Свойство Формат поля
Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля Цена разумно указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его свойства - Число десятичных знаков - значение 2 или Авто. В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р. Допустимо использование как встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования. Для элементов управления значение свойства Формат поля задается в окне свойств. Для поля в таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне свойств поля). Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей, отличных от объектов OLE; есть возможность создания собственных специальных форматов. Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе или в программе.
Свойство Формат поля определяет только способ отображения данных, не оказывая воздействия на способ их сохранения. В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных Числовой, Дата/Время, Логический, Текстовый и Поле МЕМО. В качестве стандартных используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для конкретной страны. Например, если на вкладке Язык и стандарты указать Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число будет выглядеть так: 1 234,56р. Настройка Формат поля, заданная в режиме конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете.
Ниже перечисляются символы, используемые при определении специальных форматов для любого типа данных.
| Символ | Значение |
| (Пробел) | Выводит пробел как символьную константу. |
| "АВС" | Все символы внутри кавычек считаются символьными константами. |
| ! | Выравнивает символы по левому краю. |
| * | Заполняет доступное пустое пространство следующим символом. |
| \ | Выводит следующий символ как символьную константу. Для этой же цели можно использовать кавычки. |
| [цвет] | Задает цвет, название которого указано в скобках. Допустимые имена цветов: Черный, Синий, Зеленый, Бирюзовый , Красный, Лиловый, Желтый, Белый. |
Не разрешается смешивать в одном формате специальные символы, предназначенные для определения числовых форматов, форматов даты/времени и текстовых форматов. Если для поля определено значение свойства Маска ввода, а в свойстве Формат поля задается другое форматирование тех же данных, то приоритет имеют настройки, задаваемые в свойстве Формат поля, а значение Маска ввода игнорируется. В свойстве Формат поля задаются разные настройки для различных типов данных. Ниже приводится описание конкретных настроек.
Свойство Формат поля для даты/времени
Свойство Формат поля позволяет указать использование встроенных или специальных числовых форматов для полей даты/времени. В следующей таблице приводятся встроенные значения свойства Формат поля для полей даты/времени.
| Значение | Описание |
| Полный формат даты | (Значение по умолчанию). Если значение содержит только дату, то время не отображается; если значение содержит только время, то дата не отображается. Данный формат является комбинацией двух: "Краткий формат даты" и "Длинный формат времени". Примеры: 01.11.95 1:07:19 и 23.01.96 23:01:04. |
| Длинный формат даты | Совпадает с настройкой "Полный формат", задающейся в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Пример: 1 Июнь 1995 г. |
| Средний формат даты | Пример: 03-апр-95. |
| Краткий формат даты | Совпадает с настройкой "Краткий формат даты", задающейся в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Пример: 11.06.95. Значения краткого формата даты предполагают, что даты из диапазона 01.01.00 и 31.12.29 относятся к двадцать первому веку (то есть, предполагаются годы с 2000 по 2029). Предполагается также, что даты из промежутка 01.01.30 и 31.12.99 относятся к двадцатому веку (то есть годы с 1930 по 1999). |
| Длинный формат времени | Совпадает с форматом времени, задающимся в окне Язык и стандарты на вкладке Время панели управления Windows.Пример: 20:58:10. |
| Средний формат времени | Пример: 05:34 РМ. |
| Краткий формат времени | Пример: 17:34. |
Также существуют специальные форматы даты и времени. Специальные форматы выводятся в соответствии со значениями, установленными в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Специальные форматы, противоречащие настройкам окна Язык и стандарты, игнорируются.
Свойство Формат поля для числовых и денежных полей
Свойство Формат поля позволяет указать использование встроенных и специальных числовых форматов для числовых и денежных типов данных. В следующей таблице приводятся встроенные значения свойства Формат поля для числовых полей.
| Значение | Описание |
| Основной | (Значение по умолчанию). Числа отображаются так, как они были введены. |
| Денежный | Используются разделители групп разрядов; отрицательные числа выводятся в круглых скобках; свойство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| Фиксированный | Выводится по крайней мере один разряд; свойство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| С разделителями | Числа выводятся с разделителями групп разрядов; свойство Число разрядов десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| Процентный | Значение умножается на 100; добавляется символ процентов (%); свойство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| Экспоненциальный | Числа выводятся в экспоненциальной (научной) нотации. |
Специальные числовые форматы могут включать в себя от одного до четырех разделов, отделенных друг от друга точкой с запятой (;). Каждый формат содержит спецификацию для различных разделов (типов) числовых данных.
| Раздел | Описание |
| Первый | Формат положительных чисел. |
| Второй | Формат отрицательных чисел. |
| Третий | Формат нулевых значений. |
| Четвертый | Формат пустых значений. |
Свойство Формат поля для текстовых и МЕМО-полей
Свойство Формат поля позволяет создавать специальные форматы для текстовых и МЕМО-полей с помощью специальных символов. Для этого используются следующие символы:
| Символ | Описание |
| @ | Обязательный текстовый символ или пробел. |
| & | Необязательный текстовый символ. |
| < | Преобразует все символы в строчные. |
| > | Преобразует все символы в прописные. |
Специальные форматы для текстовых полей и полей МЕМО могут включать один или два раздела, разделяемых точкой с запятой (;). Эти разделы описывают спецификации формата различных порций данных поля.
| Раздел | Описание |
| Первый | Формат отображения текста. |
| Второй | Формат отображения строк нулевой длины и пустых значений. |
Формат поля и маска ввода данных
В Microsoft Access к похожим результатам приводит изменение двух свойств полей: свойство Формат поля и свойство Маска ввода. Свойство Формат поля используется для отображения данных в постоянном формате. Например, если свойство Формат поля для полей типа Дата/Время установлено на Средний формат даты, то все вводимые данные будут отображаться в следующем формате: 12-янв-97. Если же пользователь базы данных введет число в виде 12.01.97 (или в другом определенном виде), то при сохранении записи формат даты будет преобразован в Средний формат даты. При установке свойства Формат поля изменяется только отображение значения, однако, данное свойство никак не влияет на хранение значения в таблице. Изменения в формате отображения применяются только после сохранения введенных данных, до этого момента определить, в каком формате были введены данные в поле, невозможно. Если же вводом данных необходимо управлять, в дополнение к формату отображения данных или вместо него используется маска ввода. Если требуется, чтобы данные отображались так, как они были введены, свойство Формат поля вообще не устанавливается. Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию. Например, для поля Номер телефона требуется, чтобы все вводимые значения телефонного номера содержали точное число только цифровых знаков и составляли полный номер телефона (например, в США это код штата, код города и номер абонента). Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении и редактировании данных используется маска ввода, а параметр Формат поля определяет отображение данных при сохранении записи. Если используется как свойство Формат поля, так и свойство Маска ввода, необходимо обеспечить, чтобы результаты их действия не противоречили друг другу. Маска ввода для поля таблицы создается в режиме конструктора с помощью мастера.