В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.
Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQLServer.
Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.
Мастер (Wizard) — специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.
Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQLServer, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML.
Связывание (присоединение) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQLServer.
Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (WhatYouSeeIsWhatYouGet — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.
В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов. Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра.
Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.
Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета.
Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.
В Access используется то же самое графическое приложение, что и в MicrosoftWord, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа AccessGraph.
1.7. Обоснование проектных решений по технологии сбора, передачи,
обработки и выдачи информации
Ежедневно в компанию поступает большое количество договоров, заключенных с абонентами компании. Далее, необходимо по наличию документов оформить карточку клиента в системе и присвоить учётный номер договору. Для уменьшения рисков, связанных с возникновением ошибок и предлагается в наибольшей степени автоматизировать процесс сбора, передачи, обработки и выдачи информации.
Технология переработки информации начинается с формирования информационного ресурса, которые в последующем должен перерасти в информационный продукт.
Для реализации совершенствования автоматизации анализа и учёта реестра договоров было проанализировано состояние договоров компании ООО «Екатеринбург-2000»: все ли документы имеются для заведения карточки клиента в системе (для физических и юридических лиц), срок действия договора, тарифный план, необходимые подписи. Была рассмотрена структура и функциональность отделов компании. Немаловажными являются требования к организации сбора информации: достоверность, полнота, своевременность, точность.
Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации с пакета документов в базы данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.
Сбор заключается в определении и регистрации на носителе данных количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта. Сбор данных отличается большой трудоемкостью, требует участия многих специалистов. Операции могут выполняться как вручную, так и с использованием техники.
Передача информации в системе производится в форме документов и посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПК). Последнее обеспечивает повышение оперативности.
Обработка информации – выполнение арифметических операций. При обработке экономической информации наибольший удельный вес имеет получение итогов.
Этап обработки информации на ЭВМ является наиболее автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут программные средства. Их взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и логическую обработку информации, вывод по заданным формам результатных данных.
Обработка данных. Сортировка, корректировка, накопление и обработка являются основными в процессе функционирования системы. Существуют виды сортировки: упорядочение, распределение, объединение. Сортировки подразделяются также на внутренние и внешние.
Корректировка – процесс, позволяющий поддерживать файлы данных в актуальном состоянии. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение. Объектами корректировки могут быть записи файлов или отдельные поля записи. Корректировка автономных файлов существенно отличается от корректировки базы данных; во втором случае корректировка осуществляется по соответствующим связям файлов.
Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм документов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.
Вывод информации. По способу отображения информации различают.
- вывод данных на бумагу, машинные носители;
- вывод на видеотерминалы.
2. Проектная часть
Главной целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной системы учета реестра договоров в компании ООО «Екатеринбург-2000».
Основные задачи системы:
- автоматизация учета договоров;
- оформление необходимых документов;
- оперативное формирование журналов и отчетов;
- повышение скорости получения информации.
Можно выделить следующие цели автоматизированного варианта решения задачи:
- сокращение времени обработки и получения данных о договорах компании;
- автоматизированный учет договоров;
- автоматизированная подготовка документов;
- повышение степени достоверности информации о договорах компании;
- повышение степени защищенности информации;
- повышение степени достоверности информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Целесообразность решения задачи заключается в том, что она уменьшает ручной труд, сокращает затраты, количество ошибок, повышает оперативность получения информации.
Методом решения задачи являются программные средства, которые реализуются посредством MicrosoftAccess для Windows. База данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат MicrosoftAccess 2000). Обновление файла базы данных происходит по мере необходимости при корректировке данных хранящихся в базе. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.