СУБД обеспечивает полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также существенно облегчает структуризацию и обработку больших объемов информации, хранящейся в многочисленных таблицах. Разнообразие средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных, обработка данных и управление данными.
- Определение данных. Можно определить, какие сведения будут храниться в базе данных, типы данных (например, числа или символы) и как они связаны между собой.
- Обработка данных. Данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные со связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения. Также можно отобрать некоторые данные и затем изменить, удалить, скопировать их в другую таблицу или создать для них новую таблицу.
- Управление данными. Можно указать, каким пользователям разрешено просматривать, изменять или вставлять данные. Можно также определить правила совместного использования данных.
Выбор СУБД определяется многими факторами, но главный из них – возможность работы с построенной моделью данных. Поэтому одной из важнейших характеристик является тип модели (иерархический, сетевой, реляционный), который поддерживается СУБД. Имеются системы для работы с иерархическими и сетевыми моделями, однако большинство СУБД для персональных ЭВМ работают с реляционной моделью. Реляционные СУБД для персональных ЭВМ различаются набором реляционных операций, которые СУБД может выполнять.
Как программный продукт СУБД характеризуют цена, набор реализуемых функций, объем памяти. Для каждой СУБД в технической документации указываются требуемая операционная среда, а также минимальная и рекомендуемая конфигурация технических средств.
При выборе СУБД пользователя – экономиста в первую очередь должны интересовать трудности освоения системы, легкость ее внедрения и использования, сложности работы в среде данной СУБД, качество технической документации и уровень сопровождения.
Удобство и комфортность работы пользователя с СУБД во многом определяются пользовательским интерфейсом.
Для функционирования баз данных приобретаются не только СУБД, но и дополнительные разнообразные программные средства их окружения – программы обучения пользователя, справочные системы, программы восстановления базы данных при ее разрушении и др. Многообразие таких инструментальных программных средств повышает производительность пользователя, экономит его время, сокращает сроки разработки и решения прикладных задач. Появляется возможность выбора программы в соответствии с потребностями данной работы, обеспечивается более рациональное использование вычислительных ресурсов.
Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access.
Microsoft Access – это полнофункциональная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.
Почти все современные системы основаны на реляционной модели управления базами данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту. Кроме того, с данными двух типов можно работать как с единым целым, основываясь на значениях связанных между собой данных.
В реляционной СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц. Информация об объектах определенного вида хранится в таблице, каждый столбец которой содержит значения определенной характеристики этих объектов, а строка представляет собой описание отдельного объекта. Можно объединять информацию из нескольких таблиц или запросов.
1.3.4 Обоснование проектных решений по технологии сбора, обработки и выдачи информации
При сборе и регистрации информации особое значение придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций.
Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных изделий, выявление брака и т.д. В процессе сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание труб, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления полученных данных в системе.
Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи с помощью других средств коммуникаций. Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи данных, однако для ее осуществления необходимы специальные технические средства, что удорожает процесс передачи. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: на машинном носителе или непосредственно вводом в ЭВМ при помощи специальных программных и аппаратных средств.
Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств постоянно развивается и совершенствуется. Особое значение этот способ передачи имеет в многоуровневых межотраслевых системах, где применение дистанционной передачи значительно ускоряет прохождение информации с одного уровня управления на другой и сокращает общее время обработки данных.
Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Хранение и накопление информации осуществляется в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.
С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации выполняется автоматически на основе составленного пользователем или ЭВМ запроса на нужную информацию.
Обработка информации производится на ЭВМ в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места (АРМ) специалистов. Обработка может производиться не только автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ЭВМ программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.
В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной на бумаге или отображаются на экране.
Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям.
Сбор исходной информации осуществляется из следующих источников.
- Из таблиц (MS Excel).
- Производственных рапортов.
- Журналов осмотра труб. Журналы осмотра труб ведутся персоналом отдела технического контроля и регистрируют размер труб, марку стали, брак по видам труб и количество штук в пакете.
- Журнала по участку отделки труб. Журналы по участку отделки труб ведутся рабочими в цехе и фиксируют метраж и вес труб в пакете.
- Из предъявок, оформленных в цехе. На каждый пакет труб в цехе оформляется предъявка, которая содержит сведения о размере труб, весе, метрах, заказчике и другие дополнительные сведения.
- Из КИС «Малахит» (Корпоративная Информационная Система «Малахит»).
КИС «Малахит» является системой класса ERP и включает развитую систему бюджетирования. Основной задачей организации внедрения системы управления предприятием является интеграция и оптимизация всех основных бизнес-процессов, реализуемых предприятием, таких как закупки, запасы, производство, продажа, планирование, контроль над выполнением плана и т.д.
«Малахит» работает с прогнозными, клиентскими и производственными заказами на изготовление труб большого диаметра.
Формирование отчетности осуществляется с помощью текстового редактора Microsoft Excel и базы данных Microsoft Access.
Выдача информации это печать отчетов или запросов на принтере (например, для технологического бюро). Также некоторые отчеты передается с помощью электронной почты.
1.3.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению комплекса задач
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах довольно давно. К сожалению, эти программы либо оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Что до легкости использования, то с появлением Microsoft Access здесь произошел настоящий переворот, и многие люди для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к этой программе. База данных Microsoft Access очень удобна в использовании и не требует больших затрат времени.