Речевые сообщения. Такие сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне через телефонную сеть. Телефон как важнейшее средство вер бальной коммуникации совершенствуется. Его функции значительно развились с момента начала эксплуатации в 1878 г.
В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение и осуществляв' коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами
Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны( Телефон выступает в роли: автоответчика; определителя номер звонящего абонента (в том числе и сообщения о номере голосом) средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородных сетях; блока защиты номера телефона от его определения внешних абонентом; устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов. В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и др.
Телефонная связь коллективная, поэтому она сравнительно дешева, однако временами бывает недоступна из-за занятости линий связи и абонента другими абонентами. Новые возможности телефонной связи для преодоления этого неудобства и развития телефонного сервиса обеспечивает система радио-пейджинг.
Возможности пейджеров по мере развития этой технологии связи возрастают. Они:
- обеспечивают конфиденциальность передаваемых сообщений;
- принимают и накапливают в памяти не одно, а несколько сообщений;
- обеспечивают возможность передачи групповых сообщений сразу группе владельцев пейджеров и многое другое.
Аудиоконференции. Используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Использование аудиоконференции облегчает принятие решений.
Бумажные документы. К ним могут быть отнесены всевозможные каналы передачи бумажных сообщения и их комбинаций (телетайпная связь, телексная связь, телефаксная связь и др.). полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию или копированию.
Электронная почта позволяет передавать и обрабатывать полученную корреспонденцию с помощью компьютера. На практике часто используется для пересылки деловых документов, графиков, таблиц, фотографий и т.д.
Система информационного обмена телекс. Эта информационная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различных абонентам. Система обмена телекс постепенно вбирает в себя преимущества телеграфа и телетайпа и улучшает из. По мере развития системы в нее включается также возможности факсимильной связи.
Информационная система телетекст. Телетекст – это своеобразная электронная газета или электронных бюллетень, в которых непрерывно передаются страницы текста из газет, журналов, агентств и служб.
Информационная система видеотекст. Эта система расширяет возможности получения информации и свободы выбора, а также объединяет возможности телефона, компьютера и телевизора.
Автоматизация управленческой деятельности становится все более привлекательной для менеджеров всех уровней не только потому что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но и также потому что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Применение информационных технологий оказывает большое влияние на выживаемость и конкурентоспособность организации. повышение эффективности предприятия благодаря использованию управленческой информационной системы начинается с высшего уровня управления. Главный управляющий организацией должен видеть перспективу ее развития с учетом того вклада, который могут внести информационные технологии.
Информация – важнейший инструмент бизнеса. Без информации невозможно принять ключевые решения необходимые для поддержания функционирования организации. важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные фиксируются на следующих носителях: бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках. Зарегистрированные данные могут принимать любые аудиовизуальные формы, включая текст, изображение и звук.
И только тогда когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация.
Управленческая информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, связанных с управлением. Под термином "управленские информационные системы" обычно понимаются системы, содержащие процедуры сбора, хранения, обработки, создания и передачи информации, необходимой для менеджеров.
Информационные технологии – это обобщенное название технологий применяемых в управленческих информационных системах. На современном предприятии своевременная точная информация жизненно необходима для эффективного принятия решений и управления ресурсами.
В современной организации применяются следующие технологии:
- информационные технологии обработки данных
- автоматизация управленческой деятельности.
Информационная технология обработки данных предназначена для решения четко структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны процедуры их обработки. Данная технология применяется на операционном (исполнительном) уровне. Основными компонентами информационной технологии обработки данных является:
- сбор данных;
- обработка данных;
- создание отчетов
Для разных уровней управления требуются различные базы данных. На операционном – данные детализируются; на тактическом – данные обобщаются; на уровне подразделений – собираются и обобщаются данные, имеющие отношения к данному подразделению; на индивидуальном уровне – данные имеют временный характер.
Автоматизация управленческой деятельности получила название информационной технологии автоматизированного офиса. Данная технология направлена на поддержку коммуникаций как внутри организации, так и вне ее. Информационная технология автоматизированного офиса предполагает наличие в организации разнообразных технических средств с помощью которых обеспечивается прием и выдача трех основных видов информации: речи, данных и изображений в их настоящем и в развитии.
Основные информационные потоки интегрируются на автоматизированных рабочих местах. Основными техническими средствами автоматизации, используемые в информационных технологиях являются различные модификации телефонов, пейджеров, компьютеров, средства предназначенные для аудиосвязи, телефаксная связь, копировальная техника и др.
Использование современных технических средств автоматизации позволяет не только получать оперативную информацию, но и на ее основе принимать оперативные и стратегические решения.
Современные информационные технологии открывают возможность построения информационно-насыщенных рабочих мест и электронных офисов современно новой основой творчества, когда единицей общения становится активный информационный экран.
На основе информационных технологий в организациях создаются разнообразные информационные системы, предназначенные для управления технологическими процессами и системы административно-организационной типа для обслуживания коллектива специалистов, осуществляющих управление предприятием.
1. Веревченко А.П. , Горчаков В.В. Иванов И.В., Голодова О.В. Информационные ресурсы для принятия решений. – Екатеринбург: Деловая книга, 2004.
2. Гайфуллин Б.Н., Обухов И.А. Автоматизированные системы управления предприятием. – М.: Интер-фейс-Пресс, 2005.
3. Граубаров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2005.
4. Игнатьева Д.В., Максимов М.М. Исследование систем управления. -М.:ЮНИТИ, 2003. 157с
5. Короткое Э.М. Исследование систем управления. М.:ДЕКЛ, 2003.176с
6. Костров А.В. Основы информационного менеджмента. – М.: Финансы и статистика, 2004.
7. Максимцов М.М., Игнатьева А.В.Исследование систем управления.- М.:ЮНИТИ, 2000.157с
8. Матвеев М.И., Трубилин И.Т., Лойко В.И., Барановский Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. – М.: Финансы и статистика, 2005.
9. Мишин В.М. Исследование систем управления. - М.:ЮНИТИ- ДАНА, 2003.527с
10.Мухин В.И., Сычев В.И. Исследование систем управления. — М.:ДЕКА, 2000.581с
11.Рогожин СВ. Исследование систем управления. — М.:1999.
12.Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. – М.: ДМК Пресс, 2005.
Влияние информационных технологий на появление новых процессов в управлении
| №п/п | Технология | Новый процесс |
| 1 | Распределенные базы данных | Информация может одновременно появляться в разных местах тогда, когда она необходима |
| 2 | Экспертные системы | Работу эксперта может выполнять специалист по общим вопросам |
| 3 | Телекоммуникационные сети | Бизнес может пользоваться преимуществами централизации и децентрализации одновременно |
| 4 | Средства поддержки принятия решений, доступ к базам данных, средства моделирования | Принятие решения становится частью работы каждого сотрудника (иерархическое принятие решений) |
| 5 | Беспроводная связь и переносимые компьютеры | Сотрудники могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся |
| 6 | Интерактивный видеодиск | Лучший контакт с потенциальным покупателем - эффективный контакт |
| 7 | Автоматическое индексирование и отслеживание | Объекты сами информируют о своем местонахождении |
| 8 | Высокопроизводительные компьютеры | Планы пересматриваются и корректируются оперативно по мере необходимости |