- Переключатель Образцы стилей действует аналогично переключателю Пример, то есть, если для шаблона предусмотрен пример, он отобразится в основном окне. Если шаблон не содержит образцов стиля, в окне появится сообщение, отформатированное стилем первой строки шаблона, о том, что образцы отсутствуют.
Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав шаблон, следует нажать OK, в результате чего документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений.
Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без вашего участия. Прибегнув к помощи этого средства, вы предлагаете MS Word самостоятельно решить проблемы, связанные с форматированием. MS Word производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.
Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и после его ввода. При этом вы оставляете за собой право принять или отвергнуть форматирование произведенное с помощью автоформата. Кроме того, вы можете частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.
Автоформатирование в процессе ввода текста
Автоформатирование в процессе ввода, пожалуй одно из наиболее удачных средств, облегчающих создание документа.
- Выберите команду Сервис | Автозамена
- В окне диалога “Автозамена” перейдите на вкладку “Автоформат”.
- Установите переключатель При вводе.
- Выберите нужные вам опции из раздела “Применять при вводе”, установите флажки соответствующие нужным опциям.
- Нажмите OK.
Если вы решили использовать все предлагаемые средства автоформата, целиком положившись на автоматического помощника, все же следует выполнять ряд правил. Чтобы установить:
- Заголовок 1. Введите текст без отступов и табуляций, начиная с левого края строки, с прописной буквы, не используя знаков препинания. В конце быстро дважды нажмите клавишу Enter.
- Заголовок 2. Выполните действия, аналогичные установке Заголовка 1 и, кроме того, установите табуляцию (с помощью клавиши Tab или кнопки Увеличить отступ на панели инструментов “Форматирование”).
- Заголовок 3. В этом случае необходимо дважды нажать клавишу Tab или кнопку Увеличить отступ. Остальные действия аналогичны установке Заголовка 1.
- Для каждого следующего уровня заголовка меняется только количество нажатий клавиши Tab или кнопки Увеличить отступ (на один раз меньше порядкового номера уровня заголовка). Заголовки не могут следовать подряд, между ними должна располагаться хотя бы одна строка текста.
- Нумерованный список получается, если ввести 1. и пробел перед первым абзацем списка. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для отключения нумерации нажмите Enter дважды.
- Маркированный список получается, если ввести * и пробел в начале строки первого абзаца. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для выключения списка нажмите Enter дважды.
- Сплошная линия. Введите подряд три дефиса, нажмите Enter.
Авто форматирование уже введенного текста.
Для автоматического форматирования существующего текста необходимо на вкладке “Автоформат” окна диалога “Параметры” установить переключатель При выборе команды. Далее можно запустить процесс автоформатирования с помощью кнопки Автоформат стандартной панели инструментов или команды Формат | Автоформат.
При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке “Автоформат” (команда Сервис | Параметры), MS Word производит следующие изменения:
- К каждому абзацу применяется стиль
- Удаляются лишние маркеры абзацев
- Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев.
- Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня.
- Символы (C), (R) и (TM) заменяются на символы из установленного шрифта: символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и символ товарного знака ©, ® и™ ™.
С помощью кнопки Автоформат можно быстро отформатировать текст, и если вы не удовлетворены полученными результатами, можно отменить автоформатирование нажатием кнопки Отменить. В любом случае, вышеописанные замены, производимые с помощью кнопки Автоформат могут быть полезными.
По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон “Обычный” является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, вы в дальнейшем можете сделать его шаблоном. Создавая документы на основе созданного шаблона, вы получаете возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно делать выполнять, они успешно будут работать в документе также, как и в предыдущем документе, который вы сделали шаблоном.
Если вы собираетесь использовать созданный шаблон для какого-то определенного типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.
При работе с шаблонами вы можете перенести из одного шаблона в другой шаблон или документ любые определенные в нем параметры. Эта возможность сэкономит время, затрачиваемое на разработку новых шаблонов и документов.
Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в MS Word установлены следующие приоритеты:
- Специальный шаблон имеет приоритет над общим
- Документ имеет приоритет над специальным шаблоном
То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона “Обычный”. Это значит, что вы можете видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона “Обычный”.
Приступая к работе с шаблонами, мы рекомендуем вам набраться терпения и ознакомиться со всеми встроенными MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов вы найдете для себя полезный, сходный с требуемым документом, внесете в него некоторые изменения и дополнения. Вы все равно затратите меньше времени на доводку имеющегося шаблона, чем на создание нового.
Имейте в виду простое правило: делайте копию шаблона, давая ей другое имя, и работайте с ней, оставляя исходный шаблон неизменным. Он может вам еще пригодиться.
Как уже говорилось, Word содержит ряд встроенных шаблонов и мастеров для создания различных стандартных документов наиболее часто используемых в делопроизводстве.
Стандартные шаблоны MS Word
Шаблон Характеристика
Общие
Обычный Многоцелевой шаблон, предназначенный для документов разных типов
Письма и факсы
Факсы Содержит три вида факсов: Изысканный, Современный, Стандартный
Письма Три вида писем: Изысканное, Современное, Стандартное
Мастер писем Позволяет в диалоговом режиме создать несколько стандартных типов факсов
Мастер факсов Позволяет в диалоговом режиме создать несколько типов писем
Записки
Записки Содержит три вида шаблона записок: Изысканная, Современная, Стандартная
Мастер записок Позволяет в диалоговом режиме создавать несколько видов записок, для многостраничных записок устанавливает колонтитулы
Отчеты
Отчеты Создает три вида отчетов: Изысканный, Современный, Стандартный. Содержит все возможные виды форматирования
Другие документы
Мастер повесток дня Создает различные формы повесток дня
Мастер грамот Создает четыре вида наградных листов
Мастер календарей Создает календарь на год
Мастер резюме Создает три вида резюме (Изысканное, Современное, Стандартное)
Мастер таблиц Создает различные типы таблиц
Резюме Создает три типа резюме
Счет Создает счет, автоматически вычисляет сумму
Табель Создает недельный табель учета рабочего времени
Заказ Создает заказ, автоматически вычисляет сумму
Публикации
Брошюра Создает двухстороннюю, трехколоночную брошюру
Шаблон Характеристика
Заявление для печати Создает три типа заявлений для печати: Изысканное, Современное, Стандартное
Бюллетень Создает информационный бюллетень
Мастер бюллетеней Создает Классический или Современный бюллетень
Руководство Создает инструкции, руководство, документацию с содержанием и алфавитным списком
Справочник Создает адресные или телефонные справочники
Диссертация Шаблон для оформления диссертаций, со списком литературы, алфавитным указателем
Представьте себе ситуацию: вы создали служебную записку. В дальнейшем эта записка переросла в статью, а в последствии и в отчет вашей деятельности. Для каждого из этих документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить документ так, как того требует его назначение. Таким образом вы можете изменить шаблон и получать новый документ. Сначала вы используете шаблон “Стандартная записка”, затем для статьи можно использовать шаблон “Брошюра”, преобразованный к требованиям издания, для которого предназначена статья. Далее, дополнив содержимое, можно воспользоваться шаблоном “Отчет”. При этом содержание документа может меняться незначительно, но благодаря оформлению вы получите три совершенно разных документа.