Разработка подсистемы учета успеваемости студентов Байкальского государственного университета (стр. 3 из 8)
1.3 Организация учета успеваемости в БГУЭП
Учет успеваемости является компонентом процесса управления учебным процессом. Учебный процесс высшего профессионального образования выполняется по рабочим учебным планам (РП), разработанным на основе Государственных образовательных стандартов (ГОС). РП для каждой учебной группы определяет номенклатуру учебных дисциплин, видов учебной деятельности и итоговые аттестации по каждой дисциплине. До начала учебного года кафедра получает список учебных поручений на будущий год с указание групп, потоков, видов нагрузки и аттестаций. Учебные поручения распределяются среди преподавателей кафедры и сведения об этом распределении передаются в Учебно-методическое управление (УМУ) для составления расписания.
Учебный процесс выполняется в соответствии с расписанием и завершается сессиями – выставлением оценок, по которым формируются итоговые документы: академические справки и приложения к дипломам. Промежуточные аттестации организуются деканатами для текущего контроля учебного процесса. По итогам обучения принимаются решения о переводах на следующий курс и отчислениях студентов. Кафедры, деканаты, УМУ, ректорат рассматривают итоги успеваемости для управления учебным процессом.
К каждой оценке по предмету добавляются количество часов, выделенное на преподавание этого предмета. Кроме этого, БГУЭП в качестве эксперимента ввел для каждого предмета измерение учебной работы студента в учетных единицах – кредитах ECTS (Europenian Credit Transfer System) и стобалльную оценку. Годовая нагрузка принимается за 60 кредитов и делится между предметами с точностью до десятой доли кредита. При этом учитываются все виды учебной деятельности: лекции, семинары, лабораторные рефераты, курсовые, самостоятельные работы, зачеты и экзамены. При определении объема учебной нагрузки по предмету в кредитах не принимается во внимание сложность курса – только объем работы.
В управлении учебным процессом принимают участие следующие должностные лица и подразделения (см. рис. 4)
– проректор по учебной работе (стратегическое и тактическое управление учебным процессам, устанавливающее нормативы выполнения, требования технологии обучения, показатели качества);
– УМУ (оперативное управление учебным процессом: контроль соответствия рабочих учебных планов государственным образовательным стандартам, формирование учебных поручений и расписаний, контроль выполнения расписания, предложения по изменению организации учебного процесса, контроль учета успеваемости);
– кафедры (распределение учебных поручений, выполнение обучения, контроль работы преподавателей);
– деканаты (контроль учебной работы студентов, сбор сведений об итоговых аттестациях, ведение личных дел студентов, формирование академических справок и приложений к дипломам).
1.3.1 Процессное описание учета успеваемости
Входом учета успеваемости являются знания студента (см. рис. 2), полученные им за период обучения. Входными документами являются зачетка студента и экзаменационная ведомость или направление студента на зачет (экзамен).
Выходом учета успеваемости являются заполненные зачетка студента и экзаменационная ведомость или направление, на основании которых формируются личные дела студентов, отчеты, итоговые документы: академические справки, приложения к диплому.
Ресурсами учета успеваемости является экзаменатор и обеспечение процедуры экзамена: помещение, информационные технологии и т.д., а также инспекторы деканатов, выполняющие учет успеваемости, и старшие лаборанты на кафедрах, помогающие в оформлении экзаменационных материалов и итогов экзаменов и зачетов.
Рис. 2. Контекстная диаграмма учета успеваемости
Владельцем бизнес является проректор по учебной работе. Управление выполняется на основе требований ГОСов, нормативных документов в сфере высшего образования, нормативных документов вуза. Проректор по учебной работе контролирует основные показатели успеваемости и делегирует некоторые свои полномочия деканам и заведующим кафедрами (см. рис. 4). Учебно-методическое управления осуществляет контроль соблюдением правил проведения экзаменов и собирает статистику по итогам сессий и учебного года в целом.
Технология учета успеваемости имеет периодический характер. Выставление зачетов выполняется в последнюю учебную неделю семестра. В течение сессии студенты сдают экзамены по соответствующему расписанию. Задолжники сдают «хвосты» по направлениям в выделенное для этого время. Документооборот представлен на рис. 5 и рис. 6. Формы документов приведены в Приложении 1.
Рис. 3. Операции процесса учета успеваемости
Основой планирования учебного процесса является рабочий учебный план, который разрабатывается на основе государственного образовательного стандарта (см. рис. 5). Рабочий учебный план разрабатывается на выпускающей кафедре и утверждается проректором по учебной работе.
Рис. 4. Структура управления учебным процессом.
Рис. 5. Формирование рабочего учебного плана.
Список зачетов и экзаменов очередной сессии формируется (см. рис. 6) на основании рабочего плана обучения и утверждается распоряжением декана. Операция 1-«Печать ведомости» выполняется инспектором деканата на основании списочного состава групп не позднее, чем за 3 дня до начала экзамена или зачета. В ведомости декан отмечается студентов, не допущенных к экзамену или зачету, и подписывает ведомость, которая передается лаборанту кафедры или лично экзаменатору. Печать ведомости является достаточно трудоемкой операцией: формируется списочный состав группы на начало сессии и переносится в специальную форму в формате MS Word. В форму по очереди переносятся наименования предметов, экзаменаторов и испытаний и затем выполняется печать. В течение подготовки к сессии инспектор формирует 10-15 ведомостей на одну группу. При этом зачастую инспектор путает наименования предметов и фамилии преподавателей.
Преподаватель заполняет ведомость во время экзамена (зачетной недели) и должен передать ее в деканат в день экзамена или следующий рабочий день (до начала сессии для зачетов). Инспектор деканата обеспечивает хранение ведомостей и направлений и вносит сведения об оценках в личные дела студентов. После защиты дипломного проекта (работы) по личному делу студента заполняются диплом и приложение к диплому. Эта операция отличается высокой трудоемкостью и значительным количеством ошибок в бланках строгой отчетности.
Наиболее трудоемкими являются операции 8, 11 и 18 анализа успеваемости. Рассчитываются следующие показатели успеваемости
, 
, 
.
Рис. 6. Документооборот учета успеваемости
- количество и доля оценок (неаттестован, незачтено, зачтено, неудовлетворительно, удовлетворительно, хорошо, отлично);
- трудоемкость изученных предметов в учетных единицах и часах;
- количество и доля неуспевающих, успевающих, троечников, ударников, отличников;
- средняя взвешенная стобалльная оценка (в качестве весов применяется доля трудоемкости предмета в общей трудоемкости учебы);
где
- оценка, 
- трудоемкость оценки ,I - множество оценок. Множество оценок I может быть выбрано для множества студентов, множества предметов, периода обучения или произвольной комбинации условий по этим признакам
Анализ показателей выполняется по следующим реквизитам-признакам (измерениям):
- контингент студентов (уровни иерархии: форма обучения, специальность, курс, группа, студент);
- период обучения (уровни иерархии: учебный год, семестр);
- предметы (уровни иерархии: циклы предметов, предметы);
- экзаменатор (уровни иерархии: кафедра, преподаватель);
- аттестация (метки: зачет, экзамен, курсовая, практика, государственный экзамен, защита дипломной работы);
- вид зачисления (метки: бюджетный, целевой, коммерческий).