Информационные технологии управления 6 (стр. 2 из 2)
- общий интерфейс программ
- возможность обработки общих данных всеми программами пакета (интегрировать)
- одна программа может использовать функции других программ
3. Электронный офис
К офисным задачам традиционно относят делопроизводство, управление, контроль, формирование отчетности, поиск инф по запросам пользователя, обмен инф между разл офисами, взаимодействие с внешней средой и тд.
Для автоматич поддержки деятельности офиса организуют специализированный програмно-аппаратный комплекс – эл офис.
Схема: компоненты эл офиса
 |
Эта инф обрабатывается техническим обеспечением офиса. В результате обработки получаем инф продукт.
Осн компонентами деятельности эл офиса явл:
- сбор и регистрация входящей инф офиса. Данная инф сохраняется в БД офиса. В крупных орг-циях, обрабатывающие большие объемы инф, м.б. сформированы банки данных (хранилище данных).
- Обработка входящих данных, их анализ, формирование инф продуктов. Входящая необработанная инф д.б. сохранена и передана по назначению.
- Передача сформированных инф продуктов внешн и внутр пользователям.
В состав эл офиса входят
- Технич обеспечение
- Программное обеспечение
К программному обеспеч традиционно относят: технич ресурсы, СУБД, программы составления расписания, прогр по делопроизводству, прогр обслуживание факс модема, эл почта и тд.
К технич обесп офиса относят: ЭВМ в разл классах, внешние устройства, орг техника.
Совр офис широко использует возможности локальных комп сетей, которые позволяют перейти на полный электронный документооборот, т.е. инф получается, хранится и передается в виде эл документов (комп файлов).
Соврем российское законодательство придает эл документу юрид силу, равную бумажному документу. Юридическая сила эл документа устанавливается с помощью кода, формы документа, № документа, дата создания документа и электронно-цифровая подпись.
4. Варианты внедрения ИТ в организацию
При внедрении комп программы орг-ция может придерживаться 1 из 2 осн концепций, которые различаются с т. зрения структуры орг-ции и роли в них инф технологий.
1 концепция внедрения
Существующая структура организации не изменяется. Программа приобретается с учетом необходимости перестраиваться под нее. Роль инф техн – это автоматизация 1 или нескольких раб мест.
+ незначит финансовые и временные затраты
увеличение качества обработки инф на данном рабочем месте
снижение затрат на обработку инф
- изменение программы может существенно снизить ее эффективность
недостаточный уровень технич средств
отсутствие комп сетей не позволяет пользователю выбрать наиболее эффективную и новую программу
не решается проблема интегрированности ИТ.
2 концепция
Существующая структура организации значительно модернизируется , ориентируясь на максимальное эффективное использование ИТ. Роль ИТ –это создание единой системы инф поддержки, принятие управл решений всеми спец организациями.
При данном варианте изменяется внутр структура орг-ции, создаются новые орг взаимосвязи, обновляется техн обеспечение, создаются банковские хранилища данных. Таким путем внедряются ИТ, представляющие собой сложные программные комплексы. Каждая программа комплекса устанавливается на одном из рабочих мест и может работать как автономно, так и совместно с другими прогр-ми. В большинстве случаев такие ИТ явл индивид разработками, создающимися под конкретную организацию.
+ возможность перехода на полный эл документооборот в организации
рационализация структуры организации, сокращение численности управленческого персонала
возможность совместного решения задач всеми специализированными программами.
- существенные затраты связанные с разработкой и внедрением ИТ. Ит может внедряться последовательно, либо по всей орг-ции в целом.. Последовательное внедрение может происходить либо по отделам орг-ции, либо по решаемым задачам.
Высока степень риска. Риск возрастает если орг-ция внедряет собств ИТ. При данном варианте рекомендуется заключать договор с крупной фирмой, широко известной на рынке.
Психологическая напряженность в коллективе.
5. Методология использования ИТ
Выделяют 3 осн методологии:
1) Централизованная обработка инф. Представляет собой использование ИТ в следующих ????7
- на рядовых рабочих местах регистрируется и сохраняются эл. Документы
- вся собранная инф передается в общий вычислительный цент орг-ции, в котором реализуется необход технич оборудование и осн модули инф технологии, производящие обработку инф
- вычислительный центр обрабатывает инф и формирует инф продукт
- инф продукты передаются их пользователям.
Положит :
Простота внедрения и использования сложн инф технологий
Решение проблемы интегрированности
Отрицат
Высокая стоимость содержания вычислительного центра
Разрыв во времени сбора и обработки инф
Данная методология широко исп-ся в банковских системах.
2) Децентрализованная обработка инф. При данной методологии каждое рабочее место оснащается персональным комп и необходимой ИТ. Каждый пользователь самостоятельно формирует инф продукты. Данная методология явл наиболее распространенной в современных офисах.
+ отсутствие разрыва между сбором и обработкой инф
миним затраты на внедрение и использование ИТ.
- сложность интегрированности ИТ
зависимость качества инф продуктов от подготовленности пользователя
3) Распределенная обработка инф. Включает в себя черты 2х выше перечисленных методологий.
1 Существует вычислительный центр, разрабатывающий общую стратегию внедрения ИТ, устанавливающий стандарты на технич ср-ва, приобретающий (разрабатывающий) Ит, обучающий пользователей, а также создающий единое правило работы в программе.
2 Стандартные технич ср-ва и ИТ устанавливаются на каждом рабочем месте. Пользователи работают в программе по строгим инструкциям.
Данная методология широко применяется в гос органах и крупных региональных и межрегиональных предприятиях.
6. Тенденции развития ИТ
Выделяют 5 осн тенденций
1 Усложнение инф продуктов и возрастание их роли. В современной экономике финан состояние орг-ции во многом зависит от принимаемых в ней управленческих решений. Основой для принятия управляемого решения явл инф продукты орг-ции (отчеты. Рез-та исследований, планы развития, рез-ты анализа и тд.). Для формирования качественного инф продукта необх использовать наиболее современные ИТ. Совр программы оснащаются мощным математ аппаратом средствами анализа, планирования, оптимизации, а также ср-ми выхода в глобальные сети.
2 Обеспечение совместимости (интегрированности) ИТ. В последнее время большой популярностью пользуются интегрированные пакеты пользовательских программ.
3 Ликвидация промежуточных звеньев. Соврем ИТ, автоматизируя задачи управления, устраняет тем самым управленцев среднего и низшего звена, а также сокращение управл штатов.
4 Глобализация – это общая тенденция мировой экономики. Проявляется как развитие глобальных сетей, глобальных БД, как повсеместное использование единых программ
5 Конвергенция т.е. стирание различий между сферами материального и инф пространства, а также увеличение информационной составляющей в ?????? материальном продукте. Продукции развитых стран на долю материальных составляющих приходится 10-20% стоимости товаров.
· к изменению характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;
· к параллельному взаимодействию логических АИТУ, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;
· к ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);
· к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);
· к конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития АИТУ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.