Методичка по Excel 2000 (стр. 1 из 2)

Программа MicrosoftExcel – входит в пакет программ MicrosoftOffice и предназначена для создания электронных таблиц, вычислений в них и создания диаграмм. Как и в программе MicrosoftWord в программе Excel можно создавать обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы, проводить сортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.

1.1 Ввод данных

В программе Excel существует несколько типов данных:

текстовый
графический
числовой

Числовой в свою очередь состоит из

Числовой (целые числа и числа с дробной частью)
Денежный (после числа указывается обозначение валюты)
Процентный (20% = 0,02 )
Дата и время

(число дней начиная от 01.01.1900г – это целая часть, время – дробная часть)

При вводе данных Excel автоматически пытается распознать тип:

пример текста ; 12; 1.2 или 1,2 ; 123р. ; 18%; 27/05/04 или 27.05.04;

Для изменения типа значения выделите нужные ячейки (белым крестиком) и откройте Формат-Ячейки… и откройте закладку Число. Выберите нужный формат и нажмите кнопку ОК

Программа Excel округляет числовые данные. Для отображения нужного количества чисел после запятой нажмите кнопку

- для увеличения числа цифр после запятой или

- для уменьшения числа цифр после запятой.

Для выравнивания значения по горизонтали служат кнопки, аналогичные кнопкам программы Word:

Для определения параметров текста (шрифта) – воспользуйтесь кнопками

· Для установки разделителей необходимо:

открыть Пуск-Настройка-Панель управления и выбрать Языки и стандарты

на закладке Числа выбрать Разделитель целой и дробной части , или .

на закладке Дата выбрать Разделитель компонентов даты . или / или –

автопродолжения.

Для продолжения значений необходимо выделить 2 ячейки (компьютер рассчитывает разность значений), после этого подвести курсор мыши в нижний угол этих ячеек (курсор становится черным крестиком ) и, удерживая левую кнопку мыши – потянуть вниз.

Автопродолжение действует для всех типов данных. При этом числа и даты – увеличиваются (или уменьшаются), а текст – повторяется!

Так, например, можно быстро создать список товаров с номером (см. рис. справа)

1.2 Формат ячеек

Для изменения типа значения ячейки предназначены кнопки:

- денежный формат,

- процентный,

- числовой.

Для любых выделенных ячеек в главном меню Формат выберите пункт Ячейки… В открывшемся окне можно полностью настроить все свойства ячеек:

тип – число, дата, денежный,
Выравнивание – по горизонтали и по вертикали;
Шрифт - размер и цвет текста,
Границы - обрамление ячеек
Вид - цвет ячеек…

Это же окно можно вызвать нажатием правой кнопки мыши и выбором Формат ячеек…

1.3

Обрамление

Для изменения обрамления, цвета заливки и цвета текста выделенных ячеек предназначены кнопки:

Для более сложного обрамления необходимо открыть главное меню Формат, выбрать пункт Ячейки… на закладке Границы – определить цвет и тип линий обрамления. После этого выбрать границы – внешние и/или внутренние и нажать кнопку ОК

1.4

Автоформат, условное форматирование

Для автоматического оформления таблиц в программе Excel необходимо нажать на одну из ячеек таблицы и открыть главное меню Формат пункт Автоформат.

В открывшемся окне выбрать тип оформления таблицы и нажать кнопку ОК

1.5 Ввод формул

Выполнение расчетов в таблицах Excel осуществляется при помощи формул.

Для создания формулы, которая будет вычисляться для каждой строки таблицы, необходимо в пустой ячейке ввести знак = после этого нажать на ячейку первого числа (вместо чисел появляется адрес ячейки!), после этого ввести на клавиатуре действие (+,-,*,/) и нажать на вторую ячейку.

После нажатия на клавишу [Enter] или [Tab] в ячейке появится вычисленное значение.

Формулы, как и данные, можно продолжать при помощи автопродолжения

Для некоторых вычислений требуется использовать фиксированную строку или столбец, для этого в формуле используется знак $. Например для таблицы умножения в ячейке F4 необходимо исправить формулу на =$B4*F$2, т.е. зафиксировать первый столбец Bи первую строку таблицы 2

Если для всей таблицы используется единая константа то необходимо фиксировать и столбец и строку, т.е. в формулах использовать $J$2

Например, в таблице товаров вычислить налог, значение которого может меняться см. рис.

1.6 Суммирование и другие функции

Для суммирования по столбцу или строке достаточно нажать кнопку:

при этом появляется пунктирная рамка, показывающая ячейки, которые будут просуммированы. Для изменения области суммирования достаточно выделить нужные ячейки и нажать клавишу [Enter]

Для вызова других функций нажмите кнопку

, расположенную рядом с

При этом появится окно выбора функций.

Все функции разбиты по категориям.

Наиболее полезными являются

«10 недавно использовавшихся» - это те функции, которые Вы используете

«Математические» - это функция СУММ(), ОКРУГЛ(), ЦЕЛОЕ(), SIN(), COS()…

«Статистические» - это среднее СРЗНАЧ(), отклонение от среднего СТАНДОТКЛОН()

«Дата и время» - работа с датами, функции ТДАТА() – выдают текущую дату или текущее время в зависимости от формата ячейки.

1.7 Сортировка

Для сортировка таблицы по одному из столбцов достаточно нажать на ячейку столбца, по которому Вы хотите сделать сортировку (Выделять столбец не нужно!)

и нажать кнопку:

- для сортировки по алфавиту (по возрастинию)

или кнопку:

- для сортировки против алфавита (по убыванию)

см. также п.2.4

1.8 Работа с листами – переименование, вставка, удаление, копирование

В отличии от программы Word, в программе Excel существует несколько листов, обычно они выглядят как закладки внизу экрана Лист1,Лист2, Лист3

Каждый из листов представляет собой плоскость, размером 256 столбцов и 65 536 строк Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес (как на шахматной доске) A1, F3, G8….

Для изменения формата отображения – нумерация по строкам и по строчкам необходимо открыть главное меню Сервис выбрать пункт Параметры закладка Общие включить флажок Стиль ссылок R1C1. Соответственно для нумерации ячеек в стиле A1, F3, G8 необходимо открыть главное меню Сервис выбрать пункт Параметры закладка Общие и выключить флажок Стиль ссылок R1C1.

Для изменения названия листа достаточно дважды щелкнуть на закладку, например Лист1, при этом название «почернеет», после этого введите новое название и нажмите клавишу [Enter]