В подтверждение трудового стажа принимаются только официальные документы с подписью руководителя, заверенные печатью организации. Это могут быть: справки, копии, выписки из приказов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю[15].
На основании представленных документов общий стаж работы работника, которому оформляется дубликат трудовой книжки, записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Затем общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
- в графе 2 указывается дата приема на работу;
- в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) производится в общем порядке:
- в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
- в графе 3 - причина (основание) увольнения (если в представленном работником документе имеются такие данные).
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения;
- в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и тому подобное), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
1.5 Особенности ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями
Согласно Федеральному закону от 30.06.2006 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации...» с 6 июля 2006 года индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки работников. Однако законодатель не утвердил переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона.
Всем работникам, принимаемым на работу с 6 октября 2006 года, индивидуальный предприниматель обязан внести записи в имеющуюся трудовую книжку или завести новую.
Однако как быть с работниками, которые приняты на работу до 6 октября и после этой даты продолжают трудиться у индивидуального предпринимателя?
Ответить на этот вопрос попыталось Минздравсоцразвития России в письме от 30.08.2006 N 5140-17 (далее - Письмо). В Письме отмечается, что переходных положений относительно порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей, нет.
Чиновники посоветовали индивидуальным предпринимателям внести в трудовые книжки работников, принятых на работу до 6 октября 2006 года, соответствующие записи. Но тут же оговорились: если такая запись вдруг внесена не будет, то и запись об увольнении с работы не имеет основания. Получается, что запись о приеме на работу можно и не вносить?
С 23 марта 2008 года конкретизирована обязанность индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки. Так, вступило в силу постановление Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 г. N 132 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225».
Однако и там нет никаких разъяснений порядка ведения трудовых книжек работников, уже работающих у индивидуальных предпринимателей на момент вступления в силу Федерального закона.
На наш взгляд, раз законодатель обязал индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки, то данная обязанность должна выполняться по отношению ко всем работникам, независимо от того, когда они приняты на работу - до или после 6 октября 2006 года. Если трудовые отношения между работником и работодателем - индивидуальным предпринимателем продолжаются и после вышеуказанной даты, то нет никаких препятствий для внесения записей в новую или имеющуюся у работника трудовую книжку. Соответственно, при прекращении трудового договора индивидуальный предприниматель обязан также внести и запись об увольнении работника с работы.
Запись о приеме на работу датируется числом, месяцем и годом приема работника на работу, даже если это произошло несколько лет назад.
Запись об увольнении датируется числом, месяцем и годом прекращения трудового договора.
Сказанное не означает, что индивидуальные предприниматели обязаны вносить какие-либо записи в трудовые книжки работников, которые будут уволены до 6 октября 2006 года, поскольку на момент вступления в силу закона, обязывающего индивидуальных предпринимателей вести трудовые книжки работников, трудовые отношения прекратились, а физическое лицо перестало являться по отношению к индивидуальному предпринимателю работником[16].
В случае если Правительство РФ и Минздравсоцразвития России не внесут изменения в принятые ими нормативные правовые акты, порядок ведения трудовых книжек индивидуальным предпринимателем не будет отличаться от порядка ведения трудовых книжек организациями. Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Отметим, что индивидуальному предпринимателю, по нашему мнению, нет необходимости заверять сделанные им в трудовой книжке записи печатью (поскольку печати у него может не быть).
Бывают ситуации, когда по тем или иным причинам работники предпринимателя не захотят представить свои трудовые книжки. Как выполнить в этом случае обязанность по ведению трудовой книжки? Оформлять новую не нужно, так как работодателю не дано право заводить работнику еще одну трудовую книжку при наличии прежней. А чтобы не попасть под административное наказание за нарушение порядка ведения трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ), необходимо составить соответствующий акт за подписью нескольких свидетелей о том, что работнику предлагалось представить трудовую книжку, от чего он отказался без объяснения причин[17].
ГЛАВА 2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Учет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждены Министерством труда и социального развития Российской Федерации, их можно найти в приложениях N 2 и 3 Инструкции N 69.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
В соответствии с п. 41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.