Макрос- последовательность операций Word, которую можно записать напрямую или в виде команд языка Visual Basic для приложений. При запуске макроса записанные действия выполняются снова.
Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.
Макросы часто используются для следующих целей:
- для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;
- для объединения сложных команд;
- для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
- для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.
Создание и редактирование макросов.
Макросы можно создавать двумя способами:
- в редакторе Visual Basic.
- с помощью диалогового окна Запись макроса
Первый способ позволяет быстро создавать макросы при минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Для изменения инструкций макрос следует открыть в редакторе Visual Basic. В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом.
Создание макросов при помощи редакторе Visual Basic.
Выходит за рамки нашего курса впрочем, как и знакомство с основами языка программирования Visual Basic.
Создание макросов при помощи окна «Запись макроса».
- Выполните процедуру, записываемую в макрос, установите порядок следования команд.
- Откройте документ, для которого создается макрос. Если создается макрос, применимый ко всем документам, то открываемый документ должен быть основан на обычном шаблоне.
- Приведите документ в то состояние, в котором обычно начинаете вручную выполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.
- Определите для себя удобный способ выделения текста и перемещения по нему в процессе записи макроса.
В процессе записи макроса использование мыши ограничено. С помощью мыши можно выбирать команды меню, но нельзя перемещаться по документу и выделять его части. Выделять текст или перемещаться по документу можно только с помощью команд и клавиатуры.
Ниже приведены наиболее распространенные способы перемещения по документу и выделения его частей при записи макроса:
- Перед записью можно пометить рабочую область закладкой с помощью команды Правка | Закладка. В процессе записи переход к ней осуществляется выбором команды Правка | Перейти.
- Для перехода к месту последней выполненной правки нажмите Shift+F5
- Для перехода к началу документа нажмите Ctrl+Home
- Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+End
- Для выделения всего документа выберите команду Правка | Выделить все или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A
- Выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Начать запись.
- В поле Имя макроса введите имя нового макроса.
- Выберите в поле Макрос доступен для шаблон или документ, в котором будет храниться макрос.
- При желании введите краткое описание макроса в поле Описание.
- Если макросу не надо присваивать кнопку на панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш, нажмите кнопку OK, чтобы начать запись макроса.
- Выполните действия, которые следует включить в макрос.
Действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются. Используйте клавиатуру для записи таких действий, как выделение текста или перемещение курсора. Мышь может быть использована для выбора нужных команд и параметров.
- Для приостановки записи макроса нажмите кнопку Пауза.
- Выполните действия, которые не должны быть записаны.
- Для возобновления записи нажмите кнопку Возобновить запись.
- Для окончания записи макроса нажмите кнопку Остановить запись.
Если новому макросу будет присвоено имя уже существующего макроса, то последний будет заменен.
Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию макросы сохраняются в шаблон «Обычный», чтобы они были доступны всем документам. Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого типа и удалить его из шаблона «Обычный» используя, диалоговое окно Организатор.
Как уже ранее говорилось изменять, редактировать макрос можно только в редакторе Visual Basic.
- Выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем — команду Макросы.
- Выберите имя макроса, который требуется отредактировать, в списке Имя.
- Если имени нужного макроса нет в списке, выберите в поле Макросы из другой список макросов.
- Нажмите кнопку Изменить. Внесите необходимые исправления, удалите ненужные действия или добавьте инструкции, которые нельзя записать обычным способом.
- Закройте окно редактора.
После записи макроса следует проверить его работоспособность. Для этого в окне диалога “Макрос” выберите записанный макрос и нажмите кнопку Выполнить. Теперь нужно выбрать удобный способ запуска макроса. Можно по своему усмотрению воспользоваться следующими вариантами запуска:
- Создать специальную кнопку на панели инструментов
- Создать собственную команду меню
- Назначьте макросу комбинацию клавиш
Назначение макросу кнопки запуска
- Если вы находитесь в окне диалога “Запись макроса”, нажмите кнопку Панели. В качестве альтернативного способа выберите команду Сервис | Настройка. Откроется окно диалога “Настройка”, вкладка “Панель инструментов”.
- В списка элементов Категории выберите Макросы, поскольку требуется назначить кнопку панели для созданного макроса. В списке имен выберите имя созданного макроса. При нажатии мышью на выделенную область появляются очертания кнопки, которые следует переместить на панель инструментов.
- Если требуется изменить рисунок кнопки, стиль или другие параметры нажмите кнопку Изменить выделенный объект, откроется окно диалога с помощью которого можно внести необходимые изменения.
- По окончании изменения внешнего вида кнопки нажмите OK. На этом процедура назначения кнопки заканчивается.
Назначение макросу клавишной команды.
- Выберите команду Сервис | Настройка, нажмите кнопку “Клавиатура”.
- В списке Категории выберите Макросы, в списке макросов — макрос, для которого назначается клавишная команда.
- Нажмите сочетание клавиш, которое хотите присвоить макросу. Назначенное сочетание появится в поле Новое сочетание клавиш.
- В поле Сохранить изменения в выберите шаблон, для которого создавался макрос.
- Нажмите кнопку Назначить, затем Закрыть.
Назначение макросу команды меню
- Выберите команду Сервис | Настройка, перейдите на вкладку “Меню”.
- В списке Категории выберите Макросы, в списке макросов — макрос, для вы предполагаете назначить команду меню. При нажатии мышью на выделенную область появляются очертания кнопки, которые следует переместить в выбранное меню.
- Для изменения названия команды меню, назначения ей кнопки и т.п. нажмите кнопку Изменить выделенный объект. Если вы хотите назначить для команды меню оперативную клавишу, установите подчеркивание для одной из букв в имени команды. Для этого поместите перед этой буквой символ & (амперсант).
Для запуска макроса существует еще один способ. Специально для этой цели предусмотрено поле {MACROBUTTON}. При вставке этого поля в документ макрос запускается двойным нажатием кнопки мыши на поле {MACROBUTTON}. Поле {MACROBUTTON} может быть вставлено с помощью команды Вставка | Поле или вручную.
Удаление, переименование, копирование макросов.
Удаление, переименование, копирование макросов
Макросы можно удалить, переименовывать и копировать.
- Откройте документ, основанный на шаблоне, к которому относится удаляемый макрос.
- Выберите команду Сервис | Макрос.
- Выберите в списке имя макроса.
- Нажмите кнопку Удалить. На экране появится запрос о подтверждении удаления макроса. Нажмите Да.
- Нажмите кнопку Закрыть.
Вместе с макросом автоматически удаляется кнопка, команда меню или клавишная команда, запускающая его.
Макрос, находящийся в открытом окне редактирования, удалить нельзя. Для его удаления следует закрыть окно редактирования, затем поступить так, как описано выше.
Для переименования и копирования макроса используется команда Сервис | Макрос | Организатор.
- Откройте документ, основанный на шаблоне, в котором содержится макрос, требующий переименования.
- Выберите команду Сервис | Макрос.
- Нажмите кнопку Организатор.
- В списке макросов выберите необходимый.
- Нажмите кнопку Переименовать.
- В окне диалога “Новое имя” введите новое имя макроса.
- Нажмите OK.
- Нажмите Закрыть.
Копирование макроса из одного шаблона в другой
- Откройте шаблон, содержащий макрос, который нужно скопировать, и шаблон, в который требуется поместить копию макроса. Для макроса, созданного в обычном шаблоне откройте любой документ, основанный на обычном шаблоне.
- Если шаблон защищен, то снимите защиту с помощью команды Сервис | Снять защиту.
- Выберите команду Сервис | Макрос.
- Нажмите кнопку Организатор.
- В списке шаблонов и документов окна выберите шаблон, содержащий требуемый макрос.
- В другом списке шаблонов выберите, тот в который нужно скопировать макрос.
- В списке макросов выберите копируемый макрос.
- Нажмите кнопку Копировать. Макрос будет скопирован из шаблона в шаблон.
- Нажмите кнопку Закрыть.
Если шаблон, из которого требуется скопировать макрос, не появляется ни в одном из этих списков, нажмите кнопку Закрыть файл. Нажмите кнопку Открыть файл, чтобы выбрать нужный шаблон или документ.
Не забудьте сохранить макрос с помощью команды Файл | Сохранить все.
Получение справочной информации о макросах.
В MS Word имеется обширная справочная информация о макросах. Для получения справки о макросах, выберите в предметном указателе тему “Макрос”, и вам будет предоставлена подробная справка о всех вопросах, касающихся макросов.
Вы можете получить информацию о конкретном выражении или функции макроса. Для поиска информации о конкретном выражении, аргументе или функции следует воспользоваться командой Сервис | Макрос | Изменить, а в окне редактирования макроса — установить курсор на интересующем вас выражении и нажать F1.