Откроется диалоговое окно Подбор полей.
Элементы адреса и приветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятся справа.
Word подыскивает соответствующий столбец для каждого элемента.
1. В основном документе щелкните место, где необходимо вставить поле.
2. Пользуйтесь группой Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.
3. Добавьте любые из следующих элементов.
· Блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями
· Выберите пункт Блок адреса.
· В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите требуемые элементы адреса и форматы отображения, а затем нажмите кнопку ОК.
· Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.
· Строка приветствия
· Отдельные поля
· Настраиваемые поля из списка контактов приложения Outlook
После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.
Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения.
Для просмотра выполните одно из следующих действий в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки :
· Щелкните Просмотреть результаты.
· Просмотрите постранично каждый составной документ с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов.
· Просмотрите конкретный документ с помощью команды Найти получателя.
Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.
Помните, что составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.