- ответственность за разглашение сведений и утрату документов, содержащих коммерческую тайну.
11. Ответственность за организацию работы с материалами, имеющими гриф «КТ», разработку и осуществление необходимых мер по сохранности коммерческой тайны руководитель предприятия возлагает на ответственных руководителей направлений и структурных подразделений
12. Контроль за осуществлением мер, обеспечивающих сохранность коммерческой тайны, возлагается на службу информационной безопасности предприятия, которая контролирует, а в необходимых случаях обеспечивает учет, размножения и хранения документов, дел и изданий с грифом коммерческая тайна»; обеспечивает сохранность коммерческой тайны путем максимального ограничения круга лиц, допущенных к коммерческой тайне предприятия, выполнение требований при обработке информации с грифом «КТ» на защищенных СВТ, а также требований по конфиденциальности конкретной информации, внесенных в договора со сторонними предприятиями – партнерами.
2 Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, и сроков ее действия
1. Необходимость проставления грифа «Коммерческая тайна» («КТ») определяется в соответствии с Перечнем, указанным в п.1.2 настоящей Инструкции: при работе с документом-исполнителем и лицом, подписывающим документ, при работе с изданием-автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.
2. На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф «Коммерческая тайна» («КТ»), а на документах и изданиях, кроме того, – номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, фамилия машинистки и срок действия коммерческой тайны (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа).
3. Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшем документ, в виде конкретной даты или в виде пометок: «до заключения контракта», «бессрочно» и т.п.
4. Основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» является решение постоянно действующей экспертной комиссии, оформляемым актом, утвержденным руководителем предприятия. К работе комиссии привлекаются представители заинтересованных структурных подразделений. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив предприятия, а на деле постоянного хранения в государственных архив.
5. Гриф «КТ» после оформления его снятия (п. 2.4) погашается штампом или записью о руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.
3 Организация работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» («КТ»)
1. Документы, имеющие гриф «КТ», подлежат обязательной регистрации в подразделении делопроизводства службы информационной безопасности. Эти документы должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.2 и гриф «КТ» (или полностью «Коммерческая тайна»).
Права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.
Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и лицо, подписавшее или утвердившее документ, предусмотрели возможные последствия от свободной рассылки и несут за это ответственность.
2. Вся поступающая корреспонденция, имеющая гриф «КТ» (или другие соответствующие этому понятию грифы, например, «секрет предприятия, «тайна предприятия» и др.) принимается и вскрывается сотрудниками предприятия, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю.
3. Все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ» подлежат регистрации и учитываются по количеству листов, а издания – поэкземплярно.
4. Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах или карточках отдельно от учета другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Документы, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.
Движение документов и изданий с грифом «КТ» своевременно отражается в журналах или карточках.
5. На зарегистрированном документе с грифом «КТ» (или на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ») должен быть проставлен штамп с указанием наименования предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.
6. Издания с грифом «КТ» регистрируются в журнале учета и распределения изданий.
7. Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками передаются для регистрации сотруднику подразделения делопроизводства службы информационной безопасности, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются исполнителем и этим сотрудником, что подтверждается росписью указанных лиц в журнале или на карточках учета. При этом проставляется дата и подпись.
8. Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и других множительных участках производится с разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников службы информационной безопасности по заказам, подписанным руководителем предприятия.
Размноженные документы «КТ» (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа.
Перед размножением на последнем листе оригинала (подлинника) проставляется запись: «Регистрационный номер. Дополнительно размножено _ экз., на _ листах текста. Наряд N _ от ___. Подпись (исполнитель заказа)». Одновременно делается отметка об этом в соответствующих журналах и карточках учета.
9. Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» производиться на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
Пересылка пакетов с грифом «КТ» может осуществляться через органы спецсвязи или фельдсвязи.
10. Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».
11. Снятия рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками предприятия производится по разрешению руководителя предприятия и подразделений.
12. Обработка информации с грифом «КТ» производится на учетных СВТ, которые имеют категорию не ниже 4-Б.
4 Порядок обеспечения сохранности документов, дел и изданий
1. Все имеющие гриф «КТ» документы, дела и издания должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям внутриобъектового режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.
2. Дела с грифом «КТ», выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы информационной безопасности (СИБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СИБ или уполномоченного СИБ они могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
3. С документацией с грифом «КТ» разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурного подразделения.
4. Документы, дела и издания с грифом «КТ» могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только через делопроизводство СИБ или уполномоченного СИБ.
5. Изъятия из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без санкции руководителя делопроизводства СИБ или уполномоченного СИБ, осуществляющего их учет, запрещается.
6. Смена сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом «КТ», оформляется распоряжением начальника подразделения. При этом составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый указанным руководителем.
7. Уничтожение документов «КТ» производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.
8. Печатание документов «КТ» разрешается в машинописном бюро или непосредственно в подразделениях. Для учета отпечатанных документов ведется специальный журнал.
5 Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
1. Допуск сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителем предприятия или руководителями его структурных подразделений.
Руководители подразделений и службы информационной безопасности обязаны обеспечить систематический контроль за допуском к этим сведениям только тех лиц, которым они необходимы для выполнения служебных обязанностей.
2. К сведениям, составляющим коммерческую тайну, допускаются лица, личные и деловые качества которых обеспечивают их способность хранить коммерческую тайну, и только после оформления в службе информационной безопасности письменного обязательства по сохранению коммерческой тайны.