Краснодарский Государственный Университет Культуры и Искусств

Факультет

Экономики Управления и Рекламы

Дисциплина: Информатика

РЕФЕРАТ

ТЕМА: "Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoftExcel"

Выполнила: Студентка 2-го курса

Группы НЭК-99

Никитина Т.

Проверил:____________________

Краснодар 2001

Изменение итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных итогов сводной таблицы............................................................................................................................... 16

Создание диаграммы для сводной таблицы..................................................................... 16

Контрольные вопросы:......................................................................................................... 16

Список литературы:............................................................................................................ 17

Введение.

Для начала всё-таки стоит прояснить некоторые вещи, например что такое "сводные таблицы" и для чего они вообще существуют в природе...

Сводная таблица - это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детально данные области.

Другими словами эти таблицы позволяют объединить данные с разных источников, таких как базы данных, таблицы, а так же внешних источников данных, например Интернет.

Создание сводной таблицы

Перед тем как создать сводную таблицу необходимо сначала задать данные для этой таблицы, выделив часть книги, страницы, а в случае если это база данных или же список, то необходимо выделить ячейку списка или базы данных.

Для случая, когда сводную страницу создают из одного документа (листа Microsoft Excel), то наиболее рационально пользоваться мастером сводной таблица, кнопка которого находится на панели "сводных таблиц":

После нажатия на эту кнопку пользователю откроется окно, в котором ему будет предложен выбор (в данном случае не обязательно выделять область до запуска мастера) источника данных:

· в списке или базе данных Microsoft Excel

· во-внешнем источнике данных

· в нескольких диапазонах консолидации

думаю с первым и вторым пунктом всё относительно понятно, их названия говорят сами за себя, а что касается третьего пункта, то здесь подразумевается, что существует несколько источников данных, например, насколько листов книги.

При выборе первого пункта меню, пользователь перейдет в окно, в котором потребуется непосредственно указать источник данных в документе, выделив их (если конечно это не было сделано до старта мастера).

После завершения этого этапа появится окно третьего шага мастера (рис.1)

Здесь предстоит непосредственно разместить поля, находящиеся справа на рисунке, зажав каждое из них мышкой и передвинув в нужное поле: столбец, строка, данные, страница. Важно чтобы все поля были заполнены, иначе продолжение работы будет невозможно.

Следующее окно, которое появится, является последним. Здесь необходимо выбрать один из двух параметром, "куда будет помещена таблица": новый лист, существующий лист. Кроме этой опции в этом окне расположена также ещё и кнопка "параметров" для создаваемой таблицы, в которой можно:

-Выбрать имя таблицы

-В пункте "формат" выбрать опции: общая сумма по столбцам; общая сумма по строкам; автоформат; включать скрытые значения; объединять ячейки заголовков; сохранять форматирование.

-В том же пункте выбрать макет страницы: вниз затем поперёк; поперёк, затем вниз.

-Символы, которые будут выводится вместо пустых ячеек, а так же вместо ошибок.

-В пункте данные: сохранять данные вместе с таблицей, развертывание (Если флажок развертывание "разрешено" снят, то при двойном щелчке ячейки в области данных сводной таблицы детали не отображаются.); обновление данных из источника при каждом открытии.

После завершения всех настроек и нажатия на кнопку готово, будет выведена сводная таблица с выбранными полями.

Если при создании сводной таблицы использовался пункт " во-внешнем источнике данных", в первом окне базы, то при продолжении появится окно, в котором нужно будет открыть или создать новый файл запроса (является средством для извлечение информации из базы данных, причем данные могут быть распределены среди нескольких таблиц) на данные, нажав кнопку "получить данные". После этого момента мастер продолжит свою работу идентично предыдущему пункту.

Что же касается опции " в нескольких диапазонах консолидации" всё в том же первом окне мастера, то там будет несколько иной порядок выполнения. Второе окно предложит выбрать, как следует создавать поля на страничке: создать поля страница; создать одно поле.

При выборе первого пункта далее будет необходимо выбрать источники (несколько) данных, а также указать количество полей на странице в интервале от 0 до 4, а после этого в окошках выбрать диапазоны значений.

После чего продолжится стандартный выбор значений для полей. Если же будет выбран пункт "создать одно поле", то появится такое же окно, как и в предыдущем случае, но без полей для выбора диапазона.

После завершения работы мастера по одному из вышеперечисленных путей, в книгу будет вставлена сводная таблица, с выбранными значениями строк и столбцов с просуммированными значениями полей, внесенных в область "данные" на рисунке 1.

Основные элементы сводных таблиц

Прежде чем продолжить эту работу, я думаю, что будет не лишним рассказать из каких все-таки элементов состоят сводные таблицы, и для этого рассмотрим пример на рисунке 2.

Поле страницы - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Область» является полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов по регионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Значение поля страницы - элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). Другими словами это переключением этого поля, фактически каждый раз происходит переход к новому источнику данных по "новому региону".

Поля строки - это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Продукты» и «Продавец» являются полями строки. Внутренние поля строки (например «Продавец») в точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например «Продукты») группируют внутренние. Таким образом здесь прослеживается определённое правило, каждый элемент (поле) более высокого уровня как бы уконкречивают все поля более низкого уровня: параметр "продукт" ограничивает все данные под ним - "продавцы продуктов", "данные по продажи продуктов этими продавцами".

Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoft Excel (стр. 1 из 5)

Оглавление

Создание сводной таблицы

Основные элементы сводных таблиц