Для построения сводной таблицы необходимо вызвать мастер сводных таблиц: Данные, Сводная таблица.
Шаг 1. Устанавливается параметр «в списке или базе данных...»
и нажимается Далее». (При создании последующих сводных таблицы по тем же данным, следует устанавливать параметр «в другой сводной таблице» и далее указать первую сводную таблицу (вместо массива данных).
Шаг 2. Указывается (выделяется) диапазон, содержащий исходные данные ($A3;$F66). Так как таблица 1 имеет многоуровневую шапку, для построения сводной таблицы необходимо добавить вспомогательную строку (№ 3), ячейки которой должны отражать краткое и понятное название всех полей таблицы и иметь уникальное имя (например, Месяц расчета зарплаты, табельный номер работника и т.д.). Нажимаем Далее».
Шаг 3. Построение макета сводной таблицы происходит путем перетаскивания кнопок полей в область, где они должны быть расположены. Нажимается Далее».
Шаг 4. Оформление построенной сводной таблицы. Вызывается контекстное меню к сводной таблице и выбирается команда Параметры сводной таблицы.
Рекомендуется использовать следующие параметры:
- снять параметр «автоформат» (сохраняет форматы, установленные пользователем при обновлении сводной таблицы);
- установить параметр «обновить при открытии» (обновляет сводные таблицы при каждом открытии файла);
- снять параметры 2общая сумма по столбцам» и «общая сумма по строкам2 (в случае если нет экономического смысла итоговых сумм по строкам или столбцам).
Выбрав в контекстном меню параметры поля, пользователь может настроить формат всех значений выбранного поля (например, количество знаков после запятой в числе).
Теперь рассмотрим алгоритм работы Промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость».
Итак, Промежуточная форма 2«Расчётно-платёжная ведомость» заполняется и рассчитывается на основе справочников 1-4 и промежуточной формы 1 «Месячный табель учёта рабочего времени».
Месяц расчёта зарплаты соответствует названию месяца установленному в промежуточной форме 1 «Месячный табель учёта рабочего времени» (ссылка на ячейку с названием месяца).
Дата расчёта зарплаты выбирается из справочника 1 «Количество рабочих дней в месяце» (с использованием функции ВПР) согласно месяцу расчёта зарплаты (тек. таблица).
Количество рабочих дней в месяце выбирается из справочника I ((Количество рабочих дней в месяце» (с использованием функции ВПР) согласно месяцу расчёта зарплаты (в текущей таблице).
Табельный номер работника вводится пользователем.
Ф.И.О. работника выбирается из справочника 4 «Учётные сведения о сотрудниках отделения» согласно табельному номеру работника (с использованием функции ВПР).
Тарифный разряд выбирается из справочника 4 «Учётные сведения о сотрудниках отделения» согласно табельному номеру работника (с использованием функции ВПР).
Тарифный коэффициент выбирается согласно тарифному разряду работника из справочника 2 «Тарифный справочник» (с использованием функции ВПР).
Трудовой стаж (лет) рассчитывается на дату расчёта зарплаты от даты начала трудовой деятельности (с использованием функции ДНЕЙ360).
Процент оплаты больничного листа определяется по справочнику 3 «Базовые показатели для расчёта зарплаты» на основании стажа (с использованием функции ЕСЛИ). Если стаж <5 лет, то 60%, если стаж >=8,то 100% иначе (от 5 до 8 лет) 80%
Оклад рассчитывается умножением минимальной зарплаты из справочника 3 «Базовые показатели для расчёта зарплаты» на тарифный коэффициент соответствующего работника.
Начисленная зарплата рассчитывается делением оклада на количество рабочих дней в месяце, и полученный результат умножается на количество отработанных дней выбранных по соответствующему работнику из промежуточной формы I «Месячный табель учёта рабочего времени» (выбирается с помощью функции ГПР)...
Ит.д.
Теперь разработаем алгоритм работы Выходной формы 1 «Расчетный лист заработной платы работника».
Выходная форма 1 «Расчетный лист заработной платы работника» заполняется на основании справочников 2-4 и промежуточных форм 1-2.
Табельный номер работника - вводится пользователем («вручную») номер одного работника, по которому выполнялись расчеты. Для проверки расчетов в ячейку значения этого показателя следует ввести цифру 3, 6, 10 или 11 (в зависимости от своего варианта).
Месяц расчета заработной платы - [ссылка на промежуточную форму 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].
Ф.И.О. работника [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].
Начало трудовой деятельности [аналогично предыдущему
показателю].
Стаж, лет [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].
Тарифный разряд [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].
Тарифный коэффициент [выбирается согласно тарифному разряду работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 2 «Тарифный справочник»].
ОКЛАД [минимальная зарплата (абсолютная ссылка на справочник 3 «Базовые показатели для расчета заработной платы») * тарифный коэффициент (в этой таблице)].
Отработано дней [выбирается согласно табельному номеру работника с использованием функции ГПР из промежуточной формы 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].
Дни по болезни (аналогично предыдущему показателю).
НАЧИСЛЕНО - ВСЕГО, РУБ.. [зарплата + по больничному листу
(в этой таблице)].
Зарплата [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с помощью функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].
По больничному листу [аналогично предыдущему].
УДЕРЖАНО - ВСЕГО, РУБ. [выданный аванс + подоходный налог +профсоюзный взнос (в этой таблице)].
Выданный аванс [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].
Подоходный налог [аналогично предыдущему].
Профсоюзный взнос [аналогично предыдущему].
К ВЫДАЧЕ, РУБ. [всего начислено - всего удержано)].
Выходная форма 2 «платежная ведомость».
1. Месяц [ссылка на промежуточную форму 1 «Месячный табель учета рабочего времени»].
2. Табельный номер работника [вводится пользователем («вручную») согласно варианту (Приложение 1)].
3. Ф.И.О. работника [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из справочника 4 «Учетные сведения о сотрудниках»].
4. К выдаче [выбирается согласно табельному номеру работника (в этой таблице) с использованием функции ВПР из промежуточной формы 2 «Расчетно-платежная ведомость»].
Для пользования данной информационной системой требуется операционная система не ниже Windows 95/2000, а также программа MicrosoftExcel.
Для загрузки автоматизированной информационной системы необходимо вставить дискету с программой в дисковод. Выбрать диск «А», найти необходимый файл, установить курсор и нажать левой кнопкой мыши для его открытия. Там мы видим 4 справочника, 1 таблицу с входными данными, 2 промежуточные формы и 2 выходные формы.
Для того, чтобы открыть АИС, нужно нажать двойным щелчком левой кнопки мыши или же выделить объект одним нажатием правой кнопки мыши, вызвать список команд и выбрать команду «открыть».
В справочниках содержится постоянная и условно-постоянная информация, необходимая для проведения расчетов в АИС. Изменение ее возможно только после снятия защиты листа.
После корректировки всей входной информации для произведения расчетов целесообразно провести обновление связей между листами и ячейками книги в сводных таблицах. Нужно нажать правой кнопкой по таблице, высветится окно, нужно нажать на «Обновить данные». Результаты расчетов можно выводить на печать.
В случае необходимости производится соответствующая корректировка выходных форм.
Просмотреть промежуточные и выходные формы в табличном процессоре «Excel» можно нажав левой кнопкой мыши на соответствующий лист, перечень которых размещен в нижней части монитора.
Распечатать выходные формы можно используя команду «печать» которую можно вызвать, открыв окно «файл» и нажав на нее левой кнопкой мыши.
Подробнее о работе с ПО Excel можно прочитать в справке по программе, нажав Ф 1 с клавиатуры при активном окне с Excel или выбрав «Справка MicrosoftExcel» в меню «Справка».
Данный курсовой проект состоит из двух частей: теоретической и практической. В первой части мы рассмотрели тему «Теоретические основы организации баз данных (БД).
Во второй части проекта на примере Киньшина, Малютина, Осколковой и Панова была разработана автоматизированная информационная система по начислению заработной платы по 18-разрядной тарифной сетке.
Мы рассчитали сложившуюся на данный месяц зарплату работника, рассчитали ему сумму по больничному листу, начисляли подоходный налог, профсоюзные взносы и т.д.. Когда рассчитали все эти данные, то в итоге получили сумму к выдаче зарплаты для работника. Также нами была построена информационно-логическая модель. В процессе ее построения был проведён анализ информационных потоков и показана взаимосвязь между исходными, промежуточными и результативными массивами данных.