы на наличие путёвки в определённую страну.
Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Туры», добавляем необходимые поля (Рисунок 5), нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Доступные туры» и отмечаем галочкой пункт «Изменить макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Страна» в строке «Условие отбора» задаем [Введите страну]. При выполнении запроса (значок
на панели управления) появится окно с предложением ввести название страны. (Рисунок 6) 
Рисунок 5. Создание запроса «Доступные туры».
Рисунок 6. Окно с предложением ввести страну.
Для удобства использования запросов, для них создаются формы.
Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.
Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.
По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum(суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.
Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».
Для создания отчета следует нужно открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.
В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных – таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках услуг), нажать кнопку «ОК». Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных, нажимаем «Далее». Добавляем уровни группировки, нажимаем «Далее». Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке «Далее». Выберите стиль отчета и щелкните по кнопке «Далее». Введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке «Готово». На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.
2.4.1 Создание кнопочной формы
Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:
· выполните команду Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм;
· подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке «Да»;
· Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке «Создать»;
· введите имя Меню и щелкните по кнопке «ОК»;
· в окне выберите Меню и щелкните по кнопке «Изменить»;
· создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке «Создать»;
· в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке — Сотрудники;
· в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования; Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере.
· в строке Форма выберите из списка форму Сотрудники и щелкните по кнопке «ОК»;
· введите в меню все созданные формы и отчеты по данному образцу;
· закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке «3акрыть»;
· щелкните по кнопке «По умолчанию»;
· закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке «3акрыть»;
Моё меню.
3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ
База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.
Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в туристической фирме, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.
Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.
В ходе проделанной работы, нами были созданы:
6 таблиц.
7 запросов.
8 форм.
5 отчетов.
MicrosoftAccess, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.