· Возможность создания собственных презентаций (без использования шаблонов и мастеров), а так же собственных шаблонов слайдов и презентаций.
· Набор средств по управлению показом презентации
· Возможность включения в демонстрацию презентации различных анимационных и мультимедийных эффектов.
Документы MSPowerPointзаписываются в файлы специального формата, имеющие расширения .ppt, .pot и .pps. Расширение .pptзакрепляется за файлами, содержащими разрабатываемую презентацию, расширение .pot – за файлами, содержащими шаблон презентации, и разрешение .pps– за файлами, содержащими полностью готовую презентацию.
3. Запуск и завершение работы программы ms powerpoint.
В стандартном случае запуск программы MSPowerPointвыполняется с помощью команды ВСЕ ПРОГРАММЫ – MICROSOFTPOWERPOINT из основного меню Windows. При стандартной установке пакета MSOffice осуществляется автоматическое связывание файлов, имеющих расширение .pptили .pot, с программой MSPowerPoint. Завершение работы программы выполняется стандартными способами, в том числе сочетанием Alt+F4 или командой ФАЙЛ – ВЫХОД из операционного меню программы.
4. Использование электронных таблиц в MS POWERPOINT.
4.1. Использование Word-таблицы в PowerPoint
Мы можем создавать таблицы в PowerPoint. Но если мы уже создали таблицу в Word, можно, и даже нужно, использовать ее в презентации.
Мы можем связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой OLE.
OLE является сокращением выражения object linking and embedding (связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows позволяет нам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую информацию в другой программе. Если мы внедряем подобную информацию, она передается вместе с документом, в котором хранится. Если же она связывается, мы можем хранить ее где угодно и работать с ней в родительской программе; при каждом последующем открытии нами документа, содержащего подобную связь, этот документ будет автоматически обновляться.
Создать PowerPoint-таблицу несложно: достаточно обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить Word-таблицу к слайду чуть сложнее. Прежде чем поместить таблицу в слайд, необходимо скопировать ее в Буфер обмена, используемой в качестве временной памяти всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так:
1. Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выбрать Таблица, Выделить таблицу.
2. Нажать Ctrl+C или выбрать Правка, Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.
3. Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint .
4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.
5. Выбрать Правка, Специальная вставка.
6. Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем нажать селекторную кнопку Связать. Выбрав Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем все ее связи с исходным документом.
7. Щелкнуть на кнопке OK.
Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда нам приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице. Но чтобы просто скопировать Word-таблицу в презентацию нам необходимо выполнить следующее:
1. Выделить таблицу в Word.
2. Нажать Ctrl+С или выбрать Правка, Копировать.
3. Переключиться в PowerPoint.
4. Перейти к нужному нам слайду.
5. Переключиться в режим просмотра слайдов.
6. Нажать Ctrl+V или выбрать Правка, Вставить, чтобы вставить таблицу из буфера
4.2. Связь электронной таблицы Excel со слайдом
В очередной раз мы прибегнем к помощи Буфера обмена, чтобы передать данные между программами. Нужно открыть необходимую электронную таблицу Excel и выполнить следующие шаги:
1. Выделить ячейки, которые хотим скопировать, и нажать Ctrl+С, чтобы выполнить копирование в Буфер обмена.
2. Переключиться в PowerPoint.
3. В режиме сортировки слайдов перейти к слайду, в который хотим поместить электронную таблицу, или создать новый слайд.
4. Выбрать Правка, Специальная вставка.
5. Щелкнуть на Объект Лист Microsoft Excel и нажать селекторную кнопку Связать.
6. Щелкнуть на кнопке ОК .
Если нам связь не требуется, то нет проблем. Нужно повторить шаги, описанные выше, но на шаге 5 нажать кнопку Вставить, а не кнопку Связать. Еще лучше заменить шаги 4, 5 и 6 нажатием Ctrl+V , обеспечивающим быструю вставку данных из Буфера обмена.
5. Интерфейс программы MS POWERPOINT.
В окне программы находится заголовок, операционное меню и рабочая зона, в которой могут располагаться различные инструментальные панели, области разработки слайдов и презентаций, а так же строка состояния. Кроме того, в окне PowerPointможет размещаться область задач, содержащая элементы управления, которые облегчают выполнение операций создания и открытия презентаций и слайдов, а также поиска в них нужных элементов. Имеются также разделы области задач, облегчающие работу с многостраничным буфером обмена и вставку в документ графических объектов.
Центральную часть рабочей зоны программы занимает область слайда, в которой формируется его содержание и оформление. Кроме того, в этой области может отображаться в крупномасштабном виде макет слайда или слайд, готовый к показу. В находящийся в этой области слайд можно добавлять текст, вставлять рисунки, клипы, диаграммы, графические объекты, надписи, видеоклипы, звуковые эффекты и анимацию.
Макеты слайдов обычно содержат заглушки, местодержатели или заполнители. Заглушки в макете ограничены пунктирной линией и содержат текст, рисунок или условное обозначение, которые описывают их назначение.
Во время редактирования или преобразования макетов в слайды реальных презентации пользователь должен заменить заглушки конкретными текстовыми или графическими элементами. Макеты слайдов могут содержать заглушки заголовков, маркированных или нумерованных списков, таблиц, диаграмм, рисунков, фигур и т.д. Замена заглушки может осуществляться только соответствующим ей текстовым или графическим элементом.
Для повышения удобства размещения элементов область слайда может содержать сетку и направляющие. Сетка состоит из горизонтальных и вертикальных линий, размещенных на равном расстоянии друг от друга по всей области слайда. Направляющих всего две – одна вертикальная и одна горизонтальная. Они разбивают область слайда на четыре сектора и служат для ориентации при необходимости определённым образом сгруппировать размещаемые на слайде элементы.
Сверху над областью слайда и слева от неё могут отображаться вертикальная и горизонтальная линейки, которые в программе PowerPointиграют ту же роль, что и в редакторе Word. В общем случае в рабочей зоне кроме рассмотренных выше областей слайда и задач могут находится ещё три области: заметок, слайдов и структуры. Область заметок предназначена для формирования заметок к любым слайдам презентации. Впоследствии такие заметки можно будет напечатать и использовать в процессе демонстрации презентации или же сохранить их для дальнейшего просмотра их на веб-страницах. Область слайдов служит для работы сразу со всеми слайдами презентации или с отдельными группами слайдов. И, наконец, область структуры содержит структуру всей презентации и обеспечивает возможность быстро изменять её, пробуя разные варианты взаимного расположения слайдов.
Необходимо понимать, что начальный этап создания презентации – этап её проектирования – не может быть проведён с помощью каких-либо программных средств.
На этапе проектирования презентации пользователь должен четко представить себе и зафиксировать цель и тему создаваемой презентации, составить её общий план, разработать общий план демонстрации, разбить его на отдельные фрагменты и определить желаемую последовательность их демонстрации.
Нужно так же подобрать к каждому фрагменту наиболее точные, краткие и выразительные заголовки, точно сформулировать текстовые пояснения, отобрать наиболее подходящие иллюстрации, диаграммы, словом спроектировать каждый слайд и всю презентацию в целом.
6.1. Создание презентации с помощью мастера автосодержания.
Создание презентации с помощью мастера автосодержания начинается с выбора из меню команды Файл – Создать. В результате её выполнения в PowerPointв рабочей зоне программы отображается область задач Создание презентации. Щелчок по гиперссылке Из мастера автосодержания запускает работу мастера, которая состоит из пяти шагов:
1. Первое окно мастера автосодержания, по сути, является рекламной заставкой. Поэтому после ознакомления с его содержимым следует нажать на кнопку Далее.
2. Во втором окне мастер предлагает выбрать одну из стандартных тем. После выбора следует щелкнуть по кнопке Далее.
3. На следующем шаге мастер автосодержания предлагает выбрать способ показа демонстрации: Презентация на экране, Презентация в Интернете, Черно-белые прозрачки, Цветные прозрачки или 35-мм слайд. Щелкните по подходящему переключателю и перейдите к следующему шагу.
4. В четвёртом окне мастер запрашивает у разработчика заголовок, который должен находиться на титульном слайде презентации, а так же объекты, которые должны размещаться на всех остальных слайдах.
5. В пятом окне мастер сообщает о том, что он получил всю необходимую информацию и что для получения результата пользователю следует нажать кнопку Готово.
6.2. Создание презентации на основе существующей.
Последние этапы создания новой презентации на основе уже существующей похожи на её создание с помощью мастера автосодержания. Но на начальном этапе вместо работы с диалоговыми окнами мастера следует открыть наиболее подходящие по содержанию существующую презентацию, а затем выполнить её первичное сохранение под другим именем и/или в другой папке. После чего старую презентацию можно редактировать, так же как и результат работы мастера автосодержания.