5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.
Выбор для поля таблицы типа данного
Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных. При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:
1. какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде;
2. сколько места необходимо для хранения значений в поле;
3. какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать
4. значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;
5. нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;
6. будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя;
7. каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно надлежащим образом отсортировать, если они введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа Дата/Время.
В следующей таблице представлены все типы данных Microsoft Access и их применение.
| Тип данных | Применение | Размер |
| Текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. | До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля. |
| Поле МЕМО | Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE. | До 64 000 символов. |
| Числовой | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. | 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. |
| Дата/Время | Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. | 8 байт. |
| Денежный | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной. | 8 байт. |
| Счетчик | Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные. | 4 байта. Для кодов репликации – 16 байт. |
| Логический | Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. | 1 бит. |
| Объекты OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта. | До 1 гигабайта |
| Гиперссылка | Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с включением типа протокола доступа). | До 64 000 символов |
| Мастер подстановок | Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. | Размер такой же, как и размер ключевого поля |
Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".
Свойство Размер поля
Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.
Если свойство Тип данных имеет значение "Текстовый", значением данного свойства должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию задается размер 50.
Если свойство Тип данных имеет значение "Счетчик", то допустимыми значениями свойства Размер поля будут "Длинное целое" или "Код репликации".
Если поле имеет тип данных "Числовой", то допустимыми являются следующие значения свойства Размер поля:
| Значение | Описание | Дробная часть | Размер |
| Байт | Числа от 0 до 255 | Отсутствует | 1 байт |
| Целое | Числа от -32 768 до 32 767 | Отсутствует | 2 байта |
| Длинное целое | (Значение по умолчанию). Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 | Отсутствует | 4 байта |
| С плавающей точкой (4 байта) | Числа от -3.402823Е38 до -1.401298Е-45 для отрицательных значений и от 1.401298Е-45 до 3.402823Е38 для положительных. | 7 знаков | 4 байта |
| С плавающей точкой (8 байт) | Числа от -1.79769313486232Е308 до -4.94065645841247Е для отрицательных значений и от 1.79769313486231Е308 до4.94065645841247Е-324 для положительных. | 15 знаков | 8 байт |
| Код репликации | Глобальный уникальный идентификатор (GUID) при репликации объектов данных | Не определено | 16 байт |
Для получения или задания максимального размера текстового поля в программе Visual Basic следует использовать свойство Size объектов доступа к данным (DAO). Для полей других типов значение свойства Size автоматически определяется значением свойства Туре.
Важно: Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке Таблицы/запросы (в диалоговом окне Параметры, которое открывается командой Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти. Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены. Данные в числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми значениями. Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байта)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения. Отменить изменения данных, произошедших при модификации свойства Размер поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы будет невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним – четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей типа "С плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)" применяются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.
Поле типа Счетчик
Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. При этом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. В поле счетчика могут быть использованы три типа чисел: последовательно возрастающие на один, случайные числа, а также коды репликации (также называются GUID – глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы. Счетчик случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в таблице.
Поле счетчика и репликация
Код репликации используется при репликации базы данных для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик. При репликации базы данных необходимо определить подходящий размер для поля типа Счетчик, используемого в качестве ключевого поля таблицы. При использовании поля типа Счетчик как ключевого поля для таблицы в реплицированной базе данных для его свойства Размер поля можно установить значение либо Длинное целое, либо Код репликации. Если между операциями синхронизации реплик добавляется, как правило, менее 100 записей, то с целью экономии дискового пространства для свойства Размер поля следует использовать значение Длинное целое. Ну а если между операциями синхронизации добавляется более 100 записей, то с целью предотвращения повторения значений в ключевых полях в разных репликах следует использовать значение Код репликации. Однако следует иметь в виду, что в поле типа Счетчик с размером Код репликации генерируются 128-байтовые значения, требующие больше места на диске.