Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoft Excel (стр. 2 из 5)

Поле столбца - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов. В этом примере «Кварталы» является полем столбца, включающим два элемента поля «КВ2» и «КВ3». Внутренние поля столбцов содержат элементы, соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются выше внутренних (в примере показано только одно поле столбца).

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным. В этом примере в ячейке C6 суммируются все записи исходных данных, содержащие одинаковое название продукта, распространителя и определенный квартал («Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).

Элементы поля - это подкатегории поля сводной таблицы. В данном примере значения «Мясо» и «Дары моря» являются элементами поля в поле «Продукты». Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.

Поле данных - это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В этом примере поле «Сумма по Заказ» является полем данных, подводящим итоги исходных данных в поле или столбце «Сумма заказа». В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».

Изменение структуры сводной таблицы

Внешний вид сводной таблицы можно изменить непосредственно на листе, перетаскивая названия кнопок полей или элементов полей. Так же можно поменять порядок расположения элементов в поле, для чего необходимо выделить название элемента, а затем установить указатель на границу ячейки. Когда указатель примет вид стрелки, перетащить ячейку поля на новое место. Чтобы удалить поле, перетащите кнопку поля за пределы области сведения. Удаление поля приведет к скрытию в сводной таблице всех зависимых от него величин, но не повлияет на исходные данные. Если же необходимо использовать все предусмотренные средства структурирования сводной таблицы, или если в текущую таблицу не были ранее включены все поля исходных данных, следует воспользоваться мастер сводных таблиц. Если же сводная таблица содержит большую группу полей страницы, то их можно разместить в строках или столбцах.

Кроме того, нужно отметить, что изменение структуры сводной таблицы не затрагивает исходные данные.

Детальные данные сводной таблицы и выполняемые над ними действия

Детальные данные являются подкатегорией сводной таблицы. Эти элементы сводной таблицы являются уникальными элементами таблицы или списка. Например, поле «Месяц» может содержать названия месяцев: «Январь», «Февраль» и т.д. Над детальными данными сводной таблицы можно выполнить следующие действия:

· отобразить или скрыть текущие детали элемента поля или ячейки в области данных сводной таблицы;

· выделить элементы, которые необходимо отобразить или скрыть в поле сводной таблицы;

· отобразить максимальные или минимальные элементы в поле сводной таблицы. Например, 10 крупных сделок или пять мелких сделок.

· Кроме того, можно ограничить число отображаемых ячеек в области данных для текущих данных.

Отображение или скрытие детальных данных сводной таблицы

Для того чтобы отобразить детальные данные, которые были скрыты ранее, или же скрыть имеющиеся нужно выделить элемент поля, детальные данные которого необходимо скрыть или показать.

Далее необходимо нажать на соответствующую кнопку "Отобразить детали"

или "Скрыть детали" (см. рисунок справа), которые расположены на панели инструментов Сводные таблицы, или же в меню "Данные" в пункте "группа и структура". При появлении диалогового окна, выберите поле, для которого необходимо показать детали.

Примечание:

Если для ячейки сводной таблицы необходимо отобразить детали текущего источника данных, на панели инструментов "Сводные таблицы" выберите команду "Выделить" в меню "Сводная таблица" и проверьте, что кнопка "Разрешить выделение" не нажата. Далее необходимо установить указатель на ячейку и дважды нажать кнопку мыши. Детальные данные будут размещены на отдельном листе книги. Если был указан элемент, не имеющий детальных данных, появляется возможность вставить в сводную таблицу поле строки или поле столбца из тех полей исходных данных, которые еще не включены в сводную таблицу. В появившемся списке выберите необходимое поле.

Отображение или скрытие элементов поля сводной таблицы

Если же необходимо отобразить или скрыть элемент поля, то для этого необходимо, во-первых, выделить поле, в котором необходимо отобразить или скрыть элементы. Во-вторых, нужно нажать кнопку "Поле" сводной таблицы

на панели инструментов "Сводные таблицы" (см. рисунок). Далее, в появившемся окне, нужно выбирать элементы, которые необходимо скрыть или отобразить, в списке "Скрыть элементы".

Чтобы отобразить или скрыть пустые элементы поля исходных данных, нужно в окне "вычисление поле сводной таблицы" установить или снять флажок "Отображать пустые элементы".

Примечание:

Основные и промежуточные итоги сводной таблицы будут пересчитаны автоматически, и, кроме того, скрытие данных сводной таблицы не повлияет на исходные данные.

Отображение максимальных или минимальных элементов в поле сводной таблицы

Для отображения максимальных или минимальных элементов необходимо выделить поле, в котором в дальнейшем будут показаны элементы.

После этого нужно нажать кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы". В появившемся окне в списке необходимо выбрать пункт "минимуму" или "максимум" после чего нажать кнопку "Далее".

После этого, в новом окне установить переключатель "Параметры отображения" в положение "вручную", а так же выберите варианты наибольших или наименьших в раскрывающемся списке отображать, а также число отображаемых элементов.

После чего выберите поле, содержащее данные, которое необходимо использовать в качестве критерия для определения максимальных или минимальных элементов, в раскрывающемся списке с помощью поля.

Примечания:

· При обновлении сводной таблицы, изменении ее структуры или отображении других элементов поля страницы происходит пересчет отображения максимальных или минимальных элементов.

· Если задано отображение максимальных или минимальных элементов поля, остальные элементы поля скрываются. Чтобы отобразить все элементы поля, необходимо установить переключатель Параметры отображения в положение вручную.

Отключение доступа к детальным сведениям сводной таблицы

Если установить указатель на ячейку области данных сводной таблицы и дважды нажать кнопку мыши, отобразится итоговый список исходных данных для этой ячейки. Иногда бывает полезно ограничить доступ к подробным сведениям, и для выполнение этой процедуры необходимо проделать следующее:

· Нужно выделить ячейку в сводной таблице, для которой будут введены ограничения.

· Выберите команду "Параметры" находящуюся в меню "Сводная таблица", панель инструментов "Сводные таблицы".

· Снимите флажок "развертывание разрешено" в группе "Данные".

Группировка и разгруппировка данных в сводной таблице

В сводной таблице можно группировать даты, времена, числа и выделенные элементы. Например, можно объединить месяцы, чтобы подвести итоги за квартал. Если временно изменить ориентацию поля страницы на ориентацию по строке или по столбцу, можно сгруппировать элементы этого поля и затем снова изменить ориентацию на ориентацию по странице.

При выполнении операции группировки и разгруппировки данных сводной таблицы автоматически пересчитываются все сводные таблицы, созданные на основе текущей. Если элементы поля сгруппированы, добавление вычисляемых элементов в поле невозможно.

Группировка и разгруппировка элементов поля сводной таблицы

Для осуществления группировки и разгруппировки элементов нужно выделить группируемые элементы.

Далее нажать кнопку "Сгруппировать"

на панели инструментов "Сводные таблицы" или в меню "Данные" в пункте "Группа и структура" чтобы создать новый элемент, объединяющий выделенные элементы. Новый элемент добавится в группируемое поле сводной таблицы.

Примечания:

· Чтобы разгруппировать элементы, выделите группу, а затем нажмите кнопку "Разгруппировать"

на панели инструментов "Сводные таблицы" или в меню "Данные" в пункте "Группа и структура". При выполнении команды разгруппировки чисел, дат или времен расформировывается вся группа; расформировать отдельный элемент группы невозможно.