База данных музыкального магазина (стр. 3 из 3)
2.2. Создание запросов
Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.
Построение запросов в режиме Конструктора
В объекте Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса были внесены все участвующие в запросе таблицы.
Таблицы, к которым обращен запрос, были открыты с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно было поместить в столбец нижней части бланка.
В строке Поле были указаны имена столбцов создаваемого запроса. Существующее имя поля выбрано из раскрывающегося списка. В первом и втором столбце выбрано Название альбома и Наличие. В ячейке имя таблицы возникло имя таблицы которая содержит выбранное поле. Для вычисляемого поля в строке поле была выбрана формула: Стоимость: Sum([Количество]*[цена]).
Для поля Название альбома выбран тип Группировка, для поля наличие выбран тип Sum.
Так же были изменены некоторые свойства столбцов. Был задан формат поля – фиксированный и число знаков после запятой – 2.
Рис.6. Запрос «общий» в режиме Конструктора
2.3. Создание форм
Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам.
Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.
Для создания автоформы открыли панель Формы в окне База данных и воспользовались командной кнопкой
. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирали тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа сформировалась автоматически и немедленно была готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных. 
Рис.7. Форма
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Создание итогового отчета с помощью мастера было начато с нажатия кнопки
. В окне Новый отчет выбран Мастер отчетов и запрос, в котором присутствуют нужные поля. Затем отвечали на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.На экране появился отчет. Его можно было просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых операций окно просмотра отчета было закрыто.
Рис.7. Отчет о наличии
Заключение
В проделанной работе были опробованы и использованы основные метода и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.
Помимо использованных разделов, Microsoft Access содержит в себе также средства для интеграции разных приложений Office 2003 и возможности работать в Web.
Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При этом разработчик должен учитывать то, что наиболее простые БД могут быть подвержены избыточности, но при этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для которой разрабатывается база данных. Например, при формировании БД для магазина, разработчик должен ориентировать её в первую очередь на продажу.
Выводы
В ходе работы над базой данных были созданы: четыре таблицы – одна главная и три подчиненные, между ними установлена связь один ко многим, с обеспечением целостности данных, два запроса – общий и запрос на продажи. Также была создана форма, позволяющая получить полную информацию о продукте, и два отчета по запросам.
Список литературы
1.Симонович С.В. и др. Информатика. Базовый курс - СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.
2. Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.
3. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ ,2000 часть 2. – 382с.
4. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 2004. – 116с.
5. Семенов А.С. Access2003 Практическая разработка баз данных.- СПб.: Питер, 2005
6. Диго С.М. Access. – М.: Проспект, 2005