Использование информационных технологий в системах управления (стр. 2 из 4)

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение •' приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда ' удается выработать нужное решение оперативно, требуется ^jдополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа. С использованием математического и специального аппаратов, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Персонал организации — сотрудники разной степени квалификации и уровней управления: от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения.

Информационные технологии существенно изменяют бизнес-процессы, открывают новые возможности хозяйственной деятельности, позволяют сохранять конкурентоспособность бизнеса, добиваться повышения операционной производительности и действенности контроля, адекватно реагировать на изменение внешней среды.

Препятствиями на пути внедрения информационных технологий являются:

- непонимание и враждебное к ним отношение сотрудников компании;

- наделение властью большого числа сотрудников, так как в некоторых компаниях опасаются, что в этом случае об их планах узнают конкуренты;

- плохо продуманные проекты внедрения информационных технологий, которые не только не окупают затраты, но и приводят к крупным убыткам.

Правильное внедрение информационных технологий предполагает прохождение следующих этапов:

- установление потребностей будущих пользователей новой системы;

- определение требований к технологии;

- осуществление проектирования;

- материальное воплощение проекта;

- эффективное внедрение (обучение персонала, общение с разработчиками).

1.2 Характеристики и основные компоненты информационных технологий

Информация является необходимым ресурсом в современном обществе. Цель информационной технологии - преобразование информации в информационный продукт, удовлетворяющий потребностям человека (рис. 1.2.)

Рис. 1.2. Модель информационной технологии

Информационный продукт служит основой для принятия решений. Производство информационного продукта в управлении подчинено эффективному достижению целей организации посредством планирования и контроля за использованием производственных ресурсов.

Информационные технологии управления - совокупность, средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения качественно новой информации о состоянии объекта управления. Функциями информационных технологий управления являются:

- сбор данных или первичной информации;

- обработка данных и получение результирующей информации;

- передача результирующей информации пользователю для принятия на ее основе решения.

Современные информационные технологии содержат аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы управления базами данных и другие технические средства хранения, обработки и передачи информации. Основным техническим средством служит компьютер, который соединяет в единое целое все перечисленные элементы.

Основными характеристиками информационных технологий управления являются:

- интерактивный режим работы пользователя с компьютером;

- интегрированность с большим числом программных продуктов;

- гибкость процесса изменения данных, постановки задачи управления.

В приложении 1 представлена связь новых процессов в управлении с современными информационными технологиями.

Инструментарием информационных технологий управления являются один или несколько программных продуктов (взаимосвязанных или не взаимосвязанных между собой) для определенных типов компьютеров, технология работы с которыми позволяет решить поставленные задачи.

Информационная система, создаваемая для достижения определенных целей, соединяет информационные технологии с обслуживающим персоналом.

Информационная система (informationsystem) - совокупность элементов (материальных или идеальных), определенным образом связанных между собой и образующих некоторую целостность. В качестве системы можно рассматривать любой объект действительности. Любая система уже по своей сути является информационным образованием, так как взаимосвязи ее элементов осуществляются посредством перетоков информации. Понятие системы в интернетике используется очень широко, имеет множество смысловых значений и чаще всего, относится к взаимосвязанному набору средств технического и программного обеспечения, а также организационно упорядоченной совокупности документов.

В процессе управления используется научный инструментарий.

Научный инструментарий управления - это набор качественных моделей, помогающий пользователю принимать решения. Этот инструментарий базируется на математических методах, что придает процессу жестко регламентированный характер. Необходимо собирать данные определенного типа, представлять их в специальном формате и анализировать согласно строго определенным математическим правилам.

Технической базой информационных технологий управления являются:

- персональный компьютер (корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры);

- компьютерные сети (локальная вычислительная сеть, глобальная сеть, Интернет как информационный ресурс);

- офисная техника (средство репрографии, средство оперативной полиграфии, носители информации, средство обработки документов, средство хранения, поиска и транспортировки документов).

2. Содержание информационных технологий

2.1 Информационные технологии обработки данных в системе управления

Получение больших объемов информации превращается для специалистов по информатике и менеджеров в серьезную проблему. Для того чтобы идентифицировать только необходимую информацию для решения какой-то конкретной задачи, приходится "перебирать" громадное количество данных. Данные - это "сырые" факты и цифры, в которых нет ничего особенного и которые сами по себе не могут быть полезными для менеджеров. Для того чтобы извлечь полезную информацию, необходимо обработать, получить законченный •информационный продукт, имеющий непосредственное отношение к управленческой задаче. Проблема эффективной идентификации полезной информации и обеспечения доступа к ней менеджеров и сотрудников приобретает все большую остроту.

О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях вводится должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Как правило, специалисты по информации сталкиваются с проблемой выбора одного из безграничного множества вариантов приобретения аппаратного и программного обеспечения, сетевого и телекоммуникационного оборудования. Объем данных, которые способны давать комбинации этих технологических средств в равной мере, огромен. Принятие решений, связанных с применением новых технологических средств и управлением их ресурсами, зачастую ложится прежде всего на плечи главного специалиста по информации. Ему приходится интегрировать текущие и новые технологии поддержки принятия организационных решений, обеспечения операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте в нужное время.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на Уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

- обработка данных об операциях, производимых фирмой;

- создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

- получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.