Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.
Контроль исполнения
В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов.
Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:
· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;
· создание единого информационного пространства предприятия;
· обеспечение надежности учета и хранения документации;
· организация эффективной защиты информации.
ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;
2. организовывать контроль исполнения поручений;
3. формировать различные журналы и отчеты.
Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.
Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести порядок прохождения документа в организации. Это достигается за счет создания параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последовательных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а также подпоручений, исходящих от ответственного исполнителя. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотрудникам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению (начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.
При помощи поручений особого вида в новой версии стало намного проще проводить процессы согласования документов.
В состав системы входят следующие модули:
· АРМ Пользователя;
· АРМ Администратора;
· Модуль "Графический дизайнер маршрутов" дает возможность спроектировать типовые маршруты движения документов в организации;
· Дизайнер форм - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
· Менеджер журналов и отчетов - средство настройки отчетов;
· Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей;
Дополнительно в систему могут входить:
· "НТТР-сервер", который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
· "Архивариус", предоставляющий средства автоматизации процессов списания и хранения документов
Основными функциями системы являются:
· Регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
· Постановка документов на контроль;
· Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
· Возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
· Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
· Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
· Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
· Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
· Подготовка и печать журналов и отчетов;
· Рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы.
· Возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
· Доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира
7. Система электронного документооборотаOptima WorkFlow
Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процеcсами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.
Использование системы в практической деятельности вашей организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:
· Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.
· Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.
· Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.
· Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.
· Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.
· Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.
· Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.
· Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.
Список литературы
http://www.cio-world.ru/weekly/37568/page4.html
http://eos.ru/eos/20287
http://www.evfrat.ru/about/
http://www.softline.ru/product.asp?catalog%5Fname=SoftLine
http://www.it.ru/boss/referent.html
http://www.landocs.ru/Text.aspx?dir=LanDocsAdvantages
http://www.directum.ru/315412.shtml
http://www.naudoc.ru/go/
http://www.docsvision.ru/